Urlopy

W celu utworzenia nowego wniosku urlopowego z poziomu portalu pracownika (Dashboard) rozwiń listę komponentu MOJE DUKUMENTY (Utwórz dokument) i wybierz pozycję WNIOSEK URLOPOWY. Wybierz z listy interesujący Cię rodzaj urlopu.  Po wskazaniu konkretnego rodzaju urlopu (nieobecności) otworzy się pełen formularz wniosku urlopowego zawierającego wszystkie niezbędne dane. W sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu.  Kliknij przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI znajdujący się w lewym górnym rogu ekranu. 

Limit urlopowy możesz sprawdzić w kilku miejscach: 1. Widget Limity urlopowe w Dashboardzie 2. Widok aplikacji ORG: LIMITY URLOPOWE 3. Dokument wniosku urlopowego - po kliknięciu przycisku LIMIT URLOPOWY z prawej strony górnej panelu.

Limity urlopowe można tworzyć z kilku poziomów: 1. Widok aplikacji ORG Otwórz aplikację ORG, wybierz widok LIMITY URLOPOWE i kliknij przycisk UTWÓRZ LIMIT URLOPOWY w górnym panelu po lewej stronie. Na liście wybierz odpowiednią osobę, dla której chcesz utworzyć wniosek. Zdefiniuj rok, dla którego wprowadzasz limity urlopowe. W kolumnie PRZYSŁUGUJĄCE wprowadź liczbę dni odpowiednią dla danego rodzaju urlopu. Jeżeli chcesz uzupełnić limity według godzin, kliknij na zakładkę GODZINY. Możliwość edycji godzin dotyczy tylko wybranych rodzajów urlopu. Gotowy dokument zatwierdź przyciskiem OK. 2. Dokument zatrudnienia Otwórz dokument zatrudnienia w aplikacji ORG, przełącz na  zakładkę DOKUMENTY i włącz TRYB EDYCJI przyciskiem w górnym panelu po lewej stronie. Aby dodać nowy limit kliknij + NOWY LIMIT URLOPOWY. W razie potrzeby skoryguj domyślnie wprowadzone ilości dni danych limitów i zatwierdź przyciskiem OK. 3. Działania masowe Otwórz aplikację SCP, najedź kursorem na przycisk OPERACJE w górnym panelu po lewej stronie i kliknij pozycję DZIAŁANIA MASOWE. W sekcji DOKUMENTY BĘDĄCE CELEM MODYFIKACJI wybierz DOKUMENTY LIMITÓW URLOPOWYCH PRACOWNIKÓW, akcję UTWÓRZ oraz rok, dla którego mają być stworzone limity. W sekcji WYBIERZ pracowników odnajdź na liście pracowników dla których chcesz u tworzyć limit. Na koniec kliknij przycisk WYKONAJ OPERACJĘ. Potwierdź zamiar utworzenia limitów przyciskiem TAK. Bardziej szczegółowe informacje znajdziesz w artykule: Tworzenie limitów urlopowych

Wniosek, który nie został zaakceptowany można wycofać z obiegu. W Dashboardzie, w komponencie MOJE DOKUMENTY w sekcji NIEOBECNOŚCI odnajdź właściwy wniosek i otwórz go.  Aby wycofać wniosek kliknij WYCOFAJ Z OBIEGU w górnym panelu po lewej stronie, wpisz uzasadnienie i zatwierdź przyciskiem OK  Zaznacz osobę, którą chcesz powiadomić o wycofaniu wniosku i zatwierdź klikając OK 

Jeżeli chcesz dokonać zmian w zaakceptowanym wniosku, odnajdź go W Dashboardzie, w komponencie MOJE DOKUMENTY na liście w sekcji NIEOBECNOŚCI i otwórz jednym kliknięciem. Zaakceptowane wnioski są oznaczane symbolem haczyka.  Aby dokonać zmian kliknij ZMODYFIKUJ WNIOSEK w górnym panelu po lewej stronie.   W sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU kliknij ZMODYFIKUJ. W tabelce MODYFIKACJA WNIOSKU popraw termin urlopu na właściwy.  UWAGA! Zmodyfikowany termin nie może wykraczać poza wstępnie zaakceptowany zakres! 

W celu wygenerowania Wniosku o odbiór nadgodzin, wybierz opcję UTWÓRZ WNIOSEK URLOPOWY z menu UTWÓRZ DOKUMENT w komponencie MOJE DOKUMENTY w Dashboardzie.   Na liście wyboru wskaż odpowiedni rodzaj absencji, w tym przypadku – Odbiór nadgodzin. Po wygenerowaniu wniosku system wyświetli listę nadgodzin możliwych do odbioru w wybranym zakresie czasowym. Jeśli wnioskujesz o odbiór całego dnia, przy pozycji ZAKRES zaznacz DNIOWY i wybierz dzień, którego wniosek ma dotyczyć. W przypadku odbiorów całodniowych system proponuje odebranie nadgodzin tzw. ŚREDNIO-TYGODNIOWYCH (z dopiskiem PRACA W DNIU WOLNYM). Jeżeli chcesz złożyć wniosek o odbiór kilku godzin (niepełnego dnia roboczego), w pozycji ZAKRES zaznacz wariant godzinowy i określ przedział godzin, którego ma dotyczyć. W takim przypadku system wyświetli nadgodziny dobowe. UWAGA: przy wyborze zakresu godzinowego na liście NIE wyświetlają się nadgodziny wypracowane w dniu wolnym. W pozycji NADGODZINY wyświetlana jest ilość godzin nadliczbowych dostępnych w danym okresie rozliczeniowym oraz ilość dni do odbioru przysługujących za pracę w dni wolne. Wniosek jest już gotowy i możesz go wysłać do akceptacji.

Nie, należy wycofać wniosek z obiegu a następnie go zmodyfikować. Odnajdź właściwy wniosek na liście w Dashboardzie w komponencie MOJE DOKUMENTY - sekcji NIEOBECNOŚCI i otwórz go.  Aby wycofać wniosek kliknij WYCOFAJ Z OBIEGU w górnym panelu z lewej strony,  wpisz uzasadnienie i zatwierdź przyciskiem OK 

----

Wniosek urlopowy oczekujący na akceptację można znaleźć w komponencie DOKUMENTY DO AKCEPTACJI (zakładka URLOPY) w Dashboardzie. lub w widoku DO AKCEPTACJI w aplikacji URLOPY

Zapisane wnioski urlopowe można znaleźć w komponencie MOJE DOKUMENTY - sekcja NIEOBECNOŚCI, w Dashboardzie lub w widokach aplikacji URLOPY.

Jeżeli chcesz złożyć wniosek w czyimś imieniu, podczas tworzenia wniosku kliknij link OSOBA WNIOSKUJĄCA w sekcji DANE PODSTAWOWE i wybierz osobę z listy.

Jeżeli chcesz usunąć (wycofać) zaakceptowany urlop, odnajdź go na liście w Dashboardzie w komponencie MOJE DOKUMENTY - sekcja NIEOBECNOŚCI i otwórz jednym kliknięciem. Zaakceptowane wnioski są oznaczane symbolem haczyka.  W otwartym dokumencie kliknij ZMODYFIKUJ WNIOSEK w górnym panelu po lewej stronie.  i kliknij przycisk USUŃ w sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU.  Zatwierdź zmianę klikając WYŚLIJ DO AKCEPTACJI. 

Nie możesz zaakceptować wniosku o urlop po rozliczeniu terminarza, ponieważ system wymaga, aby wszelkie zmiany dotyczące ewidencji czasu pracy (w tym wniosków urlopowych) były dokonywane jedynie w określonym czasie, przed zakończeniem fazy rozliczenia. Po zamknięciu tej fazy edycja kolumny ECP (Ewidencja Czasu Pracy) w terminarzu staje się niemożliwa zarówno dla użytkownika, jak i dla działu HR, aby zapewnić integralność danych i uniknąć błędów w rozliczeniach. Jeśli „ostateczna data zakończenia rozliczenia” widniejąca w systemie jest datą przyszłą w stosunku do dnia bieżącego, użytkownik może sam cofnąć terminarz do fazy rozliczenia i wprowadzić niezbędne zmiany. W takim przypadku przy dacie zakończenia rozliczenia pojawia się odpowiedni przycisk umożliwiający cofnięcie fazy rozliczenia. Jednakże, jeśli ta data została już przekroczona, użytkownik traci możliwość cofnięcia terminarza i edycji danych. Wówczas jedynie dział HR ma uprawnienia do cofnięcia terminarza do fazy rozliczenia i wprowadzenia zmian. Dział HR może wydłużyć datę zakończenia rozliczenia lub cofnąć terminarz do poprzedniej fazy, aby umożliwić edycję danych w kolumnie ECP, co pozwala na ponowne zakończenie fazy rozliczenia po dokonaniu poprawek. Warto zaznaczyć, że po zakończeniu fazy rozliczenia, nawet dział HR nie ma możliwości edycji ewidencji czasu pracy, jeśli nie cofną terminarza do odpowiedniej fazy. Dlatego, jeśli zauważysz, że data zakończenia rozliczenia już minęła, a chcesz zaakceptować wniosek o urlop lub wprowadzić inne zmiany, musisz skontaktować się z działem HR, który ma możliwość przywrócenia terminarza do fazy rozliczenia.

Dostępne opcje widoku kalendarza w aplikacji URLOPY to: Moje - Podstawowa opcja dostępna dla każdego użytkownika, która wyświetla tylko i wyłącznie wnioski urlopowe zalogowanego użytkownika.  Według uprawnień - Także podstawowa opcja, która pokazuje wszystkie wnioski urlopowe, do których użytkownik ma dostęp (zarówno te, które zatwierdził, jak i te, w których został wskazany jako osoba informowana). Według struktury - Dodatkowa opcja dostępna tylko dla użytkowników, którym uprawnienia zostały nadane przez administratora systemu. Umożliwia wyświetlanie wniosków urlopowych według elementów struktury organizacyjnej (np. Dział, Wydział, Sekcja, Zespół, Podzespół). Użytkownik może wybrać konkretne elementy struktury, aby zobaczyć wnioski związane z wybranymi działami lub zespołami. Konfiguracja - Sekcja umożliwiająca parametryzację wyświetlanych danych, w tym zakresu i sposobu prezentacji na kalendarzu. Obejmuje m.in. możliwość zmiany widoczności weekendów, dokumentów nieobecności (np. chorobowych, delegacji), a także dostosowanie kolorystyki wyświetlanych wniosków według rodzaju nieobecności lub struktury organizacyjnej. Opcje te pozwalają użytkownikowi na elastyczne dostosowanie widoku kalendarza, w zależności od jego uprawnień oraz preferencji dotyczących prezentacji danych.

Aby wyświetlić na kalendarzu urlopy innych pracowników, należy skorzystać z opcji „Według uprawnień” lub „Według struktury”, w zależności od posiadanych uprawnień: Według uprawnień – Jest to podstawowa opcja dostępna dla każdego użytkownika, która wyświetla wszystkie wnioski urlopowe, do których użytkownik ma dostęp. Może obejmować wnioski zaakceptowane lub takie, w których użytkownik został wskazany jako osoba informowana. Według struktury – To dodatkowa opcja dostępna dla użytkowników, którym administrator systemu nadał odpowiednie uprawnienia. Umożliwia wyświetlanie wniosków urlopowych dotyczących elementów struktury organizacyjnej, takich jak Dział, Wydział, Sekcja, Zespół lub Podzespół.   Dzięki tym opcjom możesz elastycznie dostosować zakres danych prezentowanych na kalendarzu, w zależności od swoich uprawnień oraz elementów struktury organizacyjnej, do których masz dostęp.