Mechanizm zastępstw jest dostępny dla każdego użytkownika systemu, informacja o wprowadzonych zastępstwach prezentowana jest na stronie głównej w postaci ikonki .

Po kliknięciu na wskazaną ikonkę, pojawi się dodatkowe okno w którym na zakładce „Moje zastępstwa” wyświetlone są moje zastępstwa, a na drugiej zakładce „Zastępstwa przypisane do mnie” zastępstwa, w których zostałem wskazany jako osoba zastępująca. 

W zależności od statusu naszego zastępstwa lub zastępstwa w których zostaliśmy wskazani jako zastępcy, ikonka przyjmuje różny sposób wizualizacji danych: 

– Moje zastępstwo jest aktywne w danym dniu – na ikonce pojawi się czerwony znacznik informujący o tym, iż w danym dniu użytkownik ma aktywne zastępstwo. Aktywne dokumenty są oznaczone na widoku kolorem zielonym. 

– Zastępuję inną osobę w danym dniu – na ikonce pojawi się pomarańczowy znacznik informujący o tym, iż w danym dniu zastępuje innego użytkownika. Cyfra określa w ilu zastępstwach zostałem wskazany w bieżącym dniu. Aktywne dokumenty są oznaczone na widoku kolorem zielonym.