Aby uruchomić kreator wniosku o delegację, otwórz aplikację Delegacje, wciśnij przycisk “+” i wybierz UTWÓRZ WNIOSEK O DELEGACJĘ.
Wybierz, czy chcesz zawnioskować o wyjazd krajowy czy zagraniczny.
Zakres
Wprowadź daty wyjazdu i powrotu
oraz godziny.
Wybierz cel wyjazdu. Możesz go wybrać z listy lub wpisać samodzielnie. Jeżeli dany cel wymaga opisu, wprowadź dodatkowo opis (jeżeli dany cel nie wymaga opisu, pole OPIS CELU WYJAZDU nie będzie wyświetlone).
Informacje
Możesz zmienić osobę wnioskującą. Wciśnij pole OSOBA WNIOSKUJĄCA i wybierz odpowiednią osobę z listy.
Jeżeli osoba wnioskująca ma więcej niż jedno zatrudnienie, możesz określić, którego zatrudnienia ma dotyczyć wniosek. Wciśnij przycisk na prawo od pola STANOWISKO i wybierz właściwe zatrudnienie.
Aby dodać miejscowość delegacji, przejdź do zakładki MIEJSCOWOŚCI. Wciśnij przycisk +DODAJ.
Wybierz z listy państwo (krok jest pomijany przy wyjeździe krajowym), po wybraniu wprowadź miejscowość. Możesz dodać kolejną klikając “+” w prawym górnym rogu, lub usunąć pozycję klikając przycisk “-“. Po dodaniu wszystkich miejscowości zatwierdź przyciskiem haczyka (na lewo od przycisku plusa).
Po dodaniu miejscowości w podsekcji WALUTA pojawi się waluta w której będą rozliczane koszty delegacji do danej miejscowości.
Jeżeli chcesz dodać inną walutą, wciśnij przycisk EDYTUJ, wybierz z listy walutę, wybierz dzień kursu i zatwierdź haczykiem w górnym prawym rogu.
Możesz edytować istniejące waluty klikając w jej pozycję na liście. Otworzy się okno walut (jak w kroku powyżej), gdzie możesz dokonać zmiany.
Przejdź do zakładki ŚRODKI LOKOMICJI. Uruchomi się lista wyboru środków. Wskaż jeden (lub więcej) i zatwierdź haczykiem.
Jeżeli wskażesz samochód służbowy i/lub prywatny, wyświetlą się dodatkowe okna. W przypadku służbowego, wystarczy wybrać z listy. Dane samochodu prywatnego należy uzupełnić (nr rejestracyjny, marka, pojemność i klasę pojazdu).
Wybrane środki pojawia się na liście. Możesz rozwinąć dane środka wciskając przycisk strzałki.
Jeżeli chcesz zawnioskować o przydzielenie zaliczki, przejdź do zakładki ZALICZKA. Wciśnij przycisk +DODAJ i wybierz w jakiej walucie chcesz otrzymać zaliczkę.
W otwartym oknie wypełnij pola: DATA PRZEKAZANIA, FORMA PRZEKAZANIA, WARTOŚĆ. Jeżeli wybrałeś obcą walutę, to kurs i przelicznik na PLN wyświetlą się automatycznie. Możesz dodać kolejną zaliczkę klikając przycisk “+” w prawym górnym rogu i przejść ponownie kroki dodawania zaliczki. Aby usunąć zaliczkę kliknij przycisk “-“.
Gotowa listę zaliczek zaakceptuj haczykiem (w prawym górnym rogu). Podsumowanie zaliczek wyświetli się w zakładce.
Jeżeli chcesz zawnioskować o dodatkowe koszty, przejdź do zakładki KALKULACJA KOSZTÓW. Kliknij +DODAJ, wybierz rodzaj kosztu i wypełnij pola z nim związane (w różnych kosztach mogą być różne pola do wypełnienia). Więcej o kosztach przeczytasz w artykule EWIDENCJA KOSZTÓW PODRÓŻY
Po dodaniu koszty pojawiają się w podsumowaniu.
Aby gotowy wniosek wysłać do akceptacji, przejdź do zakładki AKCEPTACJA, kliknij w poziom ścieżki akceptacji i przypisz osobę odpowiedzialną za akceptację. Uwaga: w zależności od procedur w Twojej firmie, ścieżka może być już uzupełniona i niemożliwa do edycji.
Wciśnij przycisk aby wysłać do akceptacji.
