FAQ – SSC Master

1. Wyświetlanie danych:
   • Można wyświetlać dane według różnych widoków (np. Miesiąc, Zestawienia, Zatwierdzenia) oraz według kategorii takich jak Planowane godziny, Zakwalifikowane godziny, czy Plan/Zakwalifikowanie.
   • Wybierając różne opcje prezentacji, można zmieniać sposób wyświetlania informacji, np. pokazywać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy lub symbole reguł czasu pracy.
2. Sortowanie danych:
   • Aby posortować listę pracowników, należy najechać kursorem na nagłówek PRACOWNIK i wybrać parametr sortowania. Lista może być sortowana alfabetycznie lub numerycznie, a kierunek sortowania zmienia się poprzez ponowne kliknięcie.
   • Sortowanie danych w kolumnie dnia odbywa się podobnie. Można sortować według godziny rozpoczęcia lub zakończenia pracy, a kolumna oznaczona jest na niebiesko.
   • Dane są sortowane według ustalonej kolejności, np. reguła z podanymi godzinami, dzień wolny, nieobecność.
3. Ukrywanie danych:
   • Aby ukryć konkretne dane w kolumnie dnia (np. dni wolne, nieobecności), należy najechać na nagłówek kolumny i wybrać typ danych do ukrycia. Wybrany typ jest oznaczony skreślonym okiem.
4. Zaznaczanie danych:
   • Zaznaczanie komórek jest możliwe poprzez opcję ZAZNACZANIE KOMÓRKI. Użytkownik wybiera, które komórki mają zostać oznaczone, zarówno w kolumnie dnia, jak i w wierszu danego pracownika.

Wszystkie te operacje umożliwiają dostosowanie widoku terminarza do indywidualnych potrzeb użytkownika.

Grafiki współdzielone to narzędzie umożliwiające użytkownikom efektywne i zorganizowane udostępnianie grafików (harmonogramów) pracy w systemie SCP. Dzięki temu użytkownicy, w zależności od swoich uprawnień, mogą przeglądać grafiki swoje oraz innych pracowników, takich jak współpracownicy, podwładni czy osoby przypisane do konkretnej struktury organizacyjnej (np. działy, wydziały, stanowiska). Użytkownik ma możliwość indywidualnego skonfigurowania, jakie grafiki są widoczne oraz w jakim zakresie czasowym, domyślnie obejmując bieżący miesiąc, poprzedni i następny. Może również przeglądać szczegółowe elementy grafików, takie jak normy czasów pracy, ewidencje czasu rzeczywistego, kody nieobecności, formy wykonywanej pracy, alerty oraz podsumowania okresów rozliczeniowych. Aby uruchomić grafiki współdzielone, należy przejść do aplikacji SCP i wybrać odpowiedni widok. System pozwala na filtrowanie i dostosowanie zakresu czasowego oraz danych według uprawnień i potrzeb użytkownika. W przypadku braku dostępu do grafików współdzielonych, konieczny jest kontakt z działem HR w celu uzyskania odpowiednich uprawnień.

Planowanie grafików czasu pracy w aplikacji SSC Master SCP można realizować na dwa sposoby: automatycznie, przypisując pracownikom odpowiednie schematy reguł harmonogramu, lub ręcznie, w przypadku braku przypisanego schematu. Kroki planowania grafików czasu pracy:

1. Generowanie terminarzy:
   • W widoku startowym wybierz przycisk do generowania terminarzy.
   • Zaznacz pracowników, dla których chcesz utworzyć grafiki, a następnie kliknij “OK”.
   • Wybierz przedział czasowy (data początku i końca) i kliknij „Utwórz nowy terminarz”.
2. Automatyczne generowanie grafików:
   • Jeśli pracownik ma przypisany schemat reguł harmonogramu, terminarze generują się automatycznie zgodnie z tym schematem.
3. Ręczne planowanie:
   • Jeśli schemat nie jest przypisany, terminarze wymagają ręcznego planowania. Zaznacz dni, które chcesz zaplanować, i kliknij „Edytuj terminarze”.
   • W oknie dialogowym masz trzy opcje:
     • Reguły czasu pracy – wybierz zdefiniowaną regułę z określonym symbolem, kolorem oraz godzinami.
     • Dni wolne od pracy – zaplanuj dni wolne.
     • Czas pracy – ustal dowolne godziny pracy bez przypisywania reguły.
4. Modyfikacje terminarzy:
   • Można edytować istniejące grafiki, nawet jeśli przypisano do nich schemat, zmieniając godziny pracy lub reguły.
5. Widok godzinowy:
   • Dla bardziej precyzyjnego planowania można przełączyć się na widok godzinowy, gdzie bloki czasu pracy można przesuwać, rozszerzać lub zmniejszać oraz przypisywać konkretne reguły.

W przypadku każdej modyfikacji terminarze aktualizują się automatycznie po odświeżeniu widoku.

Aby wygenerować terminarze ręcznie, należy postępować według poniższych kroków:

1. W widoku startowym kliknij na odpowiedni przycisk do generowania terminarzy.
2. Z listy wybierz pracowników, dla których chcesz utworzyć terminarze, a następnie kliknij “OK”.
3. Określ przedział czasowy, czyli datę początku i końca, dla którego mają zostać wygenerowane terminarze, i wybierz opcję “UTWÓRZ NOWY TERMINARZ”.
4. Nowo utworzone terminarze pojawią się w odpowiednich widokach, ale wymagają ręcznego zaplanowania dni pracy, jeśli nie jest przypisany schemat reguł harmonogramu.
5. Widok z terminarzami zaktualizuje się po odświeżeniu za pomocą ikonki lub po ponownym jego wybraniu z listy widoków.

Podczas planowania czasu pracy mogą pojawić się następujące alerty i błędy:

1. Reguły kodeksowe:
   • Alerty występują, gdy zostaną złamane przepisy kodeksowe, takie jak:
     • Przekroczenie maksymalnej liczby godzin pracy w ciągu doby (12 godzin).
     • Niezachowanie minimalnej liczby godzin wypoczynku w ciągu doby (11 godzin).
     • Brak minimalnego ciągłego wypoczynku w ciągu kolejnych 7 dni (35 godzin).
     • Brak minimalnej liczby wolnych niedziel w ciągu kolejnych czterech tygodni (1 niedziela).
     • Naruszenie doby pracowniczej.
   • Alerty te dotyczą tylko pracowników (nie dotyczą zleceniobiorców).
2. Rozbieżność Rozkład Czasu Pracy (RCP) z Normą Czasu Pracy (NCP):
   • Aplikacja weryfikuje zgodność RCP z NCP, a w przypadku rozbieżności (np. gdy liczba godzin lub dni RCP różni się od NCP), kolumna NCP jest oznaczana kolorem.
   • Jest to alert informacyjny i nie powoduje blokady grafików. Dotyczy jedynie pracowników.
3. Niezaplanowane dni:
   • System sprawdza, czy wszystkie dni w grafiku zostały zaplanowane jako praca lub dzień wolny.
   • Jeśli są dni, które nie zostały odpowiednio sklasyfikowane, pojawia się alert przed kolumną NCP, informujący o braku przypisanej reguły.
   • Dotyczy wszystkich kategorii pracowników, w tym zleceniobiorców.
4. Alert zbiorczy:
   • Gdy pojawi się którykolwiek z powyższych alertów, przed kolumną NCP pojawia się zbiorczy komunikat z informacjami o występujących błędach.
   • Umożliwia to kontrolę wszystkich problemów w jednym miejscu, co ułatwia korektę terminarza.

Aby zakończyć etap planowania czasu pracy, terminarze muszą być wolne od wszystkich alertów.

Aby planować nieobecności w SSC Master, należy postępować według rodzaju nieobecności:

1. Nieobecności urlopowe:
   • Wnioski urlopowe tworzy się bezpośrednio w aplikacji SSC Master Urlopy, pod warunkiem, że jest ona wdrożona. Wnioski te są przetwarzane zgodnie z procedurami opisanymi w systemie.
2. Nieobecności chorobowe i inne:
   • Absencje chorobowe mogą być wprowadzane przez dział HR w systemie SSC Master SCP lub importowane z systemu ZUS eZLA.
   • Aby ręcznie zaplanować nieobecność, należy przejść do widoku “Nieobecności” i wybrać opcję “Nowa nieobecność”, następnie wskazać pracownika i uzupełnić szczegółowe dane (typ nieobecności, terminy).
   • W przypadku całodniowych nieobecności wprowadza się daty, a przy godzinowych określa się godziny trwania nieobecności.
   • Po zapisaniu, dokument nieobecności zostaje dodany do terminarza pracownika.

Dodatkowo, aplikacja SSC Master może zawierać mechanizmy weryfikujące, takie jak alerty informujące o chorobach trwających ponad 30 dni lub o zbliżającym się końcu okresu zasiłkowego.

Aby dodać nieobecność z poziomu terminarza:

1. Otwórz wybrany dokument w zakładce oznaczonej znakiem zapytania (kafelek po lewej stronie).
2. Najedź kursorem na pole w kolumnie NIEOBECNOŚCI, aż pojawi się ikona plusa, a następnie ją kliknij.
3. Jeśli terminarz jest w trybie edycji, pojawi się komunikat – zatwierdź go.
4. Wybierz odpowiednią nieobecność z wyświetlonej listy i zatwierdź przyciskiem OK.
5. Wprowadź szczegóły nieobecności, takie jak data, godziny, komentarz lub załącznik, a następnie zatwierdź wprowadzone dane.

Nieobecność zostanie dodana do terminarza.

Aby zmodyfikować plan pracy, należy spełnić poniższe warunki oraz kroki:

1. Uprawnienia:
   • Modyfikacja planu pracy w dniach z zaplanowanymi absencjami (np. urlop wypoczynkowy, opieka na dziecko) jest dostępna tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.
   • Uprawnienia te należy ustawić w aplikacji SCP, włączając odpowiednią opcję w ustawieniach użytkownika.
   • Bez tych uprawnień modyfikacja planu pracy w dniach z absencjami nie jest możliwa.
2. Proces modyfikacji:
   • Aby zmodyfikować dzień pracy z zaplanowaną absencją, należy kliknąć „Zaznacz komórki” i wskazać dzień do modyfikacji.
   • Następnie klikamy „Edytuj terminarze” i wybieramy sekcję „Rozkład czasu pracy”.
   • Pojawi się lista reguł do wyboru, pozwalająca zmodyfikować czas pracy. W zależności od uprawnień dostępne mogą być dodatkowe zakładki, np. „Czas pracy” lub „Dni wolne od pracy”.
3. Weryfikacja i komunikaty systemowe:
   • System sprawdza, czy modyfikacja jest możliwa, np. czy dostępny jest odpowiedni limit urlopowy.
   • W przypadku braku możliwości wprowadzenia zmiany, użytkownik otrzymuje stosowny komunikat.
4. Przeliczenia i zapisy:
   • Każda modyfikacja planu pracy powoduje przeliczenie limitu urlopowego, ilości godzin w dokumencie nieobecności oraz wniosku urlopowego.
   • Zmiany są zapisywane w historii modyfikacji dokumentów.
5. Zmiany po zakończeniu fazy planowania:
   • Jeśli faza planowania grafików została zakończona, a modyfikacja naruszałaby reguły kodeksowe (np. niewłaściwa ilość godzin), zmiany należy dokonać z poziomu edycji terminarza pracownika, a nie z widoku grafików.

Aby wprowadzić prośbę pracowniczą, należy postępować według poniższych kroków:

1. Logowanie i otwarcie terminarza:
   • Zaloguj się do systemu SSC Master.
   • Otwórz dokument terminarza na wybrany miesiąc.
2. Dodanie prośby:
   • Na pasku nawigacyjnym wybierz odpowiedni przycisk do zgłaszania próśb pracowniczych.
   • Otworzy się tabelka, w której można zdefiniować swoją dyspozycyjność na cały miesiąc.
   • Kliknij przycisk „+”, aby dodać nowe wiersze i określić swoje preferencje.
3. Uzupełnienie danych:
   • W tabeli uzupełnij następujące pola:
     • Dzień – wskaż datę, dla której chcesz wprowadzić dyspozycyjność lub niedostępność.
     • Cały dzień – zaznacz, jeśli jesteś niedostępny przez cały dzień.
     • Zakres – określ godziny, jeśli jesteś niedostępny w konkretnym przedziale czasowym.
     • Rodzaj – wybierz rodzaj dyspozycyjności (domyślnie „niedostępny” lub zmień na „dostępny”).
4. Dodawanie dyspozycyjności dla poszczególnych dni:
   • Prośby można wprowadzać pojedynczo dla każdego dnia. Wybierz wiersz w terminarzu i kliknij „+”, aby wprowadzić szczegóły tylko dla konkretnego dnia.
5. Usuwanie prośby:
   • Można to zrobić na dwa sposoby:
     • Z poziomu konkretnego dnia – kliknij na ikonkę prośby i wybierz „Usuń”.
     • Z tabeli zbiorczej próśb pracowniczych – usuń wiersz bezpośrednio z tabeli.
6. Wyświetlanie i termin zgłoszenia:
   • Prośby pracownicze można przeglądać w widoku godzinowym terminarza, klikając przycisk „Prośby pracownicze”.
   • Zgłoszenia muszą być wprowadzone z odpowiednim wyprzedzeniem, przed terminem granicznym widocznym w oknie listy próśb.

Uwaga: Prośby pracownicze są informacją dla przełożonego i mogą, ale nie muszą być uwzględnione przy planowaniu grafiku.

Aby wprowadzić formę wykonywanej pracy, można to zrobić na dwa sposoby: w terminarzu lub w widoku grafików.

1. Wprowadzenie formy w terminarzu:

• Zaznacz dzień: Wybierz konkretny dzień, w którym chcesz wprowadzić formę pracy.
• Wybierz regułę czasu pracy: Jeśli planujesz czas pracy, wybierz odpowiednią regułę czasu pracy. Z rozwijanej listy wybierz dostępną formę wykonywanej pracy.
• Zakładka FORMY WYKONYWANEJ PRACY: Możesz również skorzystać z zakładki FORMY WYKONYWANEJ PRACY w oknie modyfikacji czasu pracy. Z dostępnej listy wybierz odpowiednią formę.
• Dodawanie/zmiana: Jeśli grafik jest już rozplanowany, przejdź na zakładkę FORMY WYKONYWANEJ PRACY w wybranym dniu pracy i wybierz odpowiednią formę z dostępnej listy. Lista wyświetli tylko dozwolone formy dla zaznaczonej reguły czasu pracy.
• Więcej niż jeden dzień: Jeśli zaznaczasz więcej niż jeden dzień, na liście wyświetlą się tylko te formy, które są dozwolone dla każdej z zaznaczonych reguł.

2. Wprowadzenie formy w widoku grafików:

• Zaznacz komórki: Kliknij przycisk ZAZNACZ KOMÓRKI w górnym panelu.
• Oznacz dni: Zaznacz dni, w których chcesz wprowadzić formę pracy.
• Edycja terminarzy: Kliknij EDYTUJ TERMINARZE w prawym dolnym rogu.
• Zakładka FORMY WYKONYWANEJ PRACY: W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki FORMY WYKONYWANEJ PRACY, wybierz odpowiednią formę i zatwierdź przyciskiem OK.

Po wykonaniu tych kroków wybrana forma pracy (np. praca zdalna) zostanie oznaczona odpowiednią ikonką przy regule czasu pracy zarówno w terminarzu, jak i w widoku grafików.

Podczas ewidencji czasu pracy, w oknie rejestracji czasu pracy, po wybraniu formy wykonywane pracy: –PH – praca hybrydowa –PZ – praca zdalna pojawi się sekcja ADRES w której można wskazać adres pod którym będziemy w danym dniu wykonywać pracę zdalną. W przypadku zdefiniowania jednego z adresów jako adres domyślny, będzie on automatycznie podpowiadany, z możliwością zmiany na inny, z puli adresów zdefiniowanych. UWAGA: Jeśli adres pracy zdalnej, nie będzie zdefiniowany w momencie rejestracji czasu pracy, pojawi się stosowny komunikat. W takim przypadku przejdź do profilu pracownika i zdefiniuj adres pracy zdalnej.

Wprowadzenie adresu pracy zdalnej bezpośrednio z terminarza pracownika Adres pracy zdalnej można wprowadzić bezpośrednio w terminarzu pracownika w jednym lub wielu dniach. Adres ten można wprowadzić przy wykonywaniu jednej z poniższych akcji: a) zmiana reguły czasu pracy b) modyfikacja planowanego czasu pracy c) wybór odpowiedniej formy wykonywanej pracy UWAGA: Należy pamiętać, że sekcja z adresem pojawi się wyłącznie dla dwóch form wykonywanej pracy: PZ – Praca zdalna oraz PH – praca hybrydowa. Wprowadzony adres pracy zdalnej w danym dniu jest symbolizowany odpowiednią ikonką, po kliknięciu której wyświetlony zostanie adres. Wprowadzenie adresu pracy zdalnej z poziomu widoku grafików Aby wprowadzić adres pracy zdalnej/hybrydowej należy uruchomić widok grafików w SCP i kliknąć ZAZNACZ KOMÓRKI. Oznacz dni, w których chcesz wprowadzić daną formę wykonywanej pracy oraz adres wykonywania pracy. Kliknij EDYTUJ TERMINARZE w prawym dolnym rogu. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki FORMY WYKONYWANEJ PRACY i wybierz odpowiednią formę. Kliknij WYBIERZ ADRES PRACY ZDALNEJ. Wybierz adres z listy. Jeżeli któryś z adresów jest ustawiony jako domyślny (oznaczony żółtą gwiazdką), automatycznie wyświetli się przy wyborze pracy zdalnej, która wymaga podania adresu.

Funkcjonalność powstała w celu ograniczenia maksymalnej ilości określonej formy wykonywanej pracy oraz ustawienia ich minimalnej ilości w określonych ramach czasowych. Ograniczenia powinny zostać zdefiniowane w konfiguracji (co zostanie opisane w dalszej części artykułu) oraz przypisane w dokumencie zatrudnienia pracowników, których ma dotyczyć. Aby przypisać ograniczenie form pracy otwórz odpowiedni dokument zatrudnienia w aplikacji ORG. W profilu zatrudnienia kliknij pole OGRANICZENIE FORM PRACY, wybierz odpowiednie ograniczenie z wyświetlonej listy i zatwierdź przyciskiem OK. Więcej o edycji profilu pracownika przeczytasz w artykule: zmiana danych w dokumencie zatrudnienia. WYŚWIETLANIE NIEZGODNOŚCI PRZYPISANYCH FWP Z OGRANICZENIAMI Jeżeli forma wykonywanej pracy przekroczy zdefiniowany limit w danych okresach, lub będzie jej niedostatecznie, przy każdym okresie będzie wyświetlany alert. Zarówno w widoku grafików jak i w terminarzu, po kliknięciu w ikonę alertu(wykrzyknik w trójkącie). Jeżeli pracownik ma okres rozliczeniowy dłuższy niż miesiąc, wówczas alert pojawi się w ostatnim miesiącu okresu. UWAGA: nie ma możliwości zakończenia etapu planowania oraz rozliczenia w terminarzu, w którym występują niezgodności form pracy z ograniczeniami.

W sekcji Podsumowanie terminarza znajdują się następujące informacje:

• Absencje – zestawienie wszystkich zakwalifikowanych i zaplanowanych absencji w danym miesiącu, wraz z minutami nieobecności w przypadku absencji godzinowej.
• Składniki płacowe – tabela z danymi o zaplanowanych i wypracowanych godzinach oraz wszystkich składnikach nadpracowań, w podziale na dni tygodnia.
• Składniki absencji – tabela zawierająca składniki niedopracowań w podziale na poszczególne dni tygodnia, które zostały zakwalifikowane.
• Zbilansowane składniki płacowe (do wypłaty) – składniki nadgodzin, które nie zostały odebrane i będą przekazane do wypłaty, jeśli nadal pozostaną niewykorzystane.
• Okres rozliczeniowy – tabela z sumarycznymi danymi ze wszystkich terminarzy dla danego okresu rozliczeniowego, ułatwiająca planowanie i rozliczanie nadgodzin, z podsumowaniem nadgodzin do wypłaty za cały okres.

W przypadku korzystania z czytników rejestracji wejść/wyjść, system automatycznie pobiera logi z urządzeń RCP i wprowadza do terminarza pracownika. W przypadku braku czytników RCP, użytkownik może samodzielnie zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie czasu pracy. W celu zarejestrowanie rozpoczęcia bądź zakończenia czasu pracy, należy się zalogować do systemu i wybrać ikonkę zegara znajdującą się w prawym górnym ekranie aplikacji. Jeżeli w parametrach masz ustawioną opcję otwarcia rejestracji czasu pracy po zalogowaniu, okienko z rejestracją czasu pracy pojawi się automatycznie. W kolejnym kroku wskazujemy czy rozpoczynamy pracę (przycisk WEJŚCIE) czy kończymy (przycisk WYJŚCIE). Po wybraniu jednego z przycisków, system zarejestruję godzinę (wejścia/wyjścia), która widnieje na ekranie a okno do rejestracji czasu pracy automatycznie się zamknie. Taką samą operację można wykonać z urządzenia mobilnego np. telefonu czy tabletu, poprzez zalogowanie się do systemu i wykonanie takich samych operacji. W zależności od uprawnień, Manager może dokonać rejestracji czasu pracy dla pojedynczych pracowników bądź dla większej grupy. W tym celu, podobnie jak poprzednio, wybieramy  ikonkę zegara znajdującą się w prawym górnym ekranie aplikacji. W kolejnym kroku, na liście pracowników zaznaczamy osoby, dla których chcemy zarejestrować czas pracy. Następnie wskazujemy czy rejestrujemy rozpoczęcie pracy (przycisk WEJŚCIE) czy zakończenie (przycisk WYJŚCIE). Po wybraniu jednego z przycisków, system zarejestruję godzinę (wejścia/wyjścia), która widnieje na ekranie a okno do rejestracji czasu pracy automatycznie się zamknie. Zarejestrowane godziny rozpoczęcia bądź zakończenia czasu pracy będą widoczne w terminarzu pracownika w kolumnie Czas Rzeczywisty. Po kliknięciu na komórkę z odbiciami rzeczywistymi, wyświetla się lista odbić zarejestrowanych w systemie. Jeśli w ciągu dnia zostanie zarejestrowana jakaś przerwa, system to w odpowiedni sposób zwizualizuje.

Toggle Content

Toggle Content

Użytkownik może dokonać cofnięcia do fazy rozliczenia tylko wówczas gdy, data w polu „ostateczna data zakończenia rozliczenia” jest w przyszłości w stosunku do dnia bieżącego. Wówczas, obok daty zakończenia rozliczenia, pojawi się przycisk “Przywróć etap rozliczenia” . W przeciwnym wypadku cofnięcia może dokonać wyłącznie dział HR. Informacja o zakończeniu planowania/ rozliczania oraz cofnięcie terminarza do fazy poprzedniej, jest zapisywany w pole „Historia modyfikacji” UWAGA: Należy pamiętać o: – Po przekroczeniu  daty z pola (ostateczna data zakończenia rozliczenia ) kolumna ECP jest nie do edycji a co za tym idzie nie można poprawić rozliczenia czasu pracy w terminarzu oraz zakończyć fazy rozliczenia. W celu odblokowania możliwości edycji, należy skontaktować się z działem HR, w celu wydłużenia tej daty. – Po przekroczeniu daty z pola (ostateczna data zakończenia rozliczenia) użytkownik nie może dokonać cofnięcia do fazy rozliczania. – Po zakończeniu fazy rozliczenia edycja ewidencji czasu pracy w terminarzu jest niemożliwa, również dla działu HR. Dział HR może edytować rozliczenie czasu pracy bez względu na datę w polu „Ostateczna data zakończenia rozliczenia” pod warunkiem, że w danym terminarzu nie zakończyła się faza rozliczenia. Po zakończeniu rozliczenia terminarza, edycja kolumny ECP jest niemożliwa. W przypadku pojawienia się konieczności „poprawienia” danych dotyczących ewidencji czasu pracy (kolumna ECP) dział HR może cofnąć terminarz do fazy rozliczenia i wówczas można kolumnę ECP edytować a po wprowadzeniu zmian zakończyć ponownie fazę rozliczenia.

Toggle Content

Toggle Content

Budżet planowanych godzin to funkcjonalność, która pozwoli na łatwą kontrolę godzin przypisanych pracownikom danego działu/wydziału etc. Komunikaty wskażą różnicę między budżetem godzin a ich zaplanowaną/zakwalifikowaną ilością. Ponadto do każdej jednostki organizacyjnej można przypisać budżet na dany miesiąc i rok ręcznie lub zaimportować go z pliku xls.

Toggle Content

Godziny budżetowe mogą zostać wprowadzane do systemu ręcznie lub za pomocą importu z pliku Excel. Dane są wprowadzane w obiekcie elementu struktury, np. Dział -> Sklep, w formie tabeli na cały rok. Dostęp do tego elementu posiada dział HR, który będzie wprowadzał dane. Można je wprowadzać na kilka lat w przód i kilka lat wstecz. W celu ich zaimportowania za pomocą pliku xls należy uruchomić aplikację ORG i kliknąć przycisk Importy. W kolejnym kroku wybierz rodzaj formularza BUDŻETY oraz wskaż dla jakiego elementu struktury chcesz zaimportować budżet. Po wybraniu pliku z dysku, system porównuje kilka pierwszych wierszy w celu weryfikacji poprawności danych. Struktura importowanego pliku: Kod – kod elementu struktury np. kod działu Nazwa – nazwa elementu struktury np. nazwa działu Rok – rok dla którego importujesz budżet Miesiące – miesiące dla których są importowane budżety

Toggle Content

W konfiguracji systemu dostępny jest mechanizm alertów, który umożliwia wysyłanie powiadomień e-mail do odpowiednich użytkowników. Alerty są związane z przekroczeniem budżetu lub niedoplanowaniem godzin. Lista odbiorców powiadomień jest w pełni modyfikowalna, może to być bezpośredni przełożony (np. kierownik sklepu), Dział HR lub inne osoby zdefiniowane w mechanizmie. Konfiguracja mechanizmu alertów jest rozbudowana i umożliwia parametryzację w różnych przypadkach: -przekroczenie budżetu -niedoszacowanie budżetu -zgodność z budżetem Bezpośredni przełożony otrzymuje powiadomienie dotyczące elementu struktury którym zarządza. Dział HR otrzymuje powiadomienie zbiorcze, które zawiera dane z nieprawidłowościami w ramach wszystkich działów (sklepów).

Profil użytkownika składa się z kilku zakładek Dane podstawowe: imię i nazwisko, identyfikator, dział, numery telefonów, adres e-mail i przypisanie do spółek Prawda dostępu: zakładka do przydzielenia podglądu, tworzenia i edycji dokumentów w aplikacjach. Preferencje użytkownika: konfiguracje dotyczące języka, sposobu wyświetlania dokumentów, domyślnych widoków, kolejności wyświetlanych aplikacji i wyświetlania kolumn.

Aby zarejestrować nowego użytkownika (założyć konto w portalu SSC Master), włącz aplikację UPRAWNIENIA, wybierz widok UŻYTKOWNICY i kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT w górnym panelu po lewej stronie. W nowym dokumencie, w pierwszej zakładce, wprowadź wymagane dane użytkownika. Przypisz użytkownika do spółki: kliknij przycisk EDYTUJ i wybierz spółkę z listy. W drugiej zakładce (z symbolem stempla) nadaj uprawnienia użytkownikowi. Możesz je nadać samodzielnie, wskazując aplikacje, do których użytkownik powinien mieć dostęp i skonfigurować uprawnienia do każdej aplikacji, lub zaimportować gotowy schemat uprawnień z innego użytkownika lub wybranego schematu. Przycisk EDYTUJ wyświetli listę aplikacji do których użytkownik ma mieć dostęp. Przycisk IMPORTUJ UPRAWNIENIA pozwoli zaimportować gotowe uprawnienia ze schematu lub innego użytkownika.

Uruchom aplikację UPRAWNIENIA, wybierz widok UŻYTKOWNICY -> AKTUALNIE ZATRUDNIENI, znajdź dokument użytkownika na wyświetlonej liście i otwórz go. W górnym panelu dokumentu znajduje się przycisk ZRESETUJ HASŁO. Kliknij przycisk a na adres e-mail użytkownika przyjdzie wiadomość z linkiem do zmiany hasła.

Uruchom aplikację UPRAWNIENIA, wybierz widok UŻYTKOWNICY -> AKTUALNIE ZATRUDNIENI, znajdź dokument użytkownika na wyświetlonej liście i otwórz go. W górnym panelu znajduje się przycisk NOWE HASŁO TYMCZASOWE. Kliknij przycisk a na adres e-mail użytkownika zostanie wysłane tymczasowe hasło.

Uruchom aplikację UPRAWNIENIA, wybierz z listy UŻYTKOWNICY -> AKTUALNIE ZATRUDNIENI, znajdź dokument użytkownika na wyświetlonej liście i zaznacz go klikając w kwadracik na lewo od imienia i nazwiska. W dolnym panelu pojawi sie zestaw przycisków. Kliknij przycisk USUŃ i zatwierdź.

Profil użytkownika składa się z kilku zakładek Dane podstawowe a w niej: imię i nazwisko, identyfikator, dział, numery telefonów, adres e-mail i przypisanie do spółek Prawda dostępu, to zakładka do przydzielenia podglądu, tworzenia i edycji dokumentów w aplikacjach. Preferencje użytkownika i w niej: konfiguracje dotyczące języka, sposobu wyświetlania dokumentów, domyślnych widoków, kolejności wyświetlanych aplikacji i wyświetlania kolumn.

Aby nadać lub zmodyfikować uprawnienia użytkownika otwórz aplikację UPRAWNIENIA i widok AKTUALNIE ZATRUDNIENI. Odnajdź dokument pracownika na wyświetlonej liście i uruchom go. Włącz zakładkę PRAWA DOSTĘPU oraz uruchom tryb edycji przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. Aby przydzielić dostęp do konkretnej aplikacji kliknij przycisk EDYTUJ i z listy wybierz aplikacje do których użytkownik ma mieć dostęp. Aby nadawać uprawnienia wewnątrz konkretnej aplikacji możesz edytować: dostęp do konkretnych widoków, formularzy, możliwość tworzenia, podglądu, edycji i usuwania dokumentu, nadawać poziom dostępu lub rolę – to wszystko z poziomu kafelka danej aplikacji. Możesz również przydzielać widoczność lub możliwość edycji do konkretnych pól, kliknij ikonę kłódki (uprawnienia publiczne) lub identyfikatora (uprawnienia prywatne – dostępne w aplikacji ORG i SCP) na pasku tytułowym kafelka danej aplikacji. Wybierz na rozwijanych listach pola i ich widoczność (ikona oka) lub możliwość edycji (ikona rysika).

Schemat uprawnień, to dokument z uprawnieniami, które można przypisywać wielu użytkownikom, dzięki czemu, przy wszelkich zmianach, nie ma potrzeby korygować każdego dokumentu użytkownika osobno. Aby utworzyć nowy dokument uprawnień włącz aplikację UPRAWNIENIA, wybierz widok SCHEMATY i kliknij UTWÓRZ DOKUMENT w górnym panelu po lewej stronie. W pierwszej zakładce (z symbolem “i”) nadaj nazwę schematowi i zdefiniuj jakich spółek ma dotyczyć. W drugiej zakładce (z symbolem stempla) kliknij EDYTUJ by przydzielić dostępy do konkretnych aplikacji. Wybierz aplikacje z listy i zatwierdź. LUB kliknij IMPORTUJ UPRAWIENIA jeżeli chcesz stworzyć schemat na podstawie istniejącego. Wybierz czy chcesz importować z użytkownika czy ze schematu. Wskaż konkretny element z którego chcesz zaimportować. Zmodyfikuj konkretne elementy w kafelkach aplikacji według potrzeb. Gotowy schemat zapisz.

Aby nadać lub zmodyfikować uprawnienia użytkownika otwórz aplikację UPRAWNIENIA i widok AKTUALNIE ZATRUNIENI. Na wyświetlonej liście odnajdź dokument pracownika i uruchom go. Włącz zakładkę PRAWA DOSTĘPU (symbol stempla) oraz uruchom tryb edycji przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. Na kafelku wybranej aplikacji kliknij link ROLE (Z symbolem zębatek). Wybierz z listy role, które chcesz przydzielić.

Aby nadać lub zmodyfikować uprawnienia użytkownika otwórz aplikację UPRAWNIENIA i widok AKTUALNIE ZATRUNIENI. Na wyświetlonej liście odnajdź dokument pracownika i uruchom go. Włącz zakładkę PRAWA DOSTĘPU (symbol stempla) oraz uruchom tryb edycji przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. Na kafelku wybranym aplikacji wybierz czy chcesz przydzielić uprawnienia do tworzenia formularzy (ikona kartki), podglądu (ikona oka), edycji (ikona rysika) lub usuwania (ikona kosza na śmieci). Na wyświetlonej liście wybierz, którego konkretnie formularza ma dotyczyć zmiana.

Aby nadać lub zmodyfikować uprawnienia użytkownika otwórz aplikację UPRAWNIENIA i widok AKTUALNIE ZATRUNIENI. Na wyświetlonej liście odnajdź dokument pracownika i uruchom go. Włącz zakładkę PRAWA DOSTĘPU (symbol stempla) oraz uruchom tryb edycji przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. W kafelku wybranej aplikacji kliknij link WIDOKI i wybierz z listy te, do których chcesz przydzielić uprawnienia.

  Aby nadać lub zmodyfikować uprawnienia użytkownika otwórz aplikację UPRAWNIENIA i widok AKTUALNIE ZATRUNIENI. Na wyświetlonej liście odnajdź dokument pracownika i uruchom go. Włącz zakładkę PRAWA DOSTĘPU (symbol stempla) oraz uruchom tryb edycji przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. Aby przydzielić dostęp do konkretnej aplikacji kliknij EDYTUJ i z listy wybierz aplikacje do których użytkownik ma mieć dostęp.

Uruchom aplikację UPRAWNIENIA, wybierz widok UŻYTKOWNICY -> AKTUALNIE ZATRUDNIENI, znajdź dokument użytkownika i zaznacz go klikając w kwadracik po lewej od imienia i nazwiska. W dolnym panelu pojawi sie zestaw przycisków. Najedź kursorem na przycisk OPERACJE i na wysuniętej liście kliknij ZABLOKUJ/ODBLOKUJ DOSTĘP.  

W celu utworzenia nowego wniosku urlopowego z poziomu portalu pracownika (Dashboard) rozwiń listę komponentu MOJE DUKUMENTY (Utwórz dokument) i wybierz pozycję WNIOSEK URLOPOWY. Wybierz z listy interesujący Cię rodzaj urlopu.  Po wskazaniu konkretnego rodzaju urlopu (nieobecności) otworzy się pełen formularz wniosku urlopowego zawierającego wszystkie niezbędne dane. W sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu.  Kliknij przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI znajdujący się w lewym górnym rogu ekranu. 

Limit urlopowy możesz sprawdzić w kilku miejscach: 1. Widget Limity urlopowe w Dashboardzie 2. Widok aplikacji ORG: LIMITY URLOPOWE 3. Dokument wniosku urlopowego – po kliknięciu przycisku LIMIT URLOPOWY z prawej strony górnej panelu.

Limity urlopowe można tworzyć z kilku poziomów: 1. Widok aplikacji ORG Otwórz aplikację ORG, wybierz widok LIMITY URLOPOWE i kliknij przycisk UTWÓRZ LIMIT URLOPOWY w górnym panelu po lewej stronie. Na liście wybierz odpowiednią osobę, dla której chcesz utworzyć wniosek. Zdefiniuj rok, dla którego wprowadzasz limity urlopowe. W kolumnie PRZYSŁUGUJĄCE wprowadź liczbę dni odpowiednią dla danego rodzaju urlopu. Jeżeli chcesz uzupełnić limity według godzin, kliknij na zakładkę GODZINY. Możliwość edycji godzin dotyczy tylko wybranych rodzajów urlopu. Gotowy dokument zatwierdź przyciskiem OK. 2. Dokument zatrudnienia Otwórz dokument zatrudnienia w aplikacji ORG, przełącz na  zakładkę DOKUMENTY i włącz TRYB EDYCJI przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. Aby dodać nowy limit kliknij + NOWY LIMIT URLOPOWY. W razie potrzeby skoryguj domyślnie wprowadzone ilości dni danych limitów i zatwierdź przyciskiem OK. 3. Działania masowe Otwórz aplikację SCP, najedź kursorem na przycisk OPERACJE w górnym panelu po lewej stronie i kliknij pozycję DZIAŁANIA MASOWE. W sekcji DOKUMENTY BĘDĄCE CELEM MODYFIKACJI wybierz DOKUMENTY LIMITÓW URLOPOWYCH PRACOWNIKÓW, akcję UTWÓRZ oraz rok, dla którego mają być stworzone limity. W sekcji WYBIERZ pracowników odnajdź na liście pracowników dla których chcesz u tworzyć limit. Na koniec kliknij przycisk WYKONAJ OPERACJĘ. Potwierdź zamiar utworzenia limitów przyciskiem TAK. Bardziej szczegółowe informacje znajdziesz w artykule: Tworzenie limitów urlopowych

Wniosek, który nie został zaakceptowany można wycofać z obiegu. W Dashboardzie, w komponencie MOJE DOKUMENTY w sekcji NIEOBECNOŚCI odnajdź właściwy wniosek i otwórz go.  Aby wycofać wniosek kliknij WYCOFAJ Z OBIEGU w górnym panelu po lewej stronie, wpisz uzasadnienie i zatwierdź przyciskiem OK  Zaznacz osobę, którą chcesz powiadomić o wycofaniu wniosku i zatwierdź klikając OK 

Jeżeli chcesz dokonać zmian w zaakceptowanym wniosku, odnajdź go W Dashboardzie, w komponencie MOJE DOKUMENTY na liście w sekcji NIEOBECNOŚCI i otwórz jednym kliknięciem. Zaakceptowane wnioski są oznaczane symbolem haczyka.  Aby dokonać zmian kliknij ZMODYFIKUJ WNIOSEK w górnym panelu po lewej stronie.   W sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU kliknij ZMODYFIKUJ. W tabelce MODYFIKACJA WNIOSKU popraw termin urlopu na właściwy.  UWAGA! Zmodyfikowany termin nie może wykraczać poza wstępnie zaakceptowany zakres! 

W celu wygenerowania Wniosku o odbiór nadgodzin, wybierz opcję UTWÓRZ WNIOSEK URLOPOWY z menu UTWÓRZ DOKUMENT w komponencie MOJE DOKUMENTY w Dashboardzie.   Na liście wyboru wskaż odpowiedni rodzaj absencji, w tym przypadku – Odbiór nadgodzin. Po wygenerowaniu wniosku system wyświetli listę nadgodzin możliwych do odbioru w wybranym zakresie czasowym. Jeśli wnioskujesz o odbiór całego dnia, przy pozycji ZAKRES zaznacz DNIOWY i wybierz dzień, którego wniosek ma dotyczyć. W przypadku odbiorów całodniowych system proponuje odebranie nadgodzin tzw. ŚREDNIO-TYGODNIOWYCH (z dopiskiem PRACA W DNIU WOLNYM). Jeżeli chcesz złożyć wniosek o odbiór kilku godzin (niepełnego dnia roboczego), w pozycji ZAKRES zaznacz wariant godzinowy i określ przedział godzin, którego ma dotyczyć. W takim przypadku system wyświetli nadgodziny dobowe. UWAGA: przy wyborze zakresu godzinowego na liście NIE wyświetlają się nadgodziny wypracowane w dniu wolnym. W pozycji NADGODZINY wyświetlana jest ilość godzin nadliczbowych dostępnych w danym okresie rozliczeniowym oraz ilość dni do odbioru przysługujących za pracę w dni wolne. Wniosek jest już gotowy i możesz go wysłać do akceptacji.

Nie, należy wycofać wniosek z obiegu a następnie go zmodyfikować. Odnajdź właściwy wniosek na liście w Dashboardzie w komponencie MOJE DOKUMENTY – sekcji NIEOBECNOŚCI i otwórz go.  Aby wycofać wniosek kliknij WYCOFAJ Z OBIEGU w górnym panelu z lewej strony,  wpisz uzasadnienie i zatwierdź przyciskiem OK 

—-

Wniosek urlopowy oczekujący na akceptację można znaleźć w komponencie DOKUMENTY DO AKCEPTACJI (zakładka URLOPY) w Dashboardzie. lub w widoku DO AKCEPTACJI w aplikacji URLOPY

Zapisane wnioski urlopowe można znaleźć w komponencie MOJE DOKUMENTY – sekcja NIEOBECNOŚCI, w Dashboardzie lub w widokach aplikacji URLOPY.

Jeżeli chcesz złożyć wniosek w czyimś imieniu, podczas tworzenia wniosku kliknij link OSOBA WNIOSKUJĄCA w sekcji DANE PODSTAWOWE i wybierz osobę z listy.

Jeżeli chcesz usunąć (wycofać) zaakceptowany urlop, odnajdź go na liście w Dashboardzie w komponencie MOJE DOKUMENTY – sekcja NIEOBECNOŚCI i otwórz jednym kliknięciem. Zaakceptowane wnioski są oznaczane symbolem haczyka.  W otwartym dokumencie kliknij ZMODYFIKUJ WNIOSEK w górnym panelu po lewej stronie.  i kliknij przycisk USUŃ w sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU.  Zatwierdź zmianę klikając WYŚLIJ DO AKCEPTACJI. 

Nie możesz zaakceptować wniosku o urlop po rozliczeniu terminarza, ponieważ system wymaga, aby wszelkie zmiany dotyczące ewidencji czasu pracy (w tym wniosków urlopowych) były dokonywane jedynie w określonym czasie, przed zakończeniem fazy rozliczenia. Po zamknięciu tej fazy edycja kolumny ECP (Ewidencja Czasu Pracy) w terminarzu staje się niemożliwa zarówno dla użytkownika, jak i dla działu HR, aby zapewnić integralność danych i uniknąć błędów w rozliczeniach. Jeśli „ostateczna data zakończenia rozliczenia” widniejąca w systemie jest datą przyszłą w stosunku do dnia bieżącego, użytkownik może sam cofnąć terminarz do fazy rozliczenia i wprowadzić niezbędne zmiany. W takim przypadku przy dacie zakończenia rozliczenia pojawia się odpowiedni przycisk umożliwiający cofnięcie fazy rozliczenia. Jednakże, jeśli ta data została już przekroczona, użytkownik traci możliwość cofnięcia terminarza i edycji danych. Wówczas jedynie dział HR ma uprawnienia do cofnięcia terminarza do fazy rozliczenia i wprowadzenia zmian. Dział HR może wydłużyć datę zakończenia rozliczenia lub cofnąć terminarz do poprzedniej fazy, aby umożliwić edycję danych w kolumnie ECP, co pozwala na ponowne zakończenie fazy rozliczenia po dokonaniu poprawek. Warto zaznaczyć, że po zakończeniu fazy rozliczenia, nawet dział HR nie ma możliwości edycji ewidencji czasu pracy, jeśli nie cofną terminarza do odpowiedniej fazy. Dlatego, jeśli zauważysz, że data zakończenia rozliczenia już minęła, a chcesz zaakceptować wniosek o urlop lub wprowadzić inne zmiany, musisz skontaktować się z działem HR, który ma możliwość przywrócenia terminarza do fazy rozliczenia.

Dostępne opcje widoku kalendarza w aplikacji URLOPY to: Moje – Podstawowa opcja dostępna dla każdego użytkownika, która wyświetla tylko i wyłącznie wnioski urlopowe zalogowanego użytkownika.  Według uprawnień – Także podstawowa opcja, która pokazuje wszystkie wnioski urlopowe, do których użytkownik ma dostęp (zarówno te, które zatwierdził, jak i te, w których został wskazany jako osoba informowana). Według struktury – Dodatkowa opcja dostępna tylko dla użytkowników, którym uprawnienia zostały nadane przez administratora systemu. Umożliwia wyświetlanie wniosków urlopowych według elementów struktury organizacyjnej (np. Dział, Wydział, Sekcja, Zespół, Podzespół). Użytkownik może wybrać konkretne elementy struktury, aby zobaczyć wnioski związane z wybranymi działami lub zespołami. Konfiguracja – Sekcja umożliwiająca parametryzację wyświetlanych danych, w tym zakresu i sposobu prezentacji na kalendarzu. Obejmuje m.in. możliwość zmiany widoczności weekendów, dokumentów nieobecności (np. chorobowych, delegacji), a także dostosowanie kolorystyki wyświetlanych wniosków według rodzaju nieobecności lub struktury organizacyjnej. Opcje te pozwalają użytkownikowi na elastyczne dostosowanie widoku kalendarza, w zależności od jego uprawnień oraz preferencji dotyczących prezentacji danych.

Aby wyświetlić na kalendarzu urlopy innych pracowników, należy skorzystać z opcji „Według uprawnień” lub „Według struktury”, w zależności od posiadanych uprawnień: Według uprawnień – Jest to podstawowa opcja dostępna dla każdego użytkownika, która wyświetla wszystkie wnioski urlopowe, do których użytkownik ma dostęp. Może obejmować wnioski zaakceptowane lub takie, w których użytkownik został wskazany jako osoba informowana. Według struktury – To dodatkowa opcja dostępna dla użytkowników, którym administrator systemu nadał odpowiednie uprawnienia. Umożliwia wyświetlanie wniosków urlopowych dotyczących elementów struktury organizacyjnej, takich jak Dział, Wydział, Sekcja, Zespół lub Podzespół.   Dzięki tym opcjom możesz elastycznie dostosować zakres danych prezentowanych na kalendarzu, w zależności od swoich uprawnień oraz elementów struktury organizacyjnej, do których masz dostęp.

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content

Toggle Content