DELEGACJE
Aplikacja SSC Master DELEGACJE jest przeznaczona do elektronicznego obiegu, zarządzania oraz rozliczania dokumentów związanych z delegacjami. Pozwala generować wnioski i rozliczenia wyjazdów zwykłych oraz zbiorowych (przeznaczone np. dla przedstawicieli handlowych). Dzięki odpowiednio zaprojektowanym formularzom, usprawnia proces wnioskowania raportowania oraz rozliczania krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych. Aplikacja przeprowadza użytkownika przez poszczególne fazy procesu począwszy od złożenia polecenia na wyjazd służbowy, poprzez złożenie zapotrzebowania na zaliczkę, kończąc na składaniu i uzupełnianiu rozliczeń rzeczywistych kosztów, w tym kosztów diet oraz potrąceń z tytułu otrzymanych posiłków. Ponadto aplikacja umożliwia ewidencję przebiegu pojazdów służbowych oraz prywatnych.
PREZENTACJA WIDOKU APLIKACJI
Aby otworzyć aplikację DELEGACJE należy kliknąć ikonę Delegacji w bocznym panelu lub wybrać odpowiednią pozycję z listy w górnym menu.
Delegacje dzielą się na dwa typy: zwykłą, tworzoną dla pojedynczego wyjazdu oraz zbiorczą, dla kilku delegacji jednego pracownika w danym miesiącu.
Listę w widoku aplikacji DELEGACJE można posortować na zbiory dokumentów ze względu na następujące kategorie:
DO WYSŁANIA: wnioski oraz rozliczenia, które są w trakcie tworzenia. Po ich uzupełnieniu można wysłać dokumenty w obieg akceptacyjny
DO AKCEPTACJI: wnioski oraz rozliczenia, które oczekują na akceptację
DO ROZLICZENIA: wnioski na wyjazd, które zostały zaakceptowane i w dalszej kolejności należy je rozliczyć
W TRAKCIE ROZLICZENIA: dokumenty rozliczenia wniosków, które nie zostały jeszcze zakończone i wysłane do akceptacji
ROZLICZONE: zakończone rozliczenia wyjazdów
WSZYSTKIE: wszystkie dokumenty wniosków i rozliczeń
SPECJALNE: dokumenty w obiegu, wysłane do akceptacji oraz lista z podziałem na rodzaje dokumentów
KALENDARZ: Widok prezentujący wyjazdy w układzie kalendarza z możliwością filtrowania wyświetlanych danych; delegacje, do których użytkownik ma dostęp, są wyświetlane na widokach w aplikacji oraz na widoku kalendarzowym.
W zależności od uprawnień użytkownika, w prawym górnym rogu wyświetla się lista, umożliwiająca zmianę zakresu danych prezentowanych na kalendarzu.
MOJE – podstawowa opcja, wyświetla tylko i wyłącznie delegacje zalogowanego użytkownika
PODWŁADNI – wyświetla delegacje podlegających pracowników
WEDŁUG UPRAWNIEŃ – podstawowa opcja, wyświetla wszystkie delegacje do których użytkownik ma dostęp (wnioski akceptowane lub te w których wskazany był jako osoba informowana)
DELEGACJE ZWYKŁE – opcja wyświetla tylko zwykłe delegacje
DELEGACJE GRUPOWE – opcja wyświetla tylko delegacje zbiorcze
WSZYSTKIE – wyświetla wszystkie rodzaje delegacji
KONFIGURACJA – sekcja umożliwiająca parametryzację zakresu oraz sposobu wyświetlanych danych na widoku kalendarzowym.
Delegacje zawsze składają się z dwóch dokumentów: wniosku i rozliczenia. Wniosek jest oznaczony literą „W”, rozliczenie literą „R”, wniosek zbiorczy literami „WZ”, a rozliczenie zbiorcze „RZ”.
Oznaczenia te pełnią ważną funkcję. Kiedy wniosek zostanie zaakceptowany, znika z listy a jego miejsce zajmuje dokument rozliczenia. Nie ma sytuacji w której na liście wyświetlony jest zarówno wniosek i rozliczenie dotyczące jednej delegacji.
WNIOSEK O DELEGACJE
DANE NA FORMULARZU WNIOSKU O DELEGACJĘ
Dane podstawowe
W głównej zakładce wniosku DANE PODSTAWOWE wyświetlają się dane osoby wystawiającej wniosek oraz osoby wnioskującej, a także NUMER DOKUMENTU i RODZAJ DOKUMENTU.
W przypadku gdy wniosek jest tworzony przez Managera, może on dokonać zmiany osoby wnioskującej, zatem ma możliwość zmiany osoby dla której delegacja jest wystawiana.
Prefiks numeru dokumentu zależy od etapu obiegu na którym znajduje się dany dokument: „PW” oznacza „polecenie wyjazdu”, a „RW” – „rozliczenie wyjazdu”. Jest to pomocne przy identyfikacji dokumentu po samym numerze.
Szczegóły dokumentu
W zakładce SZCZEGÓŁY DOKUMENTU znajdują się pola do wprowadzenia daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, a także cel wyjazdu, który możesz wpisać lub wybrać z listy.
W przypadku gdy wybierzesz cel wyjazdu, który wymaga dodatkowego opisu, wówczas pojawi się pole, które należy uzupełnić.
Sekcja MIEJSCOWOŚCI służy do wprowadzenia miejscowości docelowych.
Sekcja ŚRODKI LOKOMOCJI służy do definiowania sposobu przemieszczania się podczas wyjazdu.
W Sekcji ZALICZKA można wnioskować o zaliczkę do wykorzystania w czasie delegacji.
KALKULACJA KOSZTÓW służy do rozplanowania i podliczenia kosztów związanych z wyjazdem służbowym.
Ścieżka akceptacji
Ścieżka akceptacji służy do wyboru osoby, do której chcesz złożyć wniosek.
TWORZENIE WNIOSKU O DELEGACJĘ
Aby utworzyć wniosek o delegację kliknij UTWÓRZ DOKUMENT w komponencie MOJE DOKUMENTY w Dashboardzie użytkownika. Z rozwiniętej listy wybierz UTWÓRZ WNIOSEK O DELEGACJĘ, lub kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT, znajdujący się po lewej stronie górnego paska aplikacji DELEGACJE i wybierz odpowiedni rodzaj delegacji.
UWAGA! W przypadku, gdy użytkownik nie ma uprawnień do wyboru konkretnego rodzaju delegacji, po kliknięciu w przycisk nie rozwinie się lista, a od razu otworzy się formularz wniosku.
Na liście wyboru zaznacz wyjazd krajowy lub zagraniczny.
W pierwszej kolejności wypełnij termin i godziny wyjazdu oraz przyjazdu, a także cel wyjazdu, który możesz wpisać lub wybrać z listy.
W przypadku gdy wybierzesz Cel wyjazdu, który wymaga dodatkowego opisu, wówczas pojawi się pole, które należy uzupełnić.
W kolejnym kroku wybierz miejscowość, klikając przycisk +.
Spowoduje to wyświetlenie listy, na której, w pierwszej kolejności, należy wybrać kraj i wpisać miejscowość. Waluta ustawi się automatycznie.
W przypadku delegacji krajowej, nie pojawi się lista krajów, będzie można od razu wprowadzić miejscowość.
W sekcji WALUTY kliknij ikonę kalendarza i wybierz dzień kursu, który automatycznie pojawi się w okienku KURS (pobierany jest z danych NBP).
Kliknięcie w przycisk KURS wyświetli listę, na której możesz:
– odświeżyć kurs wg wybranej daty,
– odświeżyć kurs wg aktualnej daty
– otworzyć stronę kursów walut NBP.
UWAGA: Nie można wybrać kursu z przyszłą datą, gdyż waluty na stronie NBP aktualizują się każdego dnia w okolicach południa.
Aby dodać kolejną miejscowość kliknij ikonę + w sekcji MIEJSCOWOŚCI.
Wybierz kraj z listy wyboru i wpisz miejscowość.
W następnej kolejności ustaw dzień kursu.
Aby wybrać środek lokomocji, kliknij ikonę “+” w sekcji ŚRODKI LOKOMOCJI.
Wybierz odpowiednią pozycję z listy i zatwierdź przyciskiem OK.
W przypadku samochodu służbowego, po zatwierdzeniu, wyświetli się baza samochodów, z których należy wybrać odpowiednią pozycję.
Możesz dodawać lub usuwać kolejne samochody wciskając odpowiednio + lub -.
W przypadku wyboru samochodu prywatnego należy uzupełnić szczegóły samochodu.
Aby dodać zaliczkę, kliknij + w sekcji ZALICZKA, wybierz z listy odpowiednią walutę zaliczki i zatwierdź przyciskiem OK.
W kolumnie wartość wpisz kwoty zaliczki.
W kolumnie SPOSÓB PŁATNOŚCI wybierz formę w jakiej chcesz otrzymać zaliczkę.
W kolumnie DATA ZATWIERDZENIA kliknij w ikonę kalendarza i wybierz datę, do której powinieneś otrzymać zaliczkę.
Uwaga: wybrany sposób płatności będzie miał wpływ na sposób rozliczenia zaliczki.
Gotowy wniosek wyślij do akceptacji przyciskiem po lewej stronie górnego panelu.
AKCEPTACJA WNIOSKU O DELEGACJĘ
Wniosek na wyjazd lub rozliczenie delegacji można zaakceptować na dwa sposoby:
– z widoku DO AKCEPTACJI w aplikacji DELEGACJE, gdzie należy zaznaczyć odpowiednie dokumenty do akceptacji i kliknąć przycisk AKCEPTUJ.
– z dashboardu użytkownika, w komponencie DOKUMENTY DO AKCEPTACJI, wybierz zakładkę DELEGACJE i zaznacz odpowiednie dokumenty do akceptacji.
Dodatkowo zawsze można otworzyć wspomniany dokument i wybrać zakładkę ŚCIEŻKA AKCEPTACJI, a następnie kliknąć przycisk AKCEPTUJ, potwierdź zamiar akceptacji.
ROZLICZENIE DELEGACJI
Zaakceptowany wniosek można znaleźć w DELEGACJACH, w zakładce DO ROZLICZENIA. W celu rozliczenia wyjazdu włącz wspomnianą zakładkę, odnajdź jej pozycję na liście i kliknij w nią aby włączyć.
Następnie przełącz na zakładkę SZCZEGÓŁY DOKUMENTU i włącz TRYB EDYCJI przyciskiem w lewym górnym panelu.
W razie potrzeby możesz dodać miejscowość i środki lokomocji klikając w “+” przy odpowiedniej nazwie sekcji lub usunąć klikając w “–” przy pozycji, którą chcesz usunąć.
W przypadku, gdy środkiem lokomocji jest prywatny samochód, należy rozliczyć ewidencję przebiegu pojazdu.
Możesz skorygować Cel wyjazdu, wpisując w okienko właściwy cel.
Planowany termin, to termin wyjazdu i przyjazdu, który został podany we wniosku na wyjazd. Rzeczywisty termin wyświetla informacje uzupełniane w sekcji CZAS WYJAZDU.
W sekcji CZAS WYJAZDU uzupełnij rzeczywisty przebieg wyjazdu.
W polach z zieloną strzałką wpisz miejscowość startową każdego etapu oraz datę i godzinę.
Jeśli środek lokomocji wskazany w delegacji, wymaga podania miejsca i czasu przekroczenia granicy (np. samochód służbowy, samochód prywatny itd.), w takim przypadku pojawi się dodatkowy wiersz (oznaczony czerwoną strzałką) w którym wprowadź datę, czas i miejscowość przekroczenia granicy.
UWAGA: W sytuacji, przejazdu lub postoju w kraju tranzytowym, dieta jest liczona zgodnie ze stawkami kraju docelowego. W takiej sytuacji wprowadzając datę i godzinę wjazdu do kraju docelowego, należy podać datę i godzinę wjazdu do kraju tranzytowego.
W polach oznaczonych niebieską strzałką należy dodać docelowe miejsce oraz datę i godzinę dotarcia.
W razie potrzeby możesz skorygować zaliczkę, dodając nową pozycję klikając “+”, usunąć klikając “– ” przy danej pozycji, lub zmienić jej wartość, sposób płatności i datę zatwierdzenia.
Ostatnim krokiem rozliczania wyjazdu jest kalkulacja kosztów.
Kliknij przycisk “+” przy nazwie sekcji KALKULACJA KOSZTÓW, by zdefiniować jakie rodzaje kosztu są do rozliczenia.
Zaznacz odpowiednie pozycje na liście.
Rozliczenia aktualizują się na bieżąco w tabelkach:
Uwaga: Rodzaje pól zależą od ustawień wprowadzonych przez dział HR.
Przeliczane kwoty zależą również od sposobu odbioru zaliczki i sposobu dokonywania opłat.
Gotowe rozliczenie wyślij do akceptacji.
EWIDENCJA KOSZTÓW PODRÓŻY
Kliknij przycisk “+” przy nazwie sekcji KALKULACJA KOSZTÓW, w celu zarejestrowania kosztów, które zostały poniesione podczas podróży służbowej.
W zależności od parametryzacji systemy może być dostęnych kilka różnych rodzajów kosztu. Aby dodać je do kalkulacji, wybierz odpowiednią pozycję na liście, wypełnij dane dotyczące wybranego kosztu i zatwierdź przyciskiem OK.
Poniżej opis najczęściej wykorzystywanych grup kosztowych.
1) Ryczałt na dojazdy
Wybierz Kraj, kierunek dojazdu oraz sposób płatności i potwierdź.
2) Ryczałt za nocleg
Oznacz kraj, wprowadź ilość dni oraz wybierz sposób płatności. Na koniec zatwierdź przyciskiem OK.
3. Przejazdy lokalne [DKM]
Aby wprowadzić koszt dotyczący przejazdów komunikacją w miejscowości, w której odbywa się podróż służbowa, wprowadź kraj, wskaż ilość dni oraz sposób płatności.
4. Hotel
Wybierz z listy kraj, którego dotyczy koszt, wprowadź ilość dni, kwotę i zaznacz sposób płatności. Kwota nie może przekraczać limitu hotelowego, wprowadzenie wyższej kwoty poskutkuje wyświetleniem ostrzeżenia.
Uwaga: Rodzaje kosztów oraz wymagane dane są ustalane przez dział księgowy. Innym przykładowym kosztem może być koszt – UBEZPIECZENIA, a wymaganymi danymi mogą być:
– kraj
– nazwa kontrahenta
– numer faktury/rachunku
– kwota
– sposób płatności
– opis
– link do dokumentu powiązanego z kosztem
Uwaga: w razie utraty dokumentu potwierdzającego poniesione koszty, np. faktury VAT, przy dodawaniu konkretnego rodzaju kosztu, możesz poświadczyć utratę dokumentu, oraz prawdziwość podanych informacji na temat kosztu.
Kliknij w wybrany rodzaj kosztu i potwierdź oświadczenie.
Po potwierdzeniu oświadczenia, wyświetli się nazwisko potwierdzającego, oraz godzina i data.
Koszt związany z Dietami w rozliczeniu wyjazdu pojawi się automatycznie. Aby zdefiniować koszty, kliknij w łącze.
Wyświetli się okienko z dwoma zakładkami: WYSOKOŚĆ DIETY i POTRĄCENIA Z TYTUŁU OTRZYMANYCH POSIŁKÓW.
W zakładce POTRĄCENIA Z TYTUŁU OTRZYMANYCH POSIŁKÓW wprowadzasz posiłki zapewnione w czasie delegacji. Kliknij przycisk + aby dodać nowy wiersz. Wprowadź datę otrzymania posiłku, wybierz z listy Kraj, w którym przebywałeś w określonej dacie, zaznacz, które z posiłków otrzymałeś i zatwierdź przyciskiem OK.
Potrącenia z okazji zapewnionych posiłków zostaną przeliczone i podsumowane w pierwszej zakładce WYSOKOŚĆ DIETY.
Rozliczenia aktualizują się na bieżąco w tabelkach.
EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU
W przypadku, gdy środkiem lokomocji jest prywatny samochód, należy rozliczyć ewidencję przebiegu pojazdu.
W sekcji KALKULACJA KOSZTÓW kliknij pozycję EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU.
Spowoduje to otwarcie nowego dokumentu. Przejdź do zakładki SZCZEGÓŁY DOKUMENTU.
W sekcji SZCZEGÓŁY PRZEJAZDU wpisz przebytą ilość km na danych odcinkach. System automatycznie przeliczy koszt przejazdu mnożąc liczbę km przez stawkę za km odpowiadającą klasie pojazdu.
Kliknij ZAPISZ, by zapisać dokument ewidencji przebiegu pojazdu i potwierdź zamiar zapisania przyciskiem TAK.
Uwaga: w zależności od wymagań działu HR, może zaistnieć potrzeba wysłania dokumentu do akceptacji (np. przez dział logistyki, który zatwierdzi rzeczywistą liczbę km), w takim przypadku będzie dostępny przycisk „wyślij do akceptacji” oraz sekcja ŚCIEŻKA AKCEPTACJI.
Gotowy dokument ewidencji przebiegu pojazdu pojawi się jako pozycje w tabeli KALKULACJA KOSZTÓW w dokumencie rozliczenia z wyjazdu.
AKCEPTACJA ROZLICZENIA DELEGACJI
Rozliczenie wyjazdu można zaakceptować na dwa sposoby:
– W widoku delegacji należy wybrać zakładkę DO AKCEPTACJI i kliknąć odpowiednią pozycję na liście.
Wybierz zakładkę ŚCIEŻKA AKCEPTACJI, kliknij przycisk AKCEPTUJ i potwierdź zamiar akceptacji.
– W Dashboardzie, w komponencie DOKUMENTY DO AKCEPTACJI, wybierz zakładkę DELEGACJE i zaznacz odpowiednią pozycję.
Kliknij AKCEPTUJ by zaakceptować rozliczenie wyjazdu.
Rozliczenie delegacji jest już zaakceptowane i można je odnaleźć w widoku DELEGACJI, zakładce ROZLICZONE.