W celu dodania nowego zastępstwa, na stronie głównej klikamy na ikonkę , a następnie wybieramy przycisk „+”.

Następnie pojawi się formularz dokumentu zastępstwa w którym uzupełniamy poszczególne pola. 

W nagłówku znajduje się informacja na temat osoby zastępowanej. 

Status dokumentu zastępstwa określa pole Aktywne, jeśli checkbox będzie odznaczony wówczas zastępstwo nie będzie obowiązywać, czyli dokumenty nie będą przekazywane do wskazanych zastępców. 

W tabeli HARMONOGRAM ZASTĘPSTW uzupełniamy szczegółową tabelę zastępstw. Znaczenie poszczególny kolumn jest następujące: 

Aplikacja – możliwość zdefiniowania zastępstwa „głównego”, które będzie dotyczyć każdej aplikacji, lub możemy wskazać różne aplikacje i dla każdej z nich zdefiniować różne parametry zastępstwa (daty, osobę zastępującą itd.) 

Rodzaje dokumentów – w kolumnie tej możemy doprecyzować, czy chcemy aby wszystkie rodzaje dokumentów z całej aplikacji miały konkretnego zastępcę (domyślna wartość: „Wszystkie rodzaje”), czy chcemy wskazać  zastępstwo dla konkretnych rodzajów dokumentów np. niezależne zastępstwo dla faktur przychodzących a inne dla faktur wychodzących. 

Termin zastępstwa – określamy datę rozpoczęcia oraz zakończenia zastępstwa. Daty w wierszach mogą być różne. 

Osoba zastępująca – w kolumnie tej wskazujemy osobę, która ma nas zastępować podczas naszej nieobecności. 

Powiadomienie mailowe – jeśli zaznaczony jest zielony checkbox w danym wierszu, wówczas będziemy otrzymywać powiadomienia mailowe dla każdego dokumentu, który w procesie zastępstw został przekazany do osoby zastępującej. Jeśli opcję odznaczymy, wówczas nie będziemy otrzymywać takich powiadomień. 

Dalsze przekazywanie dokumentów w procesie zastępstw –  jeśli zaznaczony jest zielony checkbox w danym wierszu, wówczas system będzie weryfikował w procesie zastępstw, czy osoba zastępująca ma  ustawione zastępstwo, jeśli tak, to będzie wstawiany jej zastępca. Jeśli w kolejnym przebiegu okazałoby się, że następna osoba ma również ustawionego zastępcę, wówczas zostanie on wskazany itd. Przykładowo, jeśli wskażemy w zastępstwie Jana Kowalskiego, który będzie miał ustawione zastępstwo na Jana Nowaka, wówczas w procesie zastępstw zostanie wpisany Jan Nowak czyli ostania osoba, która nie ma wskazanego zastępcy w danym terminie. Jeśli natomiast pole będzie odznaczone, wówczas system podstawia zawsze osobę zastępującą, bez względu na to, czy osoba ta ma ustawione dla siebie zastępstwo czy też nie. Zatem jeśli nie chcemy aby w procesie zastępstw, w naszym dokumencie pojawił się „Zastępca Zastępcy”, to należy to pole odznaczyć. 

Walidacja dokumentu zastępstwa 

Podczas zapisu dokumentu zastępstwa system sprawdza następujące warunki: 

– Czy osoba zastępowana (użytkownik tworzący zastępstwo) nie ma w danym terminie ustawionego innego zastępstwa; 

– Czy osoba zastępowana (użytkownik tworzący zastępstwo) nie została wskazana jako zastępca u innego użytkownika; 

– Czy osoby wskazane jako zastępcy nie mają w okresie zastępstwa jakieś nieobecności; 

– Czy osoby wskazane jako zastępcy nie mają w okresie zastępstwa zdefiniowanego zastępstwa dla własnej osoby; 

Stosowny alert pojawia się podczas zapisu dokumentu zastępstwa.