Powiadomienia o nowych dokumentach

Po opublikowaniu dokumentu przez administratora, na adres e-mail użytkownika przyjdzie powiadomienie. W zależności od konfiguracji, treść powiadomienia może być różna. Może zawierać (lub nie) informacje, dla których jednostek struktury organizacyjnej, stanowiska, lokalizacji, załącznik wymaga zatwierdzenia lub zapoznania się.

Powiadomienia o dokumentach oczekujących na akceptację

Ten rodzaj powiadomienia zostaje wysyłany zgodnie z konfiguracją. Informuje o tym jakie dokumenty oczekują na akceptację, przez jakich użytkowników. Powiadomienia mogą być wysyłane przed terminem, lub po jego upłynięciu i mogą odnosić się do takich dat, jak:

– początek obowiązywania dokumentu
– wycofanie dokumentu
– publikacja
– termin akceptacji/zapoznania się załącznika

Możliwie jest skonfigurowanie powiadomień w taki sposób, by były wysyłane cyklicznie. Np. raz w tygodniu, aż do momentu spełnienia warunków (np. zaakceptowania załączników przez wszystkich pracowników, których dotyczy).

Powiadomienia dzielą się na:

jednostkowe – wysyłane do pracownika z zestawieniem dokumentów, które oczekują na zapoznanie się / akceptację.

zbiorcze – mogą być wysyłane do: administratora typu dokumentu, przełożonego, osoby wystawiającej dokument, osoby z przypisanym schematem uprawnień lub do dodatkowo uprawnionych osób.

Powiadomienie o zatwierdzeniu dokumentu

Ten rodzaj powiadomienia potwierdza zapoznanie się lub zatwierdzenie dokumentu przez pracownika. Tak jak powiadomienie o dokumentach oczekujących, może być wysyłany w formie jednostkowej oraz zbiorczej.