WNIOSEK O WYJAZD

Aby utworzyć wniosek o delegację kliknij UTWÓRZ DOKUMENT w komponencie MOJE DOKUMENTY w Dashboardzie użytkownika. Z rozwiniętej listy wybierz UTWÓRZ WNIOSEK O DELEGACJĘ.

Na liście wyboru zaznacz wyjazd krajowy lub zagraniczny.

W pierwszej kolejności wypełnij  termin i godziny wyjazdu oraz przyjazdu, 

a także cel wyjazdu, który możesz wpisać lub wybrać z listy. 

W przypadku gdy wybierzesz Cel wyjazdu, który wymaga dodatkowego opisu, wówczas pojawi się  pole, które należy uzupełnić. 

W kolejnym kroku wybierz miejscowość, klikając przycisk +. 

Spowoduje to wyświetlenie listy, na której, w pierwszej kolejności, należy wybrać kraj. 

 i wpisać miejscowość. Waluta ustawi się automatycznie. 

W przypadku delegacji krajowej, nie pojawi się lista krajów, będzie można od razu wprowadzić miejscowość. 
W sekcji WALUTY kliknij ikonę kalendarza i wybierz dzień kursu, który automatycznie pojawi się w okienku KURS (pobierany jest z danych NBP). 

UWAGA: Nie można wybrać kursu z przyszłą datą, gdyż waluty na stronie NBP aktualizują się każdego  dnia w okolicach południa. 

Aby dodać kolejną miejscowość kliknij ikonę + w sekcji MIEJSCOWOŚCI, wybierz kraj z listy wyboru i wpisz miejscowość, jak zostało przedstawione powyżej.

Aby wybrać środek lokomocji, kliknij ikonę “+” w sekcji ŚRODKI LOKOMOCJI. 

Wybierz odpowiednią pozycję z listy i zatwierdź przyciskiem OK.

W przypadku samochodu służbowego, po zatwierdzeniu, wyświetli się baza samochodów, z których należy wybrać odpowiednią pozycję. 

Możesz dodawać lub usuwać kolejne samochody wciskając odpowiednio + lub -. 
 

W przypadku wyboru samochodu prywatnego należy uzupełnić szczegóły samochodu. 

Aby dodać zaliczkę, kliknij + w sekcji ZALICZKA, 

wybierz z listy odpowiednią walutę zaliczki i zatwierdź przyciskiem OK. 

W kolumnie wartość wpisz kwoty zaliczki. 

W kolumnie SPOSÓB PŁATNOŚCI wybierz formę w jakiej chcesz otrzymać zaliczkę. 

W kolumnie DATA ZATWIERDZENIA kliknij w ikonę kalendarza i wybierz datę, do której powinieneś otrzymać zaliczkę.

Uwaga: wybrany sposób płatności będzie miał wpływ na sposób rozliczenia zaliczki. 
 
Gotowy wniosek wyślij do akceptacji.

Wniosek na wyjazd lub rozliczenie delegacji można zaakceptować na dwa sposoby: 

– z widoku DO AKCEPTACJI w aplikacji DELEGACJE, gdzie należy zaznaczyć odpowiednie dokumenty do akceptacji i kliknąć przycisk AKCEPTUJ. 

– z dashbordu użytkownika, w komponencie DOKUMENTY DO AKCEPTACJI, wybierz zakładkę DELEGACJE i zaznacz odpowiednie dokumenty do akceptacji. 

Dodatkowo zawsze można otworzyć wspomniany dokument i wybrać zakładkę ŚCIEŻKA AKCEPTACJI, a następnie kliknąć przycisk AKCEPTUJ,

potwierdź zamiar akceptacji, 

wpisz uzasadnienie decyzji i zatwierdź przyciskiem OK. 

ROZLICZENIE WYJAZDU


Zaakceptowany wniosek można znaleźć DELEGACJI, w zakładce DO ROZLICZENIA. W celu rozliczenia wyjazdu kliknij w pozycję wybranego dokumentu. 

Następnie przełącz na zakładkę SZCZEGÓŁY DOKUMENTU i włącz TRYB EDYCJI. 

W razie potrzeby możesz dodać miejscowość i środki lokomocji klikając w “+” przy nazwie sekcji lub usunąć klikając w “–” przy pozycji, którą chcesz usunąć. 

W przypadku, gdy środkiem lokomocji jest prywatny samochód, należy rozliczyć ewidencję przebiegu pojazdu.

Więcej na temat rozliczenia ewidencji pojazdu przeczytasz w artykule: Rozliczanie przebiegu pojazdu

Możesz skorygować Cel wyjazdu, wpisując w okienko właściwy cel. 

Planowany termin, to termin wyjazdu i przyjazdu, który został podany we wniosku na wyjazd. Rzeczywisty termin wyświetla informacje uzupełniane w sekcji CZAS WYJAZDU. 

 W sekcji CZAS WYJAZDU uzupełnij rzeczywisty przebieg wyjazdu. 
 W polach z zieloną strzałką wpisz miejscowość startową każdego etapu oraz datę i godzinę. 

Jeśli środek lokomocji wskazany w delegacji, wymaga podania miejsca i czasu przekroczenia granicy (np. samochód służbowy, samochód prywatny itd.), w takim przypadku pojawi się dodatkowy wiersz (oznaczony czerwoną strzałką) w którym wprowadź datę, czas i miejscowość przekroczenia granicy. 

 UWAGA: W sytuacji, przejazdu lub postoju w kraju tranzytowym, dieta jest liczona zgodnie ze stawkami kraju docelowego. W takiej sytuacji wprowadzając datę i godzinę wjazdu do kraju docelowego, należy podać datę i godzinę wjazdu do kraju tranzytowego. 

W polach oznaczonych niebieską strzałką należy dodać docelowe miejsce oraz datę i godzinę dotarcia.

W razie potrzeby możesz skorygować zaliczkę, dodając nową pozycję klikając “+”, usunąć klikając “– ” przy danej pozycji, lub zmienić jej wartość, sposób płatności i datę zatwierdzenia. 

Ostatnim krokiem rozliczania wyjazdu jest kalkulacja kosztów. 
Kliknij przycisk “+” przy nazwie sekcji KALKULACJA KOSZTÓW, by zdefiniować jakie rodzaje kosztu są do rozliczenia. 
 

Zaznacz odpowiednie pozycje na liście.

Informacje szczegółowe na temat kalkulacji kosztów znajdziesz w artykule: Kalkulacja kosztów

Rozliczenia aktualizują się na bieżąco w tabelkach: 

Uwaga: Rodzaje pól zależą od ustawień wprowadzonych przez dział HR. 

Przeliczane kwoty zależą również od sposobu odbioru zaliczki i sposobu dokonywania opłat. 

Gotowe rozliczenie wyślij do akceptacji. 

Rozliczenie wyjazdu można zaakceptować na dwa sposoby:

– W widoku delegacji należy wybrać zakładkę DO AKCEPTACJI i kliknąć odpowiednią pozycję na liście. 

Wybierz zakładkę ŚCIEŻKA AKCEPTACJI, kliknij przycisk AKCEPTUJ 

i potwierdź zamiar akceptacji. 

– W Dashboardzie, w komponencie DOKUMENTY DO AKCEPTACJI, wybierz zakładkę DELEGACJE i zaznacz odpowiednią pozycję. 

Kliknij AKCEPTUJ by zaakceptować rozliczenie wyjazdu. 

Rozliczenie delegacji jest już zaakceptowane i można je odnaleźć w widoku DELEGACJI, zakładce ROZLICZONE.