SCP

W ramach aplikacji SCP dostępne są następujące widoki:

MIESIĄC – zestaw widoków służących do prezentacji danych podzielonych na poszczególne miesiące.

Ponadto można wybrać podkategorie, według których zostaną posegregowane i wyświetlone grafiki:

ZESTAWIENIA – Zestaw widoków służących do tworzenia i przeglądania dokumentów nieobecności wg różnych kryteriów

ZATWIERDZENIA – widok przedstawia terminarze na różnych etapach obiegu

NIEOBECNOŚCI – zestaw widoków sortujących dokumenty nieobecności; otwarcie widoku powoduje przeniesienie do aplikacji ORG, w której dokumenty są przechowywane

WNIOSKI – widoki wniosków dotyczących terminarzy

KOFIGURACJA – widoki zawierające konfigurowalne szablony raportów

GRAFIK WSPÓŁDZIELONY – widok wyświetlający grafiki według uprawnień nadanych użytkownikowi. Więcej o grafiku współdzielonym przeczytasz w: Grafiki współdzielone

Dane prezentowane w terminarzu można wyświetlać w wielu płaszczyznach. W celu przełączania sposobu prezentacji danych korzystamy z przycisków zdefiniowanych obok nazwy działu. 

a. Planowane 

Zakładka planowane prezentuje dane związane z Rozkładem Czasu Pracy czyli planem pracy danego pracownika. Dane te można prezentować na trzy sposoby:  

– Planowane godziny – widok prezentuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy 

– Planowane reguły – widok prezentuje symbole reguł czasu pracy 

– Planowane czas pracy – widok prezentuje czas pracy 

b. Zakwalifikowane 

Zakładka zakwalifikowane prezentuje dane związane z Ewidencją Czasu Pracy czyli faktycznie przepracowanymi godzinami. Dane te można prezentować na dwa sposoby:

– Zakwalifikowane godziny – widok prezentuje godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. 

– Zakwalifikowane czas pracy – widok prezentuje przepracowany czas pracy. 

c. Plan/Zakwalifikowanie 

Zakładka plan/zakwal prezentuje zestawienie danych z planu jak i czasu faktycznie przepracowanego. W górnej części mamy plan, a w dolnej ewidencję. Dodatkowo, na widoku tym oznaczane są różnice pomiędzy planem, a realizacją za pomocą znaku trójkąta. Wierzchołek trójkąta wskazuje, która wartość jest większa czyli czy doszło do nadpracowania lub niedopracowania. 

Dane te można prezentować na dwa sposoby: 

– Plan/zakwal godziny – widok prezentuje zestawienie planu w stosunku do ewidencji ze wskazaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. 

– Plan/zakwal czas pracy – widok prezentuje zestawienie planu w stosunku do ewidencji ze wskazaniem czasu pracy. 

d. Podsumowanie 

Niezależnie od sposobu prezentacji danych na widoku, możemy włączyć podsumowanie godzin zaplanowanych/zrealizowanych w danym dniu oraz tygodniu. Dane te pojawiają się pod ostatnim terminarzem w dziale. Suma prezentuje rodzaj godzin, który został wskazany w sposobie prezentacji danych. W poniższym przykładzie mamy podsumowanie z podziałem na plan i ewidencję. 

e. Okres rozliczeniowy 

Po zaznaczeniu tej opcji, w kolumnie NCP i RCP pojawiają się wartości dotyczące całego okresu rozliczeniowego. Jeśli pojawi się rozbieżność pomiędzy NCP a RCP wówczas kolumna RCP podświetli się na inny kolor.  

Po zakończeniu planowania terminarza przedostatniego w ramach okresu rozliczeniowego, nastąpi przeliczenie ostatniego terminarza oraz zapalenie błędu rozbieżności rozkładu czasu pracy w stosunku do normy w ramach okresu rozliczeniowego. 

Sortowanie listy pracowników

Aby przesortować listę pracowników ze względu na wybrany parametr, najedz na nagłówek PRACOWNIK.

Spowoduje to rozwinięcie się listy. Wskaż na niej, wg którego parametru ma być posortowana lista. Lista pracowników jest sortowana numerycznie/alfabetycznie. Strzałka skierowana w górę oznacza, że wartości są rosnące (0-9… / A…Z).

Aby zmienić kierunek strzałki i wartości na malejące, kliknij jeszcze raz w wybraną pozycję.

Ustawienia listy sortowania są zapisywane w pamięci przeglądarki. Po kolejnym zalogowaniu ustawienia będą takie same.

Przy pracownikach wyświetlona jest kategoria sortowania wybrana z listy.

Wyjątkiem są cztery pierwsze kategorie, z których dane są wyświetlane każdorazowo. W takiej sytuacji pod danymi pracownika wyświetla się nazwa jego stanowiska.

Sortowanie danych w kolumnie dnia

Aby posortować dane, najedź kursorem na nagłówek kolumny dnia i wybierz z listy SORTUJ WG.

Możesz wybrać sortowanie wg godziny rozpoczęcia lub godziny zakończenia pracy. Tak jak w przypadku sortowania listy pracowników strzałka skierowana w górę oznacza wartości rosnące (godzina pracy rozpoczęcia/zakończenia od najwcześniejszej do najpóźniejszej) a skierowana w dół – malejące.

Posortowana kolumna jest oznaczona na niebiesko. Można mieć posortowaną tylko jedną kolumnę na raz.

Sortowanie dotyczy każdego sposobu wyświetlania godzin:

Dane są sortowane wg konkretnej kolejności:

1. reguła z podanymi godzinami (standardowa lub widełkowa z określonym zakresem godzin rozpoczęcia pracy)
2. reguła widełkowa bez podanych godzin
3. dzień bez wskazanej reguły
4. dzień wolny
5. nieobecność
6. brak zatrudnienia w danym dniu

Ukrywanie danych w kolumnie dnia

Aby ukryć konkretne komórki w kolumnie dni, najedź na nagłówek kolumny dnia. Możesz ukryć kafelki z nieobecnościami, dni wolne, pracujące i niezaplanowane.

Wybrany typ danych do ukrycia jest oznaczony skreślonym okiem, a kolumna dnia oznaczona na czerwono.

Można ukryć kilka typów danych na raz.

Zaznaczanie danych w kolumnie dnia i w wierszu

Jeżeli chcesz zaznaczyć komórki z konkretnymi danymi przypisanymi do dnia, kliknij ZAZNACZANIE KOMÓRKI.

Najedź na nagłówek kolumny dnia. Z rozwiniętej listy wybierz ZAZNACZ i wskaż jakiego typu komórki chcesz oznaczyć.

Aby zaznaczyć konkretne dane z wiersza najedź kursorem na kwadracik w wierszu danego pracownika i wybierz z listy które komórki mają zostać zaznaczone.

Wyszukiwarka w kolumnie PRACOWNIK

Aby skorzystać z wyszukiwarki pracowników w kolumnie PRACOWNIK, kliknij ikonę lupki.

Rozwinie się pole do wpisania danych, po których chcesz wyszukać pracownika/pracowników. Możesz filtrować po: imieniu i nazwisku, HR ID, stanowisku.

Grafiki współdzielone są narzędziem ułatwiającym udostępnianie grafików użytkownikom w zorganizowany i efektywny sposób. W zależności od uprawnień, każdy użytkownik może widzieć grafiki swoje i współpracowników. Dają możliwość indywidualnego skonfigurowania dostępności grafików konkretnych osób, bądź grup określonych ze względu na przypisanie do konkretnej struktury, takich jak: działy, wydziały, stanowiska itp. W razie potrzeby można również skonfigurować widoczność elementów: normy czasów pracy, czasu rzeczywistego, ewidencji czasu pracy, kodów nieobecności, form wykonywanej pracy, alertów oraz podsumowania okresu rozliczeniowego.

W celu uruchomienia “Grafików współdzielonych” przejdź do aplikacji SCP i z listy dostępnych widoków wybierz Grafik współdzielony.

Domyślnie system wyświetla grafiki za bieżący miesiąc oraz jeden wstecz i jeden w przyszłość. Aby zmienić ten domyślny zakres czasowy wyświetlanych grafików, kliknij w daty.

W sekcji ZAKRES wybierz początek oraz koniec zakresu.

Zatwierdź przyciskiem OK.

W rezultacie wyświetlą się grafiki ułożone na wybrany zakres czasowy.

ZAKRES DANYCH
Aby zobaczyć grafiki swoich współpracowników, należy kliknąć wartość w polu ZAKRES DANYCH.

Aby zobaczyć grafiki swoich podwładnych, wybierz PODWŁADNI i zatwierdź przyciskiem OK.

Aby zobaczyć grafiki wybranych pracowników, do których masz uprawnienia, wybierz WG PRACOWNIKÓW.

Jeżeli chcesz wyświetlić grafiki wszystkich pracowników do których masz uprawnienia, zaznacz pozycję WSZYSCY i zatwierdź przyciskiem ok.

Jeżeli ma wyświetlić grafiki tylko wybranych pracowników, kliknij WYBRANI PRACOWNICY,

wybierz pracowników i zatwierdź.

Jeśli chcesz wyświetlić grafiki wg struktury kliknij WEDŁUG STRUKTURY i wskaż wybrane parametry, takie jak DZIAŁ, WYDZIAŁ, SEKCJA, ZESPÓŁ i PODZESPÓŁ.

UWAGA: dostępność parametrów zależy od nadanych uprawnień. Więcej o nadawaniu uprawnień przeczytasz w artykule: Nadawanie uprawnień

SPOSÓB PREZENTACJI DANYCH

W razie potrzeby możesz zmienić sposób wyświetlania grafików. Kliknij na sposób prezentacji danych,

wybierz z listy odpowiednią pozycję wg której dane będą kategoryzowane na widoku.

Grafiki będą wyświetlane według podanego sposobu.

Uwaga:

Jeśli nie posiadasz uprawnień do Grafików współdzielonych, skontaktuj się ze swoim Działem HR.

Funkcjonalność jest dostępna również w aplikacji mobilnej: Grafiki

W dokumencie schematu uprawnień możesz skonfigurować uprawnienia do podglądu grafików dla wszystkich osób przypisanych do tego schematu. Wyjątki od schematu ustawia się w indywidualnych uprawnieniach użytkownika.

Dostęp do terminarzy pracowników przypisanych do poszczególnych elementów struktury (DZIAŁ, WYDZIAŁ itd) definiuje się w zakładce GRAFIK WSPÓŁDZIELONY.

W pierwszym kroku wybierz jedną z dwóch głównych opcji wyświetlania.

Jeżeli chcesz uwidocznić grafiki konkretnych osób wybierz WG PRACOWNIKÓW,

oznacz WSZYSCY, lub kliknij WYBRANI PRACOWNICY, oznacz odpowiednich pracowników i zatwierdź przyciskiem OK.

Aby udostępnić grafiki pracowników przypisanych do konkretnych elementów struktury oznacz WG STRUKTURY. Rozwinie się lista dostępnych elementów struktury.

Oznaczenie opcji UŻYTKOWNIKA w sekcji DZIAŁY, spowoduje, że użytkownik będzie widział grafiki osób przypisanych do tego samego działu co użytkownik.

Aby wybrać dostęp do grafików osób przypisanych do innych działów i oznacz INNE.

Podobnie jak przy wyborze pracowników, możesz oznaczyć WSZYSTKIE działy,

lub kliknąć WYBRANE DZIAŁY,

wybrać odpowiednie pozycje i zatwierdzić przyciskiem OK.

Analogicznie możesz ustawiać widoczność wg pozostałych elementów struktury.

OPCJE WYŚWIETLANIA ELEMNTÓW TERMINARZY

Możesz również przydzielić/ograniczyć widoczność różnych elementów grafiku. Rozwiń sekcję terminarze i oznacz elementy, które mają być widoczne.

Norma czasu pracy – okres, w jakim pracownik jest obowiązany pozostawać do dyspozycji pracodawcy w obrębie każdej doby i tygodnia pracy

Ewidencja czasu pracy – zaewidencjonowane dni i godziny

Czas rzeczywisty – rejestracja rzeczywistego czasu pracy, bazującego na odbiciach rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy

Kody nieobecności – wskazują na typy nieobecności w danym dniu

Formy wykonywanej pracy – wskazują na formy wykonywanej pracy w danym dniu

Alerty – wskazują różne nieprawidłowości

Podsumowanie okresu rozliczeniowego – podsumowanie wszystkich godzin normy czasu pracy oraz planu czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym

Gotowe ustawienia potwierdź przyciskiem OK, zapisz

i UAKTUALNIJ SCHEMATY PRACOWNIKÓW.

Wybierz które elementy mają zostać uaktualnione. W tym wypadku jest to WIDOK GRAFIKU WSPÓŁDZIELONEGO. Możesz go zaktualizować, co wprowadzi nowe ustawienia, do tych skonfigurowanych wcześniej, lub zresetować, co wprowadzi całe ustawienia na nowo.

Podobnie wygląda dodawanie indywidualnych uprawnień użytkownika. Pamiętaj, by móc ustawić indywidualne uprawnienia, należy najpierw otworzyć kłódkę WYJĄTEK SCHEMATU.

UWAGA! Ustawienia indywidualne nie wykluczają ustawień ze schematu.

Aplikacja SSC Master SCP umożliwia planowanie terminarzy pracy poszczególnych pracowników „ręcznie” lub przypisując do pracownika odpowiednie schemat reguł harmonogramu. 

• 2.1 Generowanie terminarza ręcznie
• 2.3 Planowanie czasu pracy
• 2.5 Prezentacja alertów i błędów planowania czasu pracy
• 2.6 Planowanie nieobecności
• 2.7 Modyfikacja planu pracy w dniach z absencjami limitowanymi
• 2.8 Prośby pracownicze
• 2.9 Forma wykonywanej pracy
• 2.10 Praca zdalna
• 2.11 Zakończenie edycji planu terminarza

Jeśli pracownik  w swoim dokumencie zatrudnienia nie ma przypisanego odpowiedniego schematu, wówczas terminarz należy wygenerować „ręcznie” i odpowiednio zaplanować czas pracy.  

W celu wygenerowania terminarzy dla poszczególnych pracowników w widoku startowym klikamy na przycisk . 

Następnie z listy wyboru wskazujemy pracowników dla których chcemy wygenerować poszczególne terminarze. Po zaznaczeniu poszczególnych pracowników klikamy przycisk OK.  

W następnym kroku wybieramy przedział czasowy (data początku i końca) dla którego mają  zostać wygenerowane terminarze oraz wybieramy przycisk UTWÓRZ NOWY TERMINARZ. 

Nowo utworzone terminarze pojawią się na odpowiednich widokach i oczekują na odpowiednie zaplanowanie. W przypadku przypisania pracownikowi odpowiedniego schematu reguł harmonogramu, terminarze zostaną wygenerowane automatycznie, zgodnie z przypisaną regułą. 

W przypadku braku wskazania schematu reguł, wygenerowane terminarze będą wymagały rozplanowania poszczególnych dni pracy. 

Nowe dokumenty pojawią się na widoku po jego odświeżeniu za pomocą ikonki lub po ponownym jego wybraniu z listy widoków.  

W przypadku gdy przypiszemy odpowiedni schemat reguł w dokumencie zatrudnienia, wówczas system samodzielnie będzie generował terminarze z jednomiesięcznym wyprzedzeniem.  

Schematy i odpowiednie reguły czasu pracy mogą być tworzone przez administratora systemu. Możemy tworzyć reguły w cyklu tygodniowym lub dniowym. Dostęp do tworzenia reguł będzie możliwy dla administratora systemu. 

W przypadku wygenerowania terminarza pracy dla pracownika, który ma przypisany schemat reguł, istnieje możliwość naniesienia zmian i modyfikacji, poprzez odpowiednie działania na widoku lub bezpośrednio w terminarzu. 

W przypadku wygenerowania terminarza dla osób bez przypisanego schematu, należy ręcznie rozplanować czas pracy. 

W celu wprowadzenia planu pracy należy wybrać przycisk „Zaznacz komórki”, kolejno zaznaczamy odpowiedni dzień lub dni w celu zaplanowania czasu pracy i klikamy na przycisk „Edytuj terminarze”. 

W oknie dialogowym możemy wybrać jeden z 3 możliwych wariantów uzupełnienia danej komórki. 

– Reguły czasu pracy 

W pierwszej zakładce możemy wybrać jedną z zdefiniowanych reguł czasu pracy. Każda reguła ma przypisany swój symbol, kolor oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia.  

Po wybraniu reguły zostaje ona wpisana do danej komórki / komórek i prezentowana jest w następujący sposób. 

– Dni wolne od pracy 

W drugiej zakładce możemy zaplanować dzień wolny od pracy.  

Po wybraniu dnia wolnego, zostaje on wpisany do danej komórki / komórek i jego symbol jest prezentowany w następujący sposób. 

– Czas pracy 

W ostatniej zakładce możemy zaplanować czas pracy w dowolnych godzinach bez wskazywania reguły czasu pracy.  

Po wskazaniu odpowiednich godzin czasu pracy dane zapisują się do terminarza, a wskazana komórka będzie zawsze miała kolor szary.  

W widoku prezentacji reguły komórki takie mają zawsze symbol „BR” 

Jeśli dokonujemy modyfikacji godzin rozpoczęcia/zakończenia w komórce, w której została wskazana jakaś regułą czasu pracy, wówczas kolor pozostanie taki jak miała pierwotna reguła a przy jej symbolu pojawi się dodatkowa znak „*”. 

– Planowanie na widoku godzinowym 

System dodatkowo umożliwia planowanie czasu pracy w układzie godzinowym. W celu przełączenia się na widok godzinowy, klikamy na przycisk „Widok godzinowy”. Na widoku tym można przesuwać poszczególne bloki czasu pracy, rozszerzać je lub zwężać czas pracy oraz wskazywać konkretne reguły czasu pracy. 

Na etapie planowania czasu pracy aplikacja podpowiada i alertuje niedozwolone sytuacje. Alerty i podpowiedzi są prezentowane na widoku z terminarzami. W momencie zatwierdzenia i zakończenia etapu planowania czasu pracy użytkownik musi tak zmodyfikować terminarze aby nie pojawiły się żadne alerty. Po zakończeniu etapu planowania, system nie pozwoli wprowadzić zmian, które będą zawierały jakieś błędy w regułach kodeksowych.   

Alerty są realizowane w kilku grupach funkcyjnych: 

a. Reguły kodeksowe 

W przypadku złamania tzw. reguły kodeksowej w danej komórce lub grupie komórek pojawia się znak  oraz po przesunięciu kursorem na alert – informacja czego dotyczy.  

UWAGA: Reguły kodeksowe są weryfikowane tylko i wyłącznie dla kategorii zaszeregowania „pracownik”. Nie dotyczą zleceniobiorców. 

W aplikacji weryfikowane są następujące warunki: 

– Maksymalna ilość godzin pracy w ciągu doby wynosi 12. 

– Minimalna ilość godzin wypoczynku w ciągu doby wynosi 11. 

– Minimalna ilość ciągłego wypoczynku w ciągu kolejnych 7 dni wynosi 35 godzin. 

– Minimalna ilość wolnych niedziel w ciągu kolejnych czterech tygodni wynosi 1. 

– Naruszenie doby pracowniczej 

Alerty prezentowane są z poziomu konkretnego terminarza. 

lub bezpośrednio na widoku grafików. 

b. Rozbieżność Rozkład Czasu Pracy (RCP) z Normą Czasu Pracy (NCP) 

Aplikacja weryfikuje, czy planowany Rozkład Czasu Pracy (RCP) jest zgodny z Normą Czasu Pracy (NCP). W przypadku wystąpienia rozbieżności zostanie oznaczona kolorem kolumna z NCP na widoku. 

Kolumna zostanie pokolorowana w przypadku spełnienia jednego z poniższych warunków: 

– Ilość godzin RCP > Ilości godzin NCP 

– Ilość godzin RCP < Ilości godzin NCP 

– Ilość dni RCP > Ilości dni NCP 

Alert jest informacyjny nie powoduje blokady terminarzy i grafików. 

UWAGA: Ten rodzaj alertu jest prezentowany tylko i wyłącznie dla kategorii zaszeregowania „pracownik”. Nie dotyczy zleceniobiorców i innych które zdefiniujemy w systemie. 

c. Niezaplanowane dni 

Aplikacja weryfikuje, czy wszystkie dni zostały zaplanowane. Konieczna jest klasyfikacja dni albo jako praca albo dzień wolny. W przypadku wystąpienia dni, które nie zostały jeszcze zaplanowane przed kolumną NCP pojawi się komunikat  . Po najechaniu na niego pojawi się informacja o pojawieniu się dni, w których nie została wskazana odpowiedni reguła czasu pracy/dnia wolnego/nieobecności.  

Jeśli dokonaliśmy już rozplanowania całego miesiąca i brakujące dni to dni wolne, wówczas możemy skorzystać z opcji autouzupełniania dniami wolnymi. Należy kliknąć na komunikat, który spowoduje uzupełnienie wszystkich dni bez reguły dniami wolnymi i zniknięciem ikonki alertu. 

 UWAGA: Ten rodzaj alertu jest prezentowany dla każdej kategorii zaszeregowania, zatem zarówno dla pracowników jak i zleceniobiorców warunek będzie sprawdzany.  

d. Alert zbiorczy 

W przypadku wystąpienia jednego z powyższych trzech rodzajów alertu (reguły kodeksowe, rozbieżność RCP z NCP, niezaplanowane dni), przed kolumną NCP pojawi się komunikat  po najechaniu na niego pojawi się informacja zbiorcza o błędach, które wystąpiły w terminarzu.

Okno to ułatwi kontrolę poprawności rozplanowania terminarza w jednym miejscu i zapobiegnie ewentualnemu przeoczeniu błędów, które wystąpiły w terminarzu. Tylko terminarze, które nie posiadają tego alertu (takie, które są poprawnie zaplanowane) mogą zakończyć etap planowania. 

W SSC Master występują dwie grupy nieobecności: 

a. Nieobecności urlopowe 

W przypadku implementacji aplikacji SSC Master Urlopy, wnioski urlopowe są tworzone bezpośrednio w aplikacji SSC Master Urlopy. Szczegółowy opis tworzenia i procesowania wniosków urlopowych został opisany w rozdziale Wnioski Urlopowe. 

b. Nieobecności chorobowe i inne  

Nieobecności chorobowe będą wprowadzane bezpośrednio w systemie SSC Master SCP przez dział HR lub będą importowane bezpośrednio z systemu ZUS eZLA.  

W celu zaplanowania nieobecności pracownika „ręcznie”, przechodzimy na widok Nieobecności i wybieramy przycisk Nowa nieobecność. 

W następnym kroku wskazujemy osobę dla której chcemy utworzyć nieobecność 

Pojawi się dokument nieobecności, w którym należy uzupełnić szczegółowe dane. 

Rodzaj nieobecności (Kod nieobecności)  

oraz termin nieobecności. W przypadku nieobecności całodniowej, będą dostępne jedynie pola do wprowadzenia dat nieobecności, a w przypadku godzinowej – określenie konkretnych godzin trwania nieobecności. 

Po poprawnym zapisaniu nieobecności, utworzy się dokument nieobecności, a informacja o planowanej nieobecności zostanie przeniesiona do terminarza pracy danego pracownika i wyświetlona na widoku. 

Lista wszystkich nieobecności pracownika (chorobowych i urlopowych) dostępna jest na widoku z nieobecnościami, z możliwością prezentowania danych po różnych kryteriach. 

W aplikacji SSC Master mogą zostać włączone dodatkowe mechanizmy weryfikujące podczas tworzenia absencji chorobowych: 

– Alerty informujące o chorobie trwającej powyżej 30 dni (do badań kontrolnych) 

Podczas wprowadzania absencji chorobowej, jeśli długość absencji jest większa niż 30 dni wówczas pojawi się alert o chorobie trwającej dłużej niż 30 dni. Ważne aby była ciągłość i absencja z oznaczonym typem „absencji chorobowej”. 

Alert dotyczy tylko wybranych kodów absencji chorobowych.  

– Alert o zbliżającym się terminie zakończenia okresu zasiłkowego  

Podczas tworzenia absencji chorobowych zliczamy wszystkie występujące w ciągu bez przerwy oraz te, w których przerwa jest krótsza niż 60 dni. Jeśli przekroczymy 120 dni trwania absencji to wyświetlany jest komunikat „zbliża się zakończenie okresu zasiłkowego”. Alert dotyczy tylko wybranych kodów absencji chorobowych.  

W przypadku wprowadzania nieobecności chorobowej nie jest wymagane istnienie grafiku czasu pracy pracownika, w przeciwieństwie do wniosku urlopowego, który można utworzyć wyłącznie jeśli istnieje grafik pracownika na określony we wniosku okres urlopu. 

Dodawanie nieobecności z poziomu terminarza

Aby dodać nieobecność, otwórz wybrany dokument na zakładce oznaczonej znakiem zapytania (kafelek po lewej stronie).

Najedź kursorem na pole w kolumnie NIEOBECNOŚCI, aż pojawi się ikona plusa. Kliknij ją.

Jeżeli terminarz był trybie edycji, wyświetli się komunikat z zapytaniem. Zatwierdź.

Z wyświetlonej listy wybierz odpowiednią nieobecność i zatwierdź przyciskiem OK

Wprowadź dane dotyczące nieobecności. Możesz zmienić datę, godziny, oraz dodać komentarz i załącznik. Zatwierdź wprowadzone dane

Nieobecność pojawi się w terminarzu.

Modyfikacja planu pracy w dniach w których zostały już wprowadzone absencje limitowane (urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie oraz opieka na dziecko) jest dostępna dla osób posiadających odpowiednie uprawnienia. 

Uprawnienia do modyfikacji  

W celu nadania użytkownikowi uprawnień do modyfikacji planu pracy w dniach, w których znajdują się zaplanowane absencje chorobowe lub urlopowe, należy w ustawieniach uprawnień użytkownika w aplikacji SCP włączyć odpowiednią opcję. 

W zależności o wybranej opcji, użytkownik będzie posiadał uprawnienia do modyfikacji dni w których zostały zaplanowane absencje chorobowe, urlopy lub opieka na dziecko. W przypadku braku włączonej żadnej z powyższych opcji, modyfikacja dnia jest niedostępna. 

Modyfikacja planu pracy 

W celu zmodyfikowania dnia pracy, w którym została zaplanowana już absencja np. urlopowa, klikamy na przycisk „Zaznacz komórki” a następnie wskazujemy konkretny dzień, w którym chcemy dokonać modyfikacji. 

W kolejnym kroku klikamy na  przycisk „Edytuj terminarze” i wybieramy sekcję „Rozkład czasu pracy”, zgodnie z poniższym zdjęciem.  

Następnie pojawi się lista reguł, które można wskazać i wybrać w celu zmodyfikowania czasu pracy. W zależności od uprawnień, możemy mieć dodatkowo dostęp do zakładek: Reguły czasu pracy, Czas pracy, Dni wolne od pracy, Wyczyść zawartość.  

Ta sama operacja może zostać wykonana bezpośrednio z dokumentu terminarza, wówczas będąc w trybie edycji klikamy na konkretny dzień i z listy wybieramy odpowiednią opcję.  

Po wskazaniu odpowiedniej reguły lub „ręcznej” zmianie godzin czasu pracy, system sprawdza czy taka zmiana może zostać wykonana, a w szczególności weryfikowane jest czy dostępna jest wystarczająca ilość limitu urlopowego, na wypadek gdyby plan pracy był wydłużany w danym dniu w stosunku do pierwotnego zakresu.  W przypadku wystąpienia okoliczności, uniemożliwiających wykonanie takiej operacji, użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie stosownym komunikatem. 

Każda wykonana operacja zmiany planu powoduje przeliczenie limitu urlopowego pracownika, przeliczenie ilości godzin w dokumencie nieobecności oraz w dokumencie wniosku urlopowego (o ile został uruchomiony workflow urlopowy). Wszystkie wykonane operacje zmiany powodują odpowiednie zapisy w historii modyfikacji odpowiednich dokumentów: 

a. W limicie urlopowym 

b. W dokumencie nieobecności 

c. W dokumencie wniosku urlopowego 

d. W danym dniu w terminarzu 

UWAGA: 

W przypadku gdy chcemy wykonać zmianę planu pracy w grafikach, w których zakończona została faza planowania, a zmiana spowodowałby wystąpienie błędu reguły kodeksowej (np. za mała/duża ilość rozplanowanych godzin w stosunku do normy w danym miesiącu/okresie rozliczeniowym), wówczas takie zmiany należy wykonać z poziomu edycji terminarza pracownika a nie z widoku grafików. 

W celu umożliwienia pracownikowi możliwość zgłaszania informacji na temat swojej dostępności, została uruchomiona funkcjonalność zgłaszania tzw. „próśb pracowniczych”. 

Każdy pracownik ma możliwość zgłoszenia swojej dyspozycyjności, które mogą być uwzględnione przez przełożonego podczas planowania grafiku na konkretny miesiąc. Prośby takie powinny być wprowadzone do systemu z odpowiednim wyprzedzeniem, przed rozpoczęciem planowania grafiku przez przełożonego. 

W celu zarejestrowania prośby pracowniczej logujemy się do systemu SSC Master i otwieramy dokument terminarza na dany miesiąc. Na pasku nawigacyjnym wybieramy przycisk .

Po wybraniu przycisku otwiera się tabelka, w której możemy zdefiniować naszą dyspozycyjność na cały dany miesiąc. Przyciskiem „+” dodajemy kolejne wiersze w tabeli. 

W poszczególnych kolumnach tabeli uzupełniamy następujące dane: 

Dzień – definiujemy datę dla której chcemy określić naszą niedostępność, 

Cały dzień – zaznaczamy, jeśli chcemy zaznaczyć naszą niedostępność dla całego wskazanego dnia, 

Zakres – wprowadzamy zakres godzinowy, jeśli chcemy określić niedostępność w konkretnym przedziale godzinowym, 

Rodzaj – wskazujemy rodzaj dyspozycyjności, domyślnie jest niedostępny z możliwością zmiany na dostępny. 

Uwaga Jeśli chcemy wprowadzić naszą niedostępność w dwóch przedziałach godzinowych w ciągu dnia np. od 08:00 – 10:00 oraz od 18:00 – 20:00, wówczas wskazujemy rodzaj na dostępny oraz określamy przedział dostępności czyli 10:00 – 18:00. Tak jak na poniższym zdjęciu.  

W takim przypadku, wszystkie godziny poza wskazany przedział dostępności są automatycznie traktowane jako niedostępne. 

Prośby pracownice wprowadzone na dany dzień wyświetlane są w każdym wierszu i sygnalizowane są odpowiednimi ikonkami. 

Prośby pracownice można wprowadzać „pojedynczo” w każdym dniu, w tym celu wystarczy wskazać konkretny wiersz w terminarzu i kliknąć na ikonkę „+”. 

Wówczas definiujemy naszą dyspozycyjność tylko dla konkretnego dnia. 

Usunięcia wprowadzonej dyspozycyjności, podobnie jak jej wprowadzenia, możemy dokonać na dwa sposoby: 

– z poziomu konkretnego dnia 

Klikamy na ikonkę informującą o wprowadzonej prośbie pracowniczej a następnie wybieramy przycisk Usuń. 

– z tabeli zbiorczej prośby pracownicze 

Klikamy na ikonkę znajdującą się na pasku przycisków i usuwamy konkretny wiersz z tabeli.

Prośby pracownicze mogą być rejestrowane wyłącznie przez pracownika z odpowiednim wyprzedzeniem. Informacja o dacie granicznej, znajduje się w oknie prezentującym listę próśb zgodnie z poniższym zdjęciem.  

Prośby pracownicze są prezentowane na godzinowym widoku terminarzy. W celu ich wyświetlenia wybieramy przycisk Prośby pracownicze. 

Czas niedostępności pracownika oznaczany jest na widoku w poniższy sposób. 

Przykładowy grafik działu z prezentowanymi prośbami pracowniczymi wygląda następująco. 

UWAGA: Istnienie prośby pracowniczej na dany dzień, nie ma wpływu na możliwość zaplanowania danego dnia zgodnie z potrzebami przełożonego. Jest to tylko i wyłącznie informacja, która może, ale nie musi być uwzględniona przez przełożonego. 

W ramach konkretnych uzgodnień kontraktowych oraz w oparciu o obowiązujące regulacje prawne możliwe jest świadczenie pracy w różnych formach. Jeśli pojawi się potrzeba, by tymczasowo lub okresowo zmienić ramowo ustaloną formę pracy – należy ją zgłosić przy pomocy odpowiedniego wniosku. Dopuszczalne formy świadczenia pracy zależą od trybu zatrudnienia oraz innych ustaleń w Twojej organizacji. Szczegółową informację o dostępnych dla Ciebie i Twojego zespołu formach świadczenia pracy uzyskasz w swoim dziale HR. Pamiętaj, że w każdym przypadku niezbędna jest akceptacja wnioskowanych przez Ciebie zmian formy pracy

Forma wykonywanej pracy może być wprowadzona w dokumencie terminarza lub w widoku grafików.

1. Terminarz

W celu wprowadzenia formy wykonywanej pracy w terminarzu, wystarczy zaznaczyć konkretny dzień i wskazać jedną z poniższych opcji:  

Jeśli planujemy czas pracy, wybieramy konkretną regułę czasu pracy a z rozwijanej listy możemy wskazać dostępną dla tej reguły, formę wykonywanej pracy. Na liście pojawią się tylko dostępne dla danej reguły, formy wykonywanej pracy. 

Innym sposobem na wskazanie dla danego dnia/dni konkretnej formy wykonywanej pracy to skorzystanie z zakładki FORMY WYKONYWANEJ PRACY znajdującej się w oknie modyfikacji czasu pracy.  

Jeśli grafik jest już rozplanowany, a chcemy jedynie dodać/zmienić formę wykonywanej pracy, wówczas na wskazanym dniu pracy, przechodzimy na zakładkę FORMY WYKONYWANEJ PRACY i z dostępnej listy wskazujemy odpowiednią pozycję z listy. Na liście znajdują się tylko te formy wykonywanej pracy, które są dozwolone do wyboru dla zaznaczonej reguły czasu pracy.  

UWAGA: Jeśli zaznaczymy więcej niż jeden dzień (więcej niż jedną regułę), wówczas na liście wyświetlą się tylko te formy wykonywanej pracy, które są dozwolone dla każdej z zaznaczonych reguł

2. Widok grafików

Aby wprowadzić formę wykonywanej pracy kliknij przycisk ZAZNACZ KOMÓRKI w górnym panelu.

Oznacz dni, w których chcesz wprowadzić daną formę wykonywanej pracy.

Kliknij EDYTUJ TERMINARZE w prawym dolnym rogu.

W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki FORMY WYKONYWANEJ PRACY, wybierz odpowiednią formę zatwierdź przyciskiem OK.

Jeżeli jest uruchomiona opcja wyświetlania wybranej formy wykonywanej pracy (więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Wyświetlanie formy wykonywanej pracy ), wybrana forma pojawi się nad odpowiednimi dniami.

Wskazana forma wykonywanej pracy (np. praca zdalna) jest oznaczona odpowiednią ikonką przy regule czasu pracy zarówno w terminarzu jak i na widoku w grafikach. 

W celu złożenia wniosku o formę wykonywanej pracy, przechodzimy do widoku SCP -> WNIOSKI i wybieramy opcję UTWÓRZ DOKUMENT a następnie wybieramy odpowiedni rodzaj wniosku -> Forma wykonywanej pracy. 

Wniosek o formę wykonywanej pracy możesz również utworzyć z poziomu portalu pracownika. Wybierz opcję UTWÓRZ WNIOSEK DOT. TERMINARZA z menu UTWÓRZ DOKUMENT w komponencie MOJE DOKUMENTY. 

Z listy wybierz pozycję WNIOSEK O FORMĘ WYKONYWANEJ PRACY. 

Wprowadź termin, którego ma dotyczyć wniosek.

Kliknij FORMA WYKONYWANEJ PRACY,

wybierz odpowiednia formę i zatwierdź przyciskiem OK.

Jeżeli chcesz zawnioskować o formę pracy, która ma odbywać się regularnie, kliknij przycisk DODAJ,

i wybierz odpowiednią regułę.

W następnym kroku wybierz dni, w których będzie powtarzana forma wykonywanej pracy, z częstotliwością wskazaną w poprzednim etapie. Wybór potwierdź przyciskiem OK

Wskazana reguła będzie dotyczyć dni znajdujących się we wskazanym okresie.

Możesz podejrzeć zaplanowane daty rozwijając poszczególne miesiące i w razie potrzeby usunąć pojedyncze dni z reguły, które wyświetlą się w pozycji USUNIĘTE DATY.

Aby przywrócić daty, kliknij odpowiedni przycisk.

Jeżeli chcesz aby reguła brała pod uwagę dni świąteczne, zaznacz pozycję UWZGLĘDNIAJ DNI ŚWIĄTECZNE.

W razie potrzeby, do wybranej formy wykonywanej pracy możesz dodać kolejną regułę. W tym celu kliknij ikonę +

i wybierz kolejną regułę

lub WYBRANE DATY, jeżeli chcesz dodać pojedyncze, niepowtarzające się dni.

Klikając w ikonę kalendarza, wprowadzaj odpowiednie terminy.

Dane wprowadzone w poprzednich krokach wyświetlą się w formularzu wniosku. 

W tym samym formularzu możesz zawnioskować o formę wykonywanej pracy w innym terminie. Aby to zrobić kliknij ikonę +.

Spowoduje to wyświetlenie nowego wiersza w którym możesz wybrać zakres czasowy, formę wykonywanej pracy i reguły planowania.

Uwaga! W jednym dniu nie możesz zawnioskować zarówno o pracę hybrydową i zdalną. Do każdej z tych prac możesz dodać dyżur, lub kilka dyżurów, pod warunkiem że ich zakres godzinowy nie koliduje ze sobą.

Wypełnij pola KOMENTARZE w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU. Wniosek jest już gotowy i możesz go wysłać do akceptacji klikając w.

W celu wyświetlania na grafikach formy wykonywanej pracy, należy zaznaczyć opcję FORMA WYKONYWANEJ PRACY a następnie wskazać jakie formy chcemy na grafikach wyświetlić. 

Wybrane formy wykonywanej pracy zostaną wyświetlone nad każdą komórką dnia, którego dotyczą. 

W podsumowaniu grafiku, wyświetlana jest zbiorcza informacja dotycząca ilości osób/ilości godzin przypisanych do konkretnej formy wykonywanej pracy w danym dniu. 

W sekcji RAPORTY, dostępny jest specjalnie dedykowany raport dynamiczny, który umożliwia wyświetlenie wszystkich osób w zadanym przedziale czasu, którzy są przypisani do konkretnej formy wykonywanej pracy. 

Definiowanie form wykonywanej pracy jest realizowane przez administratora systemu.  

Dodając nową formę wykonywanej pracy możemy dodatkowo zdefiniować:  

• Ikonkę określająca daną formę na grafiku,  
• Wskazać czy dana forma jest dostępna dla każdej reguły czasu pracy, 
• Wskazać, czy w danej formie, rejestracja rzeczywistego czasu pracy jest wymagana czy pomijana. 

W samej regule czasu pracy możemy określić: 

• Domyślną formę wykonywanej pracy, 
• Dodatkowe formy dostępne w danej regule (poza formami dostępnymi dla wszystkich reguł), 
• Określić wyjątek spośród wszystkich domyślnych form (możemy wskazać, które z domyślnych form wykonywanej pracy, nie mają być dostępne w danej regule). 

• 2.8.1 Wniosek o pracę zdalną okazjonalną
• 2.8.2 Adresy pracy zdalnej
• 2.8.3 Rejestracja pracy zdalnej i hybrydowej w terminarzu pracownika
• 2.8.4 Rejestracja adresu pracy zdalnej w danym dniu

Tworzenie wniosku

Aby złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną kliknij UTWÓRZ DOKUMENT w sekcji MOJE DOKUMENTY w dashboardzie. Z rozwiniętej listy wybierz WNIOSEK O PRACĘ ZDALNĄ OKAZJONALNĄ.

Wybierz zakres czasowy, którego będzie dotyczył wniosek.

W wyświetlonym formularzu wniosku sprawdź poprawność danych w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU i wypełnij pole KOMENTARZE.

W jednym formularzu możesz złożyć kilka wniosków. Kliknij przycisk +,

wybierz kolejny termin i zatwierdź przyciskiem OK.

Upewnij się, że w sekcji ADRES PRACY ZDALNEJ widnieją prawidłowe dane.

W przypadku gdy nie został zdefiniowany adres pracy zdalnej w profilu pracownika, pojawi się stosowny komunikat z możliwością przejścia do trybu wprowadzania adresu. W tym celu należy wybrać przycisk ZDEFINIUJ NOWY ADRES PRACY ZDAJNEJ.

W kolejnym kroku zostaniesz przekierowany do profilu pracownika, w którym należy zdefiniować adres.

W razie potrzeby możesz wprowadzić zmiany. Kliknij ZMODYFIKUJ, by przejsc do dokumentu z danymi pracownika i wprowadź zmiany,

lub kliknij ZDENIFNIUJ JEDNORAZOWO INNY ADRES PRACY, jeżeli inny adres ma dotyczyć tylko tego wniosku

i wprowadź nowy adres.

Więcej o wprowadzaniu i zmianie adresu przeczytasz w artykule Adresy pracy zdalnej.

W sekcji OŚWIADCZENIA zapoznaj się z treścią oświadczeń i potwierdź je. Oświadczenia wymagane do akceptacji wniosku są oznaczone gwiazdkami.

Gotowy wniosek wyślij do akceptacji.

Akceptacja wniosku

Wniosek gotowy do akceptacji znajduje się w sekcji DOKUMENTY DO AKCEPTACJI w dashboardzie. Wybierz zakładkę SCP, oznacz właściwy wniosek i kliknij przycisk AKCEPTUJ.

Wniosek możesz znaleźć również w widoku aplikacji SCP, w zakładce WNIOSKI. Kliknij na wybraną pozycję.

W otwartym wniosku przejdź do zakładki ŚCIEŻKA AKCEPTACJI i kliknij przycisk AKCEPTUJ

i potwierdź przyciskiem OK.

Aby wycofać zaakceptowany wniosek o pracę zdalną okazjonalną, odnajdź odpowiednią pozycję w widoku SCP i kliknij, by ją otworzyć.

Następnie kliknij TRYB EDYCJI w lewym górnym rogu

naciśnij czerwoną ikonę w wierszu w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU i zatwierdź decyzję.

Spowoduje to wykreślenie wiersza z zaakceptowanym wnioskiem. Zapisz dokument.

Wniosek został anulowany.


Akceptacja wycofania wniosku przez przełożonego

Jeżeli jest uruchomiona opcja akceptacji wycofania przez przełożonego, po wycofaniu przez pracownika wniosek jest w trybie DO POTWIERDZENIA.

Odnajdź odpowiedni wniosek pracownika na liście i otwórz go jednym kliknięciem.

Uruchom tryb edycji.

Zaakceptuj (lub odrzuć) wycofanie,

Potwierdź swoją decyzję

i zapisz wniosek.

Adresy pracy zdalnej są zapisywane w profilu pracownika w aplikacji ORG. Aby je wprowadzić, kliknij w poniższą ikonkę będąc w dashbordzie użytkownika

lub przejdź do aplikacji ORG a w panelu bocznym, wybierz zakładkę PRACOWNICY i kliknij w wybraną osobę na liście.

Kliknij strzałkę aby rozwinąć sekcję adresów pracy zdalnej.

W zależności od konfiguracji systemu dostępne mogą być maksymalnie trzy adresy pracy zdalnej. Domyślna konfiguracja systemu zakłada zdefiniowanie jednego adresu pracy zdalnej.

Pola adresu możesz wypełnić ręcznie

albo zsynchronizować z którymś z innych adresów. Aby to zrobić, kliknij SYNCHRONIZUJ DANE Z INNYM ADRESEM

i wybierz adres z którego mają zostać przepisane dane.

UWAGA: W przypadku synchronizacji z innym adresem, jeżeli adres źródłowy ulegnie zmianie, te same zmiany zostaną automatycznie wprowadzone do adresu pracy zdalnej.

W przypadku zdefiniowania więcej niż jednego adresu, pojawia się opcja zaznaczenia wybranego adresu jako adres domyślny.

Oznaczony adres będzie domyślnie podpowiadany podczas rejestracji pracy zdalnej w systemie.

UWAGA: wprowadzony adres pracy zdalnej, musi zostać zaakceptowany przez Dział HR i dopiero po jego akceptacji, będzie dostępny na liście wyboru podczas rejestracji pracy zdalnej.

O rejestracji adresu pracy zdalnej przeczytasz w artykule: Rejestracja adresu pracy zdalnej w danym dniu.

Po zaakceptowaniu wniosku, praca zdalna okazjonalna zostaje zarejestrowana w terminarzu pracownika.

Obok ikony formy wykonywanej pracy (w tym wypadku pracy zdalnej), wyświetla się ikona adresu, pod którym będzie wykonywana praca.

Kliknij ikonę by zobaczyć adres.

Aby przejść do dokumentu, w którym była zawnioskowana praca zdalna na dany dzień, kliknij w ikonkę kartki i LINK DO DOKUMENTU.

Wprowadzenie adresu pracy zdalnej podczas rejestracji czasu pracy

Podczas ewidencji czasu pracy, w oknie rejestracji czasu pracy, po wybraniu formy wykonywane pracy:

–PH – praca hybrydowa

–PZ – praca zdalna

pojawi się sekcja ADRES w której można wskazać adres pod którym będziemy w danym dniu wykonywać pracę zdalną.

W przypadku zdefiniowania jednego z adresów jako adres domyślny, będzie on automatycznie podpowiadany, z możliwością zmiany na inny, z puli adresów zdefiniowanych.

UWAGA: Jeśli adres pracy zdalnej, nie będzie zdefiniowany w momencie rejestracji czasu pracy, pojawi się stosowny komunikat. W takim przypadku przejdź do profilu pracownika i zdefiniuj adres pracy zdalnej.

Wprowadzenie adresu pracy zdalnej bezpośrednio z terminarza pracownika

Adres pracy zdalnej można wprowadzić bezpośrednio w terminarzu pracownika w jednym lub wielu dniach. Adres ten można wprowadzić przy wykonywaniu jednej z poniższych akcji:

a) zmiana reguły czasu pracy

b) modyfikacja planowanego czasu pracy

c) wybór odpowiedniej formy wykonywanej pracy

UWAGA: Należy pamiętać, że sekcja z adresem pojawi się wyłącznie dla dwóch form wykonywanej pracy: PZ – Praca zdalna oraz PH – praca hybrydowa.

Wprowadzony adres pracy zdalnej w danym dniu jest symbolizowany odpowiednią ikonką, po kliknięciu której wyświetlony zostanie adres.

Wprowadzenie adresu pracy zdalnej z poziomu widoku grafików


Aby wprowadzić adres pracy zdalnej/hybrydowej należy uruchomić widok grafików w SCP i kliknąć ZAZNACZ KOMÓRKI.

Oznacz dni, w których chcesz wprowadzić daną formę wykonywanej pracy oraz adres wykonywania pracy.

Kliknij EDYTUJ TERMINARZE w prawym dolnym rogu.

W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki FORMY WYKONYWANEJ PRACY i wybierz odpowiednią formę.

Kliknij WYBIERZ ADRES PRACY ZDALNEJ.

Wybierz adres z listy.

Jeżeli któryś z adresów jest ustawiony jako domyślny (oznaczony żółtą gwiazdką),

automatycznie wyświetli się przy wyborze pracy zdalnej, która wymaga podania adresu.

Praca zdalna okazjonalna jest dostępna w ilości 24 dni rocznie. Aby ustawić limit pracownikowi, otwórz dokument zatrudnienia i włącz tryb edycji.

Kliknij “+” w sekcji DOMYŚLNE WYMIARY LIMITÓW URLOPOWYCH.

Na liście zaznacz pracę zdalną okazjonalną i zatwierdź przyciskiem OK.

Wprowadź odpowiednią ilość dni na nowo wyświetlonej pozycji.

Kliknij przycisk ZAPISZ.

W razie potrzeby możesz wprowadzić zmiany w przeszłych terminarzach. W takim przypadku kliknij TAK

i wybierz miesiące, których ma dotyczyć zmiana.

Dodany limit pojawił się w dokumencie limitów urlopowych w dokumencie zatrudnienia

oraz w sekcji LIMITY URLOPOWE w Dashboardzie.

• 2.9.1 Informacje podstawowe
• 2.9.2 Cofnięcie do fazy planowania
• 2.9.3 Notyfikacje związane z fazą planowania

W ramach aplikacji SCP został zamodelowany schemat workflow związany z zakończeniem fazy planowania lub rozliczania terminarza pracownika. W poprawnie rozplanowanym terminarzu powinna zostać zakończona faza planowania zgodnie z datą wpisaną w polu „ostateczna data zakończenia planowania” (np. do 25 dnia poprzedniego miesiąca, zatem terminarz na miesiąc 06.2021 powinien zostać zaplanowany maksymalnie do dnia 25.05.2021). 

Informacje dotyczące ostatecznej daty zakończenia planowania oraz ostatecznej daty zakończenia rozliczania terminarza znajdują się w nagłówku dokumentów. 

Terminarze w których nie została zakończona faza planowania (mają status w trakcie tworzenia) na widoku mają ikonkę „ołówka”. 

Dodatkowo terminarze będące w trakcie planowania są widoczna na widoku: Zatwierdzenia -> W trakcie planowania. Widok ten zawiera wszystkie terminarze, do których użytkownik ma dostęp, których planowanie jeszcze się nie zakończyło.  

Edytując terminarz po dacie wskazanej w polu OSTATECZNA DATA ZAKOŃCZENIA PLANOWANIA Kierownik ma możliwość modyfikowania planu pracy pracownika czyli kolumny Rozkład Czasu Pracy (RCP) pod warunkiem, że nie złamie reguły kodeksowej.

Zakończyć fazę planowania można jedynie w terminarzach, które nie zawierają żadnych błędów związanych z planowaniem czasu pracy. 

Dokonać tego można na dwa sposoby: 

a. z widoku 

Na dowolnym widoku zaznaczamy odpowiednie dokumenty i klikamy na przycisk Zakończ planowanie znajdujący się w prawym dolnym rogu aplikacji.  Należy pamiętać aby zaznaczyć terminarze z tym samym statusem, w przeciwnym wypadku przycisk się nie pojawi. 

Jeśli terminarz jest poprawnie rozplanowany i zostanie zakończona faza planowania, wówczas zmieni on status z W TRAKCIE PLANOWANIA na W TRAKCIE ROZLICZANIA a na widoku zmieni się ikona, która informuje nas o aktualne fazie obsługi danego terminarza. 

Z poziomu widoku możemy zakończyć planowanie większej ilości terminarzy. W tym celu wystarczy zaznaczyć terminarze posiadające ten sam status rozliczenia. 

b. z dokumentu terminarza 

Zakończenie planowania terminarza może nastąpić z poziomu samego dokumentu. W tym celu otwieramy odpowiedni terminarz a na górnym pasku akcji wybieramy przycisk ZAKOŃCZ PLANOWANIE. 

Przycisk jest widoczny tylko wówczas gdy nie przekroczyliśmy daty znajdującej się w polu „Ostateczna data zakończenia planowania”, nie dotyczy to działu HR, który przycisk widzi zawsze. 

Niezależnie od sposobu jaki wybierzemy, należy pamiętać, że terminarz nie może zawierać błędów, gdyż nie uda nam się zakończyć planowania. W przypadku pojawienia się jakiegoś błędu, system wyświetli odpowiedni komunikat. 

Jeśli próbę zakończenia planowania będziemy wykonywać bezpośrednio z widoku, wówczas aplikacja wyświetli stosowny komunikat zbiorczy. 

Po udanym zakończeniu fazy planowania w terminarzu w sekcji Dane podstawowe, pojawiają się pola zawierające datę i godzinę zakończenia planowania. 

A na widoku terminarze te zmieniają ikonkę z ołówka na koło 

Zakończenie fazy planowania jest możliwe tylko wówczas gdy nie przekroczyliśmy data znajdującej się w polu „Ostateczna data zakończenia planowania”. W takim przypadku w samym terminarzu przycisk „Zakończ planowanie” nie jest dostępny a z poziomu widoku system wyświetli stosowny komunikat: 

Terminarze, które zakończyły fazę planowania znikają z widoku Zatwierdzenia -> w trakcie planowania i pojawiają się na widoku w trakcie rozliczania. 

UWAGA: 

Dział HR ma możliwość zakończenia fazy planowania bez względy na datę ostatecznego zakończenia planowania. 

OSTATECZNA DATA ZAKOŃCZENIA PLANOWANIA jest w przyszłości w stosunku do dni bieżącego. Wówczas, obok daty zakończenia planowania, pojawi się przycisk  . W przeciwnym wypadku cofnięcia może dokonać wyłącznie Dział HR.

Informacja o zakończeniu planowania/rozliczania oraz cofnięcie terminarza do fazy poprzedniej, jest zapisywany w pole HISTORIA MODYFIKACJI 

UWAGA: 

Należy pamiętać o: 

– Tylko poprawnie zaplanowane terminarze, nie posiadające błędów (czerwona ikonka alertu), mogą zakończyć fazę planowania.  

– Po przekroczeniu  daty z pola (ostateczna data zakończenia planowania) kolumna RCP jest nie do edycji a co za tym idzie nie można poprawić planu pracy w terminarzu oraz zakończyć fazy planowania. W celu odblokowania możliwości edycji, należy skontaktować się z działem HR, w celu wydłużenia tej daty.  

– Po przekroczeniu daty z pola (ostateczna data zakończenia planowania) użytkownik nie może dokonać cofnięcia do fazy planowania. 

W systemie został uruchomiony mechanizm wysyłający notyfikacje do użytkowników związanych z błędami w planowaniu czasu pracy pracowników. 

Nazwa notyfikacji	Faza dokumentu	Rodzaj notyfikacji	Data notyfikacji	Dodatkowe operacje
P1	Planowanie	Powiadomienie o błędach znajdujących się w terminarzu	3 dni przed ostateczną datą zakończenia planowania	Zbiorcze powiadomienie mailowe
P2	Planowanie	Powiadomienie o braku możliwości automatycznego zakończenia fazy planowania	1 dzień po ostatecznej dacie zakończenia planowania	Zbiorcze powiadomienie mailowe w przypadku braku możliwości automatycznego  zakończenie fazy planowania.

Notyfikacja P1 

3 dni przed ostateczną datą zakończenia planowania, system wysyła alerty mailowe do przełożonych informując ich o błędach znajdujących się w terminarzach na etapie planowania. Wysyłany jest jeden alert mailowy, w którym system wskazuje pracowników u których pojawił się jakiś problem na etapie planowania terminarza. Podczas analizy poszczególnych terminarzy sprawdzane są tzw. błędy zbiorcze znajdujące się w terminarzu. 

Jeśli pojawi się alert zbiorczy wówczas wysyłany jest stosowny komunikat. 

Treść powiadomienia: 

W terminarzach na okres <miesiąc i rok> znajdują się błędy związane z zaplanowanym czasem pracy. Zaloguj się do systemu SSC Master w celu poprawy tych błędów oraz zakończ fazę planowania czasu pracy. 

Notyfikacja P2 

Dzień po ostatecznej dacie zakończenia planowania, system próbuje zakończyć fazę planowania w terminarzach, w których nie zostało to wykonane, a które nie posiadają błędów w zaplanowanym czasie pracy. Jeśli terminarz nie zawiera błędów wówczas zakańczana jest faza planowania. W przypadku gdy pojawią się jakieś alerty uniemożliwiające zakończenie planowania, system wysyła alert mailowy  do przełożonych informując o błędach. Po otrzymaniu takiego alertu, przełożony powinien skontaktować się z działem HR w celu przedłużenia daty ostatecznego zakończenia fazy planowania, po to aby mógł edytować konkretne terminarze, usunąć znajdujące się tam błędy i zakończyć fazę planowania. 

Treść powiadomienia: 

W terminarzach na okres <miesiąc i rok> znajdują się błędy związane z zaplanowanym czasem pracy. W związku z powyższym automatyczne zakończenie planowania nie było możliwe. Skontaktuj się z działem HR w celu odblokowania terminarza i zaloguj się do systemu SSC Master w celu poprawy tych błędów oraz zakończ fazę planowania czasu pracy. 

Funkcjonalność powstała w celu ograniczenia maksymalnej ilości określonej formy wykonywanej pracy oraz ustawienia ich minimalnej ilości w określonych ramach czasowych. Ograniczenia powinny zostać zdefiniowane w konfiguracji (co zostanie opisane w dalszej części artykułu) oraz przypisane w dokumencie zatrudnienia pracowników, których ma dotyczyć.

Aby przypisać ograniczenie form pracy otwórz odpowiedni dokument zatrudnienia w aplikacji ORG.

W profilu zatrudnienia kliknij pole OGRANICZENIE FORM PRACY, wybierz odpowiednie ograniczenie z wyświetlonej listy i zatwierdź przyciskiem OK.

Więcej o edycji profilu pracownika przeczytasz w artykule: zmiana danych w dokumencie zatrudnienia.

WYŚWIETLANIE NIEZGODNOŚCI PRZYPISANYCH FWP Z OGRANICZENIAMI

Jeżeli forma wykonywanej pracy przekroczy zdefiniowany limit w danych okresach, lub będzie jej niedostatecznie, przy każdym okresie będzie wyświetlany alert. Zarówno w widoku grafików

jak i w terminarzu, po kliknięciu w ikonę alertu(wykrzyknik w trójkącie).

Jeżeli pracownik ma okres rozliczeniowy dłuższy niż miesiąc, wówczas alert pojawi się w ostatnim miesiącu okresu.

UWAGA: nie ma możliwości zakończenia etapu planowania oraz rozliczenia w terminarzu, w którym występują niezgodności form pracy z ograniczeniami.

Rozszerzenie materiału w artykułach:

2.10.1 Konfiguracja

2.10.2 Przypisywanie domyślnych ograniczeń i wyjątków

Aby przejść do ustawień, wybierz aplikację SCP i włącz konfigurację.

Wybierz zakładkę EDYCJA PÓL / WALIDACJA.

Ograniczenia form wykonywanej pracy znajdują się w sekcji WALIDACJA.

Aby dodać nowe ograniczenie kliknij +. W wyświetlonym oknie wprowadź nazwę i kod (skrót) ograniczenia. Najlepiej by nazwa odzwierciedlała specyfikę danego ograniczenia.

Kliknij + przy kolumnie FORMY WYKONYWANEJ PRACY i WYBIERZ FORMĘ WYKONYWANEJ PRACY.

Wskaż odpowiednią pozycję na wyświetlonej liście.

Wybierz RODZAJ OGRANICZENIA.

Wskaż ZAKRES OGRANICZENIA.

Wprowadź ILOŚĆ dni w wybranym zakresie czasowym.

W tym samym dokumencie ograniczenia możesz dodać drugie ograniczenie przechodząc te same kroki. Kliknij OK by zatwierdzić dokument.

Możesz również zastrzec, dla pracowników jakich działów ograniczenie nie powinno być aktywne.

Istnieje możliwość ustawienia nadrzędnego – domyślnego ograniczenia, lub wyjątku dla zdefiniowanej grupy pracowników. Aby to zrobić otwórz konfigurację aplikacji ORG (analogicznie do konfiguracji SCP) na zakładce ZAAWANSOWANE. Przewiń do sekcji DOMYŚLNE WARTOŚCI I WYJĄTKI i kliknij zakładkę OGRANICZENIA FORM PRACY.

Kliknij OGRANICZENIA FORM PRACY, wybierz odpowiednią pozycję z listy (lub kilka) i zatwierdź przyciskiem OK

Aby dodać wyjątek kliknij +.

W pierwszej kolumnie wybierasz kategorie, wg której będą przydzieleni pracownicy.

W drugiej kolumnie oznacz konkretną grupę pracowników. Przy kategorii “Osoba” możesz wybrać z listy konkretne-pojedyncze osoby.

Dla kategorii STANOWISKO są do wyboru konkretne stanowiska.

Kategoria STRUKTURY ORGANIZACYJNE pozwala na wybór konkretnego elementu struktury: Dział, Wydział, Sekcja…itp.

Dostępna jest również kategoria SYSTEM REGUŁ, dla której możesz wybrać grupę pracowników którzy mają przypisany dany system reguł harmonogramu.

Możesz także zdefiniować grupę pracowników przez kategorię KATEGORIA ZASZEREGOWANIA

oraz przez kategorię WYMIAR CZASU PRACY.

W ostatniej kolumnie przypisujesz ograniczenie FWP.

Dla tak zdefiniowanych parametrów, ograniczenie FWP będzie automatycznie zapisywać się w dokumencie zatrudnienia dla nowych pracowników a dla już istniejących, będzie pojawiało się pytanie o ich aktualizację.

• 3.1 Terminarz
• 3.3 Rejestracja rzeczywistego czasu pracy
• 3.4 Modyfikacja ewidencji czasu pracy

Terminarz użytkownika składa się z 3 zakładek/sekcji: 

– DANE PODSTAWOWE – zakładka zawiera wszystkie dane podstawowe terminarza. 

– SZCZEGÓŁY – zakładka zawiera dane szczegółowe związane z planem i rozliczeniem czasu pracy. 

– KOMENTARZE – na zakładce tej można dodawać komentarze oraz dodatkowe pliki związane z danym terminarzem. 

Informacje związane z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy znajdują się na zakładce Szczegóły. Zakładka ta jest domyślna zakładka na której otwiera się terminarz. 

W nagłówku terminarza znajdują się informacje o pracowniku oraz miesiącu, którego dotyczy dany terminarz. 

Dodatkowo, na górnej belce znajduje się informacja na temat Normy Czasu pracy (NCP), Planu Czasu Pracy (PCP), Czaru Rzeczywistego (CR) oraz Ewidencji Czasu Pracy (ECP). Wartości podane w danych komórkach są porównywane z wartościami w komórce poprzedzającej i tak: 

Wartość z pola PCP porównywana jest z polem NCP i odpowiednio markowane są rozbieżności: 

– W przypadku gdy zaplanowana liczba godzin pracy (PCP) jest mniejsza niż norma na dany miesiąc (NCP) – w nawiasie wyświetlana jest brakująca ilość godzin. 

– W przypadku, gdy zaplanowana liczba godzin pracy (PCP) jest większa niż norma na dany miesiąc (NCP) – w nawiasie wyświetlana jest przekroczona ilość godzin. 

Wartość z pola ECP porównywana jest z polem RCP i odpowiednio markowane są rozbieżności: 

– W przypadku, gdy faktyczny czas pracy (ECP) jest mniejszy niż zaplanowana liczba godzin pracy (PCP) – w nawiasie wyświetlana jest brakująca ilość godzin.  

– W przypadku gdy faktyczny czas pracy (ECP) jest większy niż zaplanowana liczba godzin pracy (RCP) – wyświetlana jest przekroczona ilość godzin i dodatkowo komórka jest oznaczona na czerwono. 

Terminarz został podzielony na cztery główne kolumny: 

– Rozkład Czasu Pracy (RCP) – w kolumnie tej znajdują się dane związane z planowaniem czasu pracy. W każdej komórce znajduje się informacja o godzinach rozpoczęcia i zakończenia, czasie pracy oraz przypisanej regule. 

– Absencje – w kolumnie tej znajdują się zaplanowane absencje. Dane pochodzą z dokumentów nieobecności. 

– Czas Rzeczywisty (RCP) – kolumna zawiera czas wejścia/wyjścia zarejestrowany przez czytnik do rejestracji czasu RCP lub rejestrację bezpośrednio w systemie SCP przez pracownika. W przypadku braku czytników a konieczności zarejestrowania rzeczywistego czasu pracy przez pracownika, w kolumnie tej będą znajdować się dane wprowadzone przez pracownika. 

– Ewidencja Czasu Pracy (ECP) – kolumna zawiera faktycznie przepracowany czas pracy. Domyślnie aplikacja „przepisuje” czas pracy z kolumny RCP do kolumny ECP. W przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy czasem zaplanowanym a rzeczywiście przepracowanym, należy taką zmianę odnotować w kolumnie ECP. W przypadku wystąpienie nadpracowania, aplikacja automatycznie przypisze odpowiednie składniki nadpracowania (nadgodziny oznaczone na niebiesko).  

w przypadku wystąpienia niedopracowania (niedopracowanie oznaczone na czerwono) aplikacja automatycznie uzupełni kodem niedopracowania [94P – Nieob.uspr.godz.płatna ].

– Dekretacja Czasu Pracy – w kolumnie tej znajdują się wszystkie składniki nadpracowań/niedopracowań, które są związane z konkretnym dniem pracy. Składniki te są automatycznie uzupełnione przez aplikację. 

W prawym górnym rogu terminarza znajduje się sekcja Podsumowanie, który zestawia zbiorcze dane związane terminarzem. 

– Absencje – sekcja przedstawia zestawienia wszystkich zakwalifikowanych i zaplanowanych absencji w danym miesiącu. W przypadku nieobecności godzinowej, po dacie prezentowana jest ilość minut nieobecności.  

– Składniki płacowe – tabela przedstawia szczegółowe dane o zaplanowanych i wypracowanych godzinach oraz wszystkich składnikach nadpracowań w podziale na poszczególne dni tygodnia. 

– Składniki absencji – tabela przedstawia wszystkie składniki niedopracowań w podziale na poszczególne dni tygodnia, które zostały już zakwalifikowane. 

– Zbilansowane składniki płacowe (do wypłaty) – tabela przedstawia składniki (nadgodziny) które nie zostały odebrane i jeśli nie zostaną odebrane będą przekazane do wypłaty. 

– Okres rozliczeniowy – tabela przedstawia sumaryczne dane zebrane ze wszystkich terminarzy w danym okresie rozliczeniowym. Sekcja ta ułatwia planowanie i rozliczanie nadgodzin. Dodatkowo, w dolnej części tabeli znajduje się podsumowanie wypracowanych nadgodzin (do wypłaty) w układzie całego okresu rozliczeniowego. 

Po zakończeniu planowania grafików,  następuje etap ewidencji rzeczywistego czasu pracy. W przypadku osób, u których odznaczona została opcja korzystania z czytników RCP, aplikacja automatycznie przenosi godziny rozpoczęcia i zakończenia z kolumny planu (RCP) do kolumny Ewidencji (ECP), w przypadku pracowników, u których opcja korzystania z czytników RCP została włączona, aplikacja kwalifikuje faktycznie przepracowany czas pracy na podstawie odczytów wpisanych przez pracownika lub pochodzących z czytników RCP. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek różnić pomiędzy planem a realizacją, takie zmiany należy odnotować bezpośrednio w terminarzu.  

W przypadku korzystania z czytników rejestracji wejść/wyjść, system automatycznie pobiera logi z urządzeń RCP i wprowadza do terminarza pracownika. 

W przypadku braku czytników RCP, użytkownik może samodzielnie zarejestrować rozpoczęcie i zakończenie czasu pracy. W celu zarejestrowanie rozpoczęcia bądź zakończenia czasu pracy, należy się zalogować do systemu i wybrać ikonkę znajdującą się w prawym górnym ekranie aplikacji.

Jeżeli w parametrach masz ustawioną opcję otwarcia rejestracji czasu pracy po zalogowaniu, okienko z rejestracją czasu pracy pojawi się automatycznie.

W kolejnym kroku wskazujemy czy rozpoczynamy pracę (przycisk WEJŚCIE) czy kończymy (przycisk WYJŚCIE). 

Po wybraniu jednego z przycisków, system zarejestruję godzinę (wejścia/wyjścia), która widnieje na ekranie a okno do rejestracji czasu pracy automatycznie się zamknie. 

Taką samą operację można wykonać z urządzenia mobilnego np. telefonu czy tabletu, poprzez zalogowanie się do systemu i wykonanie takich samych operacji. 

W zależności od uprawnień, Manager może dokonać rejestracji czasu pracy dla pojedynczych pracowników bądź dla większej grupy. W tym celu, podobnie jak poprzednio, wybieramy  ikonkę znajdującą się w prawym górnym ekranie aplikacji. 

W kolejnym kroku, na liście pracowników zaznaczamy osoby, dla których chcemy zarejestrować czas pracy. 

Następnie wskazujemy czy rejestrujemy rozpoczęcie pracy (przycisk WEJŚCIE) czy zakończenie (przycisk WYJŚCIE). 

Po wybraniu jednego z przycisków, system zarejestruję godzinę (wejścia/wyjścia), która widnieje na ekranie a okno do rejestracji czasu pracy automatycznie się zamknie. 

Zarejestrowane godziny rozpoczęcia bądź zakończenia czasu pracy będą widoczne w terminarzu pracownika w kolumnie Czas Rzeczywisty. 

Po kliknięciu na komórkę z odbiciami rzeczywistymi, wyświetla się lista odbić zarejestrowanych w systemie. Jeśli w ciągu dnia zostanie zarejestrowana jakaś przerwa, system to w odpowiedni sposób zwizualizuje. 

Po uruchomieniu aplikacji SCP na ekranie głównym pojawi się możliwość rejestracji rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy.

Jeżeli SCP jest zaznaczony jako aplikacja domyślna:

okno rejestracji czasu pracy pojawi się od razu po zalogowaniu

Widok okna do rejestracji czasu po wciśnięciu POKAŻ WSZYSTKIE PRZYCISKI:

Po kliknięciu WEJŚCIE zostanie w systemie odnotowany start pracy a po wybraniu przycisku zakończenia pracy WYJŚCIE zostanie zarejestrowane zakończenie pracy. Po poprawnym wykonaniu operacji pojawi się stosowny komunikat na ekranie telefonu. Analogicznie możesz zarejestrować wyjście służbowe oraz powrót z wyjścia służbowego. 

Jeśli w systemie zostały skonfigurowane tagi NFC, do weryfikacji obecności pracownika w miejscu pracy,

po kliknięciu na jeden z przycisków do rozpoczęcia/zakończenia pracy, pojawi się ekran informujący o tym aby przyłożyć telefon do tagu NFC. Po poprawnej weryfikacji tagu NFC, system potwierdzi rejestrację czasu pracy.

W razie potrzeby możesz zdefiniować formę wykonywanej pracy. Wciśnij przycisk dodaj:

Wybierz formę wykonywanej pracy. Jeżeli wybrana forma tego wymaga (np. praca zdalna), wybierz adres wykonywanej pracy. Jeżeli któryś z adresów uległ zmianie, możesz go zmodyfikować w profilu pracownika. Aby do niego przejść wciśnij ZMODYFIKUJ ADRES W PROFILU PRACOWNIKA. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Dodawanie i modyfikacja adresu zdalnego w profilu pracownika.

Wybrana forma i adres pojawi się w oknie rejestracji oraz w terminarzu danego dnia.

• 3.3.1 Modyfikacja ewidencji czasu pracy bezpośrednio z poziomu terminarza
• 3.3.2 Modyfikacja bezpośrednio z poziomu widoku

Po zarejestrowaniu rzeczywistych godzin czasu pracy, w zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi, możemy dokonać modyfikacji w ewidencji czasu pracy. W tym celu otwieramy terminarz danego pracownika (klikając na niego bezpośrednio na widoku). 

W celu zmodyfikowania faktycznego czasu pracy (skrócenie lub wydłużenie czasu pracy) w trybie edycji klikamy na ikonę „rysika.  

Następnie wskazujemy poprawne godziny czasu pracy. 

W przypadku nadpracowania (wydłużenia czasu pracy) system automatycznie wyliczy przysługujące nadgodziny lub poprosi o uzupełnienie dokumentu „Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych”. 

W przypadku skrócenia czasu pracy, system automatycznie wprowadzi domyślny składnik niedopracowania, w zależności od implementacji może to być inny składnik niedopracowania . 

W celu oznaczenia nieobecności całodniowej klikamy na ikonkę  „szara ikonka V”  i wybieramy nieobecność. 

W kolejnym kroku wskazujemy odpowiedni kod nieobecności. W taki sposób możemy zdefiniować nieobecność całodniową z kodem 94P. 

W celu usunięcia błędnie wprowadzonej nieobecności całodniowej, należy w trybie edycji najechać myszką na kod nieobecności i kliknąć na przycisk „X”, zgodnie z poniższym zdjęciem. 

Dla nieobecności godzinowej (niedopracowania godzinowego) należy dany dzień zakwalifikować jako czas pracy, odpowiednio modyfikując faktycznie zakwalifikowany czas pracy. 

W celu usunięcia błędnie wprowadzonej nieobecności godzinowej lub zmiany czasu jej trwania, należy zmodyfikować odpowiednio godziny faktycznie przepracowanego czasu pracy. W przypadku zrównania tych godzin z planem nieobecność zostanie usunięta. 

W tym celu zaznaczamy odpowiednie komórki (podobnie jak na etapie planowania) i klikamy na przycisk „Edytuj terminarze” znajdujący się w prawym dolnym rogu aplikacji. 

W zależności od etapu obiegu dokumentu terminarza (np. faza planowania lub rozliczania), może pojawić się dodatkowe okno w którym będziemy mogli wskazać jaką operację chcemy wykonać: modyfikacja Rozkładu Czasu Pracy lub modyfikacja Ewidencji Czasu Pracy. W tym przypadku wskazujemy opcję Ewidencja czasu pracy (modyfikacja faktycznie przepracowanego czasu pracy).  

W przypadku gdy na danym poziomie obiegu dokumentu możliwe do zmiany jest tylko jedna z kolumn Plan czasu pracy lub Ewidencja czasu pracy, wówczas powyższe okno się nie wyświetli. 

W kolejnym kroku możemy przeprowadzić modyfikację godzin faktycznie przepracowanych lub wskazać nieobecność w danym dniu. Na pierwszej zakładce „Czas pracy” modyfikujemy godziny czasu pracy. 

Na drugiej zakładce „Nieobecność” wskazujemy kod nieobecności. 

System wykona takie same operacje jak w przypadku modyfikowania danych bezpośrednio z poziomu terminarza. 

• 4.1 Informacje podstawowe
• 4.2 Cofnięcie do fazy rozliczenia
• 4.3 Notyfikacje związane z fazą rozliczania

W ramach aplikacji SCP został zamodelowany schemat workflow związany z zakończeniem fazy planowania lub rozliczania terminarza pracownika. W poprawnie rozliczonym terminarzu powinna zostać zakończona faza rozliczania do dnia wskazanego w polu „ostateczna data zakończenia rozliczenia”. Informacje dotyczące ostatecznej daty zakończenia planowania oraz ostatecznej daty zakończenia rozliczania terminarza znajdują się w nagłówku dokumentów. 

Terminarze w których nie została zakończona faza rozliczenia (mają status zakończono etap planowania) na widoku mają ikonkę „koła”. 

Dodatkowo terminarze będące w trakcie rozliczania są widoczne na widoku:  

Zatwierdzenia -> W trakcie rozliczania. Widok ten zawiera wszystkie terminarze, do których użytkownik ma dostęp, których rozliczanie jeszcze się nie zakończyło.  

Edytując terminarz po dacie wskazanej w polu „Ostateczna data zakończenia rozliczenia” nie mamy możliwości modyfikowania zakwalifikowanego czasu pracy pracownika czyli kolumny Ewidencja  Czasu Pracy (ECP). Ograniczenie to nie dotyczy działu HR. 

Zakończyć fazę rozliczania terminarza możemy dokonać na dwa sposoby: 

a. z widoku 

Na dowolnym widoku zaznaczamy odpowiednie dokumenty i klikamy na przycisk Zakończ rozliczanie  znajdujący się w prawym dolnym rogu aplikacji.  Należy pamiętać aby zaznaczyć terminarze z tym samym statusem, w przeciwnym wypadku przycisk się nie pojawi. 

Po zakończeniu fazy rozliczenia, terminarz zmieni  status z „zakończono etap planowania” na „zakończono etap rozliczania” a na widoku zmieni się ikona, która informuje nas o aktualne fazie obiegu danego terminarza. 

Z poziomu widoku możemy zakończyć rozliczanie większej ilości terminarzy. W tym celu wystarczy zaznaczyć terminarze posiadające ten sam status rozliczenia. 

2. z dokumentu terminarza 

Zakończenie rozliczenie terminarza może nastąpić z poziomu samego dokumentu. W tym celu otwieramy odpowiedni terminarz a na górnym pasku akcji wybieramy przycisk .

Przycisk jest widoczny tylko wówczas gdy nie przekroczyliśmy daty znajdującej się w polu „Ostateczna data zakończenia rozliczenia”, nie dotyczy to działu HR, który przycisk widzi zawsze. 

Po udanym zakończeniu fazy rozliczenia w terminarzu w sekcji Dane podstawowe, pojawiają się pola zawierające datę i godzinę zakończenia rozliczenia. 

A na widoku terminarze te zmieniają ikonkę z „koła” na znacznik „zatwierdzenia”. 

Zakończenie fazy rozliczenia jest możliwe tylko wówczas gdy nie przekroczyliśmy data znajdującej się w polu „Ostateczna data zakończenia rozliczenia ”. W takim przypadku w samym terminarzu przycisk „Zakończ rozliczenie” nie jest dostępny a z poziomu widoku system wyświetli stosowny komunikat: 

Terminarze, które zakończyły fazę rozliczenia znikają z widoku Zatwierdzenia -> w trakcie rozliczania i pojawiają się na widoku Rozliczone. 

UWAGA: 

Dział HR ma możliwość zakończenia fazy rozliczenia bez względu na datę ostatecznego zakończenia rozliczenia. 

Użytkownik może dokonać cofnięcia do fazy rozliczenia tylko wówczas gdy, data w polu „ostateczna data zakończenia rozliczenia” jest w przyszłości w stosunku do dnia bieżącego. Wówczas, obok daty zakończenia rozliczenia, pojawi się przycisk  . W przeciwnym wypadku cofnięcia może dokonać wyłącznie dział HR.

Informacja o zakończeniu planowania/ rozliczania oraz cofnięcie terminarza do fazy poprzedniej, jest zapisywany w pole „Historia modyfikacji” 

UWAGA: 

Należy pamiętać o: 

– Po przekroczeniu  daty z pola (ostateczna data zakończenia rozliczenia ) kolumna ECP jest nie do edycji a co za tym idzie nie można poprawić rozliczenia czasu pracy w terminarzu oraz zakończyć fazy rozliczenia. W celu odblokowania możliwości edycji, należy skontaktować się z działem HR, w celu wydłużenia tej daty.  

– Po przekroczeniu daty z pola (ostateczna data zakończenia rozliczenia) użytkownik nie może dokonać cofnięcia do fazy rozliczania. 

– Po zakończeniu fazy rozliczenia edycja ewidencji czasu pracy w terminarzu jest niemożliwa, również dla działu HR. 

Dział HR może edytować rozliczenie czasu pracy bez względu na datę w polu „Ostateczna data zakończenia rozliczenia” pod warunkiem, że w danym terminarzu nie zakończyła się faza rozliczenia. Po zakończeniu rozliczenia terminarza, edycja kolumny ECP jest niemożliwa. W przypadku pojawienia się konieczności „poprawienia” danych dotyczących ewidencji czasu pracy (kolumna ECP) dział HR może cofnąć terminarz do fazy rozliczenia i wówczas można kolumnę ECP edytować a po wprowadzeniu zmian zakończyć ponownie fazę rozliczenia. 

W systemie został uruchomiony mechanizm wysyłający notyfikacje do użytkowników związanych z błędami (anomalii) w rozliczaniu czasu pracy pracowników. 

Nazwa notyfikacji	Faza dokumentu	Rodzaj notyfikacji	Data notyfikacji	Dodatkowe operacje
R1	Rozliczanie	Powiadomienie o anomaliach  znajdujących się w terminarzu	2 dni przed ostateczną datą zakończenia rozliczania	Zbiorcze powiadomienie mailowe
R2	Rozliczanie	Powiadomienie o braku możliwości automatycznego zakończenia fazy rozliczania	1 dzień po ostatecznej dacie zakończenia rozliczenia	Zbiorcze powiadomienie mailowe w przypadku braku możliwości automatycznego  zakończenie fazy rozliczenia.

Notyfikacja R1 

2 dni przed ostateczną datą zakończenia rozliczenia, system wysyła alerty mailowe do przełożonych informując ich o błędach (anomaliach) znajdujących się w terminarzach na etapie rozliczania. Wysyłany jest jeden alert mailowy, w którym system wskazuje pracowników u których pojawił się błąd anomalii na etapie rozliczania terminarza. Podczas analizy poszczególnych terminarzy sprawdzane są błędy anomalii występujące w poszczególnych dniach, wystarczy, że wystąpi taki alert tylko w jednym dniu aby cały terminarz był potraktowany jako zawierający błędy w rozliczeniu. 

Jeśli pojawi się alert zbiorczy wówczas wysyłany jest stosowny komunikat. 

Treść powiadomienia: 

W terminarzach na okres <miesiąc i rok> znajdują się błędy związane z rozliczonym czasem pracy. Zaloguj się do systemu SSC Master w celu poprawy tych błędów oraz zakończ fazę rozliczania czasu pracy. 

Notyfikacja R2 

Dzień po ostatecznej dacie zakończenia rozliczania, system próbuje zakończyć fazę rozliczania w terminarzach, w których nie zostało to wykonane, a które nie posiadają błędów w rozliczonym czasie pracy. Jeśli terminarz nie zawiera błędów wówczas zakańczana jest faza rozliczania. W przypadku gdy pojawią się jakieś alerty anomalii, uniemożliwiające zakończenie rozliczania, system wysyła alert mailowy  do przełożonych informując o błędach. Po otrzymaniu takiego alertu, przełożony powinien skontaktować się z działem HR w celu przedłużenia daty ostatecznego zakończenia fazy rozliczania, po to aby mógł edytować konkretne terminarze, usunąć znajdujące się tam błędy i zakończyć fazę rozliczania. 

Treść powiadomienia: 

W terminarzach na okres <miesiąc i rok> znajdują się błędy związane z rozliczonym czasem pracy. W związku z powyższym automatyczne zakończenie rozliczenia nie było możliwe. Skontaktuj się z działem HR w celu odblokowania terminarza i zaloguj się do systemu SSC Master w celu poprawy tych błędów oraz zakończ fazę rozliczania czasu pracy. 

W ramach systemu ewidencjonowana jest lista godzin nadliczbowych, które powstały w stosunku do planowanego czasu pracy w danym dniu. W zależności od konfiguracji systemu, kwalifikacja może być wykonywana automatycznie lub ręcznie przez Managerów w terminarzu poszczególnego pracownika lub w ramach dokumentu Wniosku o godziny nadliczbowe. 

• 5.1 Wniosek o nadgodziny
• 5.2 Wniosek o odbiór nadgodzin
• 5.3 Wniosek o odpracowanie niedopracowania

Formularz wniosku składa się z trzech zakładek

DANE PODSTAWOWE

W nagłówku dokumentu znajdują się dane związane z osobą wnioskującą, nr dokumentu oraz status obiegowy danego wniosku (polecenie pracy w godzinach nadliczbowych). W szczegółach dokumentu widnieją informacje jakiej osoby, przedziału czasowego i daty dotyczy wniosek o nadgodziny.

ŚCIEŻKA AKCEPTACJI

Na zakładce ścieżka akceptacji znajduje się informacja o osobie akceptującej czyli bezpośrednim przełożonym wyższego szczebla w stosunku do osoby wystawiającej dany wniosek.  

KOMENTARZE I ZAŁĄCZNIKI

W trzeciej zakładce można dodać komentarze, załączniki oraz zadania związane z wnioskiem o nadgodziny.

Tworzenie wniosku

Z menu UTWÓRZ DOKUMENT w sekcji MOJE DOKUMENTY wybierz UTWÓRZ WNIOSEK DOT. TERMINARZA 

lub kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT w widoku WNIOSKI aplikacji SCP

Wybierz odpowiedni wniosek 

Jeśli pracownik wnioskuje we własnym imieniu, wówczas automatycznie, po wybraniu rodzaju wniosku, pojawia się okno, w którym definiujemy szczegóły nadpracowania. W przypadku, gdy wniosek jest tworzony przez managera, wówczas należy wskazać osoby, dla których taki wniosek tworzymy, a dopiero w kolejnym kroku wskazać odpowiednie elementy odpracowania.

Wniosek o odpracowanie oraz wniosek o nadgodziny są ze sobą powiązane, co oznacza, że w jednym wniosku możemy wnioskować o nadgodziny oraz odpracowanie nieobecności. Forma wnioskowania jest analogiczna, w oknie wyboru danych wykorzystujemy pierwszą zakładkę NADGODZINY dla wniosku o nadgodziny. 

lub drugą zakładkę ODPRACOWANIA dla wniosku o odpracowanie nieobecności. 

Wybierz daty nadgodzin, o które wnioskujesz, wskaż ilość dodatkowych godzin w wybranym przedziale czasowym oraz doprecyzuj, czy dodatkowe godziny chcesz przepracować przed rozpoczęciem godzin ustalonych w terminarzu, czy zaraz po nich. 

Po zatwierdzeniu wniosku system wyświetla tabelę z informacjami:  

– wybrane dni/daty 

– rozkład czasu pracy  

– zakres (przed/po pracy)  

– ilość godzin  

– bezpośredni przełożony  

– komentarz opisujący nadgodziny     

Jeśli chcesz dodać wniosek o nadgodziny w tym samym dniu, przed rozpoczęciem lub po zakończeniu pracy, skopiuj odpowiedni wiersz. Kliknij ikonę kartki , wprowadź odpowiednią datę i wybierz PO ZAKOŃCZENIU PRACY lub PRZED ROZPOCZĘCIEM PRACY.

Uzupełnij komentarze. 

Dane zawarte w tabeli można sortować po Pracowniku lub po dacie wystąpienia nadgodzin, w celu przesortowania danych klikamy na ikonkę znajdującą się w nagłówku tabeli.  

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych wysyłamy wniosek do akceptacji przełożonego wyższego

Gotowy formularz możesz wysłać do akceptacji. 

Jeżeli chcesz zapoznać się ze sposobem prezentowania danych w terminarzu, przejdź do artykułu: Prezentacja danych w terminarzu.

Jeżeli wnioskowane nadgodziny wiążą się z konkretnym dodatkiem do wynagrodzenia, do każdego wniosku możesz dodać składniki płacowe.

Wystarczy zaznaczyć checkbox SKŁADNIK PŁACOWY znajdujący się w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU

wybrać z listy odpowiedni składnik i zatwierdzić przyciskiem OK.

Po wybraniu odpowiednich składników płacowych należy wprowadzić odpowiednią ilość godzin.

Przy wyborze składnika jednodniowego, wartość ustawia się automatycznie i jest nieedytowalna.

Po zatwierdzeniu wybrane składniki wyświetlą się w kolumnie OPCJE DODATKOWE.

Wybrane składniki wyświetlą się w terminarzu, pod warunkiem zakwalifikowania nadgodzin.

Jeżeli wnioskując o nadgodziny, chcesz oznaczyć, że zostaną one odebrane przez Ciebie jako dzień wolny, w sekcji SZCZEGÓŁY dokumentu oznacz DO ODBIORU.

Wyświetli się okienko z komunikatem i prośbą o potwierdzenie wykonywanej akcji. Zatwierdź.

Informacja o chęci odbiorze nadgodzin wyświetla się w terminarzu w okienku szczegółów wniosku

Jeżeli pracownik wypracował zawnioskowane nadgodziny, które zostały oflagowane jako “do odbioru” pod składnikiem płacowym nadgodzin pojawia się stosowne oznaczenie.

W momencie gdy pracownik odbierze wszystkie nadgodziny (więcej na temat odbioru nadgodzin przeczytasz w artykule: Jak złożyć wniosek o odbiór nadgodzin), znacznik pod składnikiem płacowym przestanie się wyświetlać.

Jeśli oznaczone do odbioru nadgodziny, finalnie nie zostaną odebrane jako czas wolny, wówczas zostaną one przekazane do wypłaty na kolejnej liście płac.

W przypadku, gdy na wniosku o nadgodziny chcielibyśmy ująć godziny, które są odpracowaniem nieobecności/nieodpracowania, wystarczy zaznaczyć checkbox ODPRACOWANIE w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU.

W wyświetlonym oknie wybierzesz nieobecność, którą chcesz odpracować.

Podaj liczbę godzin do odpracowania (domyślnie to suma wszystkich wybranych niedopracowań) i zaznacz czy odpracowanie ma się odbyć przed albo po zaplanowanych godzinach pracy.

Możesz również samodzielnie wskazać w jakich godzinach chcesz odpracować niedopracowanie.

Na koniec zatwierdź dane przyciskiem OK. Wybrane Odpracowanie pojawi się w szczegółach dokumentu.

Po zaakceptowaniu wniosku i zaewidencjonowaniu czasu pracy, składnik odpracowania pojawi się w odpowiednim dniu w terminarzu.

W dokumencie WNIOSEK O NADGODZINY I ODPRACOWANIE dostępna jest kolumna umożliwiająca wskazanie innego nr MPK, niż ten przypisany bezpośrednio do pracownika w jego dokumencie zatrudnienia. Nr MPK wskazujemy tylko wówczas, gdy nadpracowanie ma być przypisane do innego nr MPK niż ten główny wskazany przy pracowniku. 

W celu dodania numeru MPK kliknij okienko KOD JEDNOSTKI MPK w kolumnie OPCJE DODATKOWE w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU.

Poskutkuje to wyświetleniem okienka z zapytaniem.

Po zatwierdzeniu przyciskiem TAK, wyświetla się lista wszystkich nr MPK, znajdujących się w systemie. 

Każdy Manager widzi wszystkie nr MPK, znajdujące się w systemie. 

Dla danego dnia możemy wskazać tylko jeden nr MPK, nie ma możliwości rozdekretowania nadgodzin występujących w danym dniu, na różne nr MPK. 

Po wysłaniu Polecenia do akceptacji i jego zaakceptowaniu, informacja o wskazanym nr MPK wpisywana jest w terminarz danego pracownika. Informacja taka będzie widoczna po kliknięciu na ikonę znajdującą się w wierszu z danym dniem.

Dodatkowo informacja jest widoczna w polu „historia modyfikacji” dotycząca konkretnego wiersza w terminarzu. 

Po zaakceptowaniu Polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, Manager ma możliwość zmiany, usunięcia oraz dodania nr MPK.

Usunięcie i zmiana numeru MPK

– usunięcie nru MPK

W celu usunięcia przypisania nr MPK do godzin nadliczbowych, otwórz w trybie edycji zaakceptowany dok. Polecenia i odznacz pole MPK w kolumnie OPCJE DODATKOWE w sekcji SZCZEGÓŁY DOKUMENTU

Po zatwierdzenie chęci usunięcia nr MPK i zapisaniu dokumentu Polecenia, dane są aktualizowane w terminarzu pracownika. 

– zmiana MPK na inny 

W celu zmiany przypisania nr MPK do godzin nadliczbowych, otwórz w trybie edycji zaakceptowany dok. Polecenia i kliknij na prostokącik z symbolem rysika znajdujący się pod pozycją MPK w szczegółach dokumentu

i wybierz odpowiedni numer.

Po wskazaniu innego nr MPK i zapisaniu dokumentu Polecenia, dane są aktualizowane w terminarzu pracownika. 

Dane dotyczące wprowadzonych nr MPK przy godzinach nadliczbowych są prezentowane w odpowiedniej tabeli w Podsumowaniu terminarza. 

Raport Excel -> MPK dla godzin nadliczbowych

W celu wyraportowania nadgodzin rozpisanych na inny nr MPK, należy skorzystać z raportu Eksport XLS -> MPK dla godzin nadliczbowych.

Raport ten zawiera tylko i wyłącznie te nadgodziny, które zostały rozdekretowane na inny nr MPK.

Po zaakceptowaniu wniosku przez bezpośredniego przełożonego, dane w nim zawarte są traktowane jako obowiązujące i wpisują się do terminarzy pracowników. 

Jeśli wniosek jest złożony na dni w przeszłości, system automatycznie je kwalifikuje a w przypadku rejestracji rzeczywistego czasu pracy, próbuje je zakwalifikować pod warunkiem, że odbicia rzeczywiste z czytników są zgodne z wnioskiem. 

W przypadku wniosku złożonego na dni w przyszłość, dane są zapisywane w poszczególnych terminarzach, natomiast ich kwalifikacja odbywa się podczas importu odczytów z czytników RCP. 

Po zaakceptowaniu wniosku dane są wpisywane do terminarza i odpowiednio przetworzone. 

W przypadku gdy dla danego dnia został złożony wniosek o godziny nadliczbowe, pojawi się ikonka . 

Po kliknięciu na ikonkę wniosku otwiera się szczegółowa informacja o planowanych nadgodzinach.

W celu otwarcia konkretnego wniosku kliknij ikonkę . 

W przypadku wnioskowania o nadgodziny z opcją odbioru – jeżeli pracownik wypracował zawnioskowane nadgodziny, pod składnikiem płacowym nadgodzin pojawia się stosowne oznaczenie.

Po akceptacji wniosku nie ma możliwości jego modyfikacji (nie można dodawać kolejnych osób bądź modyfikować zakresu), można jedynie usuwać całe wiersze związane z danym użytkownikiem i danym dniem. Operację taką może wykonać osoba wnioskująca.  

W tym celu, będąc w trybie edycji, kliknij ikonkę przy danym wierszu. 

Podczas usuwania wiersza pojawi się stosowny komunikat. 

Po potwierdzeniu dane są „skreślane” z wniosku i po jego zapisaniu usuwane są z terminarza pracownika. 

W terminarzu dane wyglądają następująco. 

Informacja o usunięciu wniosku o nadgodziny zostaje zanotowana w polu historia modyfikacji danego wiersza. 

W przypadku nadgodzin oznaczonych do odbioru: w sekcji PODSUMOWANIE w terminarzu, nadgodziny do odbioru znajdują się w tabeli ODROCZENIE WYSŁANIA

Po zawnioskowaniu o częściowy odbiór nadgodzin, ilość godzin składnika płacowego zmniejszy się w tabelki ODROCZENIE WYSŁANIA oraz w komunikacie pod składnikiem płacowym nadgodzin.

Po odebraniu całości nadgodzin, informacja o nich zostaje usunięta z tabeli oraz nie wyświetla się już komunikat pod składnikiem płacowym. Pozostaje wiadomość w okienku szczegółów wniosku o odbiór nadgodzin.

UWAGA: 

Manager ma możliwość ręcznego skorygowania ilość wypracowanych nadgodzin ale zawsze w zakresie wskazanym w poleceniu. Zatem jeśli w poleceniu mamy zaplanowana 2 godz. nadliczbowe to czas zakwalifikowany możemy modyfikować w taki sposób aby składnik nadpracowania nie przekroczył wartości 2 godz. z polecenia. 

Modyfikowania czasu zakwalifikowanego zwiększającego wypracowane nadgodziny poza zakres wskazany we wniosku jest niemożliwe, w takim przypadku pojawi się stosowny komunikat informujący o tym fakcie.

Manager, nie możne zakwalifikować nadgodzin „ręcznie” jeśli nie zostanie złożone polecenie pracy w godzinach nadliczbowych. W przypadku próby wprowadzenia takich danych, system wyświetli stosowny komunikat. 

– Tworzenie wniosku o odbiór nadgodzin  

Wniosek o odbiór nadgodzin można utworzyć na dwa sposoby: 

– z dashbordu użytkownika 

W celu wygenerowania Wniosku o odbiór nadgodzin, wybierz opcję WNIOSEK O ODBIÓR NADGODZIN z menu UTWÓRZ DOKUMENT w sekcji MOJE DOKUMENTY.  

– z widoku wnioski urlopowe w aplikacji Urlopy  

W aplikacji Urlopy, kliknij na przycisk UTWÓRZ DOKUMENT.

Wskaż  w czyim imieniu tworzysz wniosek o odbiór nadgodzin, aplikacja umożliwia stworzenie wniosku:  

– Na wniosek pracownika   

Za 1 przepracowaną nadgodzinę pracownikowi przysługuje 1 godzina wolnego. Zatem wnioskując o odbiór dnia wolnego w wysokości 8 h, rozliczymy 8 h nadliczbowych.  

  

–  Na wniosek pracodawcy 

Za 1 przepracowaną nadgodzinę pracownikowi przysługuje 1:30 godziny wolnej. Zatem wnioskując o odbiór dnia wolnego w wysokości 8 h, rozliczymy 5:20 h nadliczbowych. Należy pamiętać, o tym, iż w przypadku tworzenia wniosku w imieniu swojego podwładnego, domyślny forma wniosku to “na wniosek pracodawcy”, oczywiście Manager może dokonać zmiany tego parametru.  

 
Niezależnie od wybranej formy wnioskowania (na wniosek pracownika lub na wniosek pracodawcy) dalsze procesowanie wniosku jest dokładnie takie samo.  

Po wygenerowaniu wniosku system wyświetli listę nadgodzin możliwych do odbioru w wybranym zakresie czasowym

Jeśli wnioskujesz o odbiór całego dnia, przy pozycji ZAKRES zaznacz DNIOWY i wybierz dzień, którego wniosek ma dotyczyć. 

W przypadku odbiorów całodniowych system proponuje odebranie nadgodzin tzw. ŚREDNIO-TYGODNIOWYCH (z dopiskiem PRACA W DNIU WOLNYM).  

Jeżeli chcesz złożyć wniosek o odbiór kilku godzin (niepełnego dnia roboczego), w pozycji ZAKRES zaznacz wariant godzinowy i określ przedział godzin, którego ma dotyczyć.  

 

W takim przypadku system wyświetli nadgodziny dobowe.  

UWAGA: przy wyborze zakresu godzinowego na liście NIE wyświetlają się nadgodziny wypracowane w dniu wolnym.  

Przy każdej zmianie dat lub godzin w sekcji Zakres, system ponownie przelicza i wskazuje listę dostępnych nadgodzin.  

  

W pozycji NADGODZINY wyświetlana jest ilość godzin nadliczbowych dostępnych w danym okresie rozliczeniowym oraz ilość dni do odbioru przysługujących za pracę w dni wolne.  

Wniosek jest już gotowy i możesz go wysłać do akceptacji.  

Jeżeli interesują cię szczegółowe informacje dotyczące odbioru godzin, przejdź do artykułu: Informacje uzupełniające.

Gdy chcesz nanieść zmiany we wniosku o odbiór nadgodzin, po minięciu daty rozliczenia terminarza, nie usuwaj wniosku – zmodyfikuj istniejący.

W tym celu odnajdź wniosek o odbiór nadgodzin w panelu NIEOBECNOŚCI, w sekcji MOJE DOKUMENTY w Dashboardzie i otwórz go jednym kliknięciem.

W otwartym wniosku o odbiór nadgodzin kliknij przycisk ZMODYFIKUJ WNIOSEK, znajdujący się w górnym pasku.

Następnie wciśnij przycisk ZMODYFIKUJ w sekcji SZCZEGÓŁY WNIOSKU

i wprowadź potrzebne zmiany.

Uwaga: wprowadzone godziny nie mogą przekraczać liczby godzin możliwych do odbioru. Takie działanie zostanie zablokowane oraz wyświetli odpowiedni komunikat.

Zmodyfikowany wniosek wyślij ponownie do akceptacji.

Proponowana przez system chronologiczna lista nadgodzin, może być dowolnie modyfikowana przez użytkownika, oczywiście ilości odbieranych godzin muszą odpowiadać ilości wskazanych nadpracowań w odpowiednim przeliczeniu w zależności od wskazanego rodzaju wniosku (na wniosek pracownika 1 ->1, na wniosek pracodawcy 1 -> 1,5) . W przypadku gdy te ilości nie są zgodne, aplikacja wyświetli stosowny komunikat.  

Lista dostępnych do rozliczenia nadgodzin jest ściśle uzależniona od daty, w której tworzymy nieobecność (odbiór nadgodzin). Mówimy tutaj o dacie wygenerowania dokumentu a nie dacie nieobecności wskazanej na wniosku. Nadpracowania rozliczane miesięcznie są widoczne na tej liście do dnia ostatecznej daty zakończenia rozliczenia z dokumentu terminarza. Po tej dacie nadgodziny są przekazane do wypłaty a co za tym idzie nie można ich rozliczyć poprzez odbiór nadgodzin.  

Nadgodziny rozliczane w ramach całego okresu rozliczeniowego będą dostępne na tej liście do dnia ostatecznej daty zakończenia rozliczenia z dokumentu terminarza, który jest ostatnim w danym okresie rozliczeniowym. Po tej dacie nadgodziny są przekazane do wypłaty a co za tym idzie nie można ich rozliczyć poprzez odbiór nadgodzin.  

PRZYKŁAD  

Jeśli w sierpniu mieliśmy wypracowane następujące nadgodziny a data zakończenia rozliczenia to 05.10.2022,  

wówczas jeśli będziemy tworzyć nieobecność do dnia 05.10.2022 na licie pojawią się wszystkie nadpracowania miesięczne i z okresu rozliczeniowego,   

a po tej dacie tylko te, które należy rozliczyć w ramach całego okresu rozliczeniowego.  

Oczywiście z listy tej znikają nadgodziny już odebrane (rozliczone) lub te, które są już wskazane w danym dokumencie.  

Po uzupełnieniu wszystkich pól formularza klikamy na przycisk OK po którym następuje wygenerowanie dokumentu nieobecności oraz zaktualizowanie danych w terminarzach pracownika.  

Jeśli tworzymy taki odbiór na dni w przeszłości, które już są zakwalifikowane jako dzień pracujący (wystąpi tylko wówczas gdy pracownik nie korzysta z czytników RCP) pojawi się poniższy komunikat, który poinformuje użytkownika o takim stanie. Po kliknięciu OK dane zostaną poprawnie zapisane.  

  

  

W dokumencie terminarza w dniach (wierszach) w których wprowadzony jest odbiór nadgodzin oraz zbilansowane nadgodziny, pojawia się ikonka „bilansu” oznaczająca, że w danym dniu są nadgodziny, które zostały odebrane w innym dniu.  

 

Jeśli nadgodziny z danego dnia zostały odebrane w całości, wówczas odpowiedni składnik nadpracowania otrzymuję jaśniejszy odcień oraz obwódkę w kolorze czerwonym.  

Szczegółowa informacja na temat odbioru pojawi się po naciśnięciu ikonki .  

Dla nadpracowania wyświetlana jest informacja o dniu w którym została odebrana.  

Dla odbioru nadgodzin informacje na temat nadgodzin, które są odbierane tą nieobecnością.  

Informacja o odebranych nadgodzinach oraz tych, które pozostają do wypłaty (do odebrania) znajduje się dodatkowo w terminarzu w sekcji Podsumowanie:  

W tabeli ZBILANSOWANE SKŁADNIKI PŁACOWE, znajdują się nadgodziny które pozostają do odebrania lub do zapłacenia.  

Taką samą informację można znaleźć w tabeli OKRES ROZLICZENIOWY w podsumowaniu POZOSTAŁE NADGODZINY.  

Dodatkowo informacja o nadgodzinach wypracowanych oraz tych, które pozostały do odebrania, można uzyskać generując raport czasu pracy w sekcji Raporty <Raporty XLS -> Pozostałe -> Czas pracy>.   

W wygenerowanym pliku XLS,  kolumny Q i S przedstawiają ilość nadgodzin z podziałem na składnik 024 (nadgodziny dobowe) i 024a (nadgodziny średniotygodniowe), które pozostały do odebrania.   

Kolumny P i R, przedstawiają ilość nadgodzin z podziałem na składnik 024 (nadgodziny dobowe) i 024a (nadgodziny średniotygodniowe), które zostały w danym okresie wypracowane przez pracownika.    

 Wypracowana nadgodzina, której odbiór nie został wprowadzony do systemu będzie się w raporcie pojawiać do czasu przekazania danych do listy płac:   
– dla składnika 024 w kolejnym miesiącu   
– dla składnika 024a w kolejnym miesiącu po zakończeniu ok. rozliczeniowego   

Z kolei godziny nadliczbowe, które zostaną przekazane do naliczenia na liście płac (nieodebrane) znikną z raportu, a w terminarzu pojawi się przy nich ikona banknotu oznaczająca kompensatę nadpracowania poprzez wypłatę wynagrodzenia (podobnie jak obecnie ikona wagi oznaczająca zbilansowanie nadpracowania odbiorem wolnego).  

  

Aby usunąć status wypłacenia nadgodzin należy otworzyć terminarz pracownika, przejść do trybu edycji dokumentu (klikając na przycisk Edycja znajdujący się w lewym górnym rogu paska nawigacyjnego) a następnie kliknąć ikonę banknotu i użyć przycisku USUŃ.

Odbiór nadgodzin za pracę wykonaną w dniu wolnym od pracy np. sobotę.  

W przypadku wypracowania nadgodzin w dniu wolnym od pracy np. w wolną sobotę, pracownikowi przysługuje cały dzień wolny w innym dniu, niezależnie od ilości przepracowanych godzin. Nadgodziny wypracowane w dniu wolnym od pracy są odpowiednio prezentowane na wniosku o odbiór nadgodzin. Nadgodziny te są dostępne do odbioru tylko w przypadku odbioru całodniowego.  

W tabeli z nadgodzinami, nadpracowania takie otrzymują symbol PDW (praca w dniu wolnym).  

Dodatkowo na wniosku jest prezentowana informacja o ilości dni wolnych jakie przysługują pracownikowi za pracę wykonaną w dniu wolnym. Nadgodziny te nie powiększają puli dostępnych nadgodzin w ramach okresu rozliczeniowego lecz są prezentowane jako dostępna ilość dni wolnych.  

Taki rodzaj odbioru nie może był łączony z żadnymi innymi odbiorami (godzinowymi lub dniowymi),  zatem jeśli pracownik posiada jeden dzień wolny za pracę w dniu wolnym oraz dodatkowo nadgodziny, które uprawniają go do dodatkowego dnia wolnego, wówczas odbiór tych godzin musi być wykonany na dwóch niezależnych wnioskach. Wnioskując o odbiór dnia wolnego całodniowego, system w pierwszej kolejności proponuję odbiór dnia wolnego za pracę w dniu wolnym.  

W przypadku pracy w dniu wolnym, przekraczającej 8 godz. Pracownikowi przysługuje dzień wolny a dodatkowe nadgodziny powyżej 8 godzin są możliwe do odebrania w innym dniu lub zostaną wypłacone.  

UWAGA:  

Osoby z Działu HR (z rolą Admin HR), na liście dostępnych nadgodzin, mogą zaznaczyć opcję „Wyświetl wszystkie nadgodziny bez względu na status wypłaty” dzięki czemu, w trakcie trwania całego okresu rozliczeniowego, wyświetlą się nadgodziny z całego poprzedniego okresu rozliczeniowego (te rozliczane zarówno miesięcznie jak i w ramach okresu rozliczeniowego). Np. Dla 3 miesięcznego okresu rozliczeniowego trwającego od 01.10 do a do 31.12, wszystkie nadgodziny z tego okresu rozliczeniowego są możliwe do rozliczenia do ostatniego dnia kolejnego okresu rozliczeniowego tj. do 31.03.2023.  

Opcja ta powinna być wykorzystywana wyłącznie przez Dział HR, który w wyjątkowych sytuacjach będzie mógł rozliczyć nadgodziny, które standardowo nie pojawią się na liście dostępnych nadgodzin.  

Lista nadgodzin bez zaznaczonej opcji.  

Lista nadgodzin z włączoną opcją (wyłączenie weryfikacji rozliczonych nadgodzin przez system).  

Odpracowanie niedopracowania 

W celu umożliwienia pracownikowi odpracowania wyjścia prywatnego lub niedopracowania, w aplikacji SSC Master SCP został uruchomiony wniosek o odpracowanie niedopracowania. Każdy pracownik ma możliwość zawnioskowania o odpracowanie dni/godzin, w których pracował krócej, lub  odpracowanie wyjścia prywatnego.  

Odpracowanie niedopracowania 

W celu umożliwienia pracownikowi odpracowania wyjścia prywatnego lub niedopracowania, w aplikacji SSC Master SCP został uruchomiony wniosek o odpracowanie niedopracowania. Każdy pracownik ma możliwość zawnioskowania o odpracowanie dni/godzin, w których pracował krócej, lub  odpracowanie wyjścia prywatnego.  

Wniosek o odpracowanie niedopracowania można utworzyć na dwa sposoby: 

– z dashbordu użytkownika 

– z widoku Wnioski w aplikacji SCP   

W kolejnym kroku należy wskazać odpowiedni rodzaj wniosku: „Wniosek o nadgodziny / odpracowanie” 

Po wybraniu rodzaju wniosku pojawi się formularz, w którym należy uzupełnić poszczególne dane. 

Jeśli pracownik wnioskuje we własnym imieniu, wówczas automatycznie, po wybraniu rodzaju wniosku, pojawia się okno, w którym definiujemy jakie niedopracowania odpracowuje. W przypadku, gdy wniosek jest tworzony przez managera, wówczas należy kliknąć na przycisk w celu wskazania osób, dla których taki wniosek tworzymy, a dopiero w kolejnym kroku wskazać odpowiednie elementy odpracowania.

W celu wskazania nieobecności do odpracowania przechodzimy do drugiej zakładki: ODPRACOWANIA. 

Następnie wybieramy z listy nieobecności, które chcemy odpracować. 

Na liście nieobecności znajdują się tylko te niedopracowania, które nie zostały odpracowane lub nie zostały już zaplanowane do odpracowania (wniosek o odpracowanie musi być zaakceptowany). 

Wskazane nieobecności zostaną przedstawione w tabeli.  

UWAGA: Jeśli zaplanowaliśmy odpracowanie, którego ostatecznie nie zrealizowaliśmy (nie zostaliśmy dłużej w pracy), wówczas to niedopracowanie pojawia się z powrotem w puli do odpracowania. Operacja zostanie wykonana przez system automatycznie w kolejnym dniu po zaplanowanej dacie odpracowania.  

Przykład: Pracownik, dwie godz. wyjścia prywatnego z 02.06.2022, zaplanował do odpracowania 03.06.2022. Zaplanowanego odpracowania nie zrealizował, zatem niedopracowanie (2 godz. wyjścia prywatnego z dnia 02.06.2022) powróci do puli do odpracowania w dniu 04.06.2022.  

W kolejnym kroku należy wskazać dzień, w którym planujemy odpracować wybrane nieobecności. Aplikacja automatycznie uzupełni planowaną ilość nadpracowania, po wskazaniu konkretnej daty. Analogicznie – jak w przypadku wniosku o nadgodziny – ilość godzin nadpracowania możemy zaplanować na dwa sposoby: 

– Wskazując ilość nadpracowania (bez podawania zakresu godzin) oraz podając kiedy mają być wypracowane (po zakończeniu pracy lub przed jej rozpoczęciem).  

– Wskazując konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, należy pamiętać by przedział godzin był „przylegający” do zaplanowanych w tym dniu godzin pracy. 

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych szczegóły wniosku wyglądają następująco: 

Do każdego wiersza możemy dodać stosowną uwagę bądź komentarz wpisując ją do kolumny Uwagi. Zawartość tego pola zostanie przeniesiona do konkretnego wiersza w terminarzu pracownika do pola Uwagi z dopiskiem [Uwagi WO]. 

Jeśli chcemy dokonać korekty już uzupełnionych wierszy, wystarczy kliknąć na ikonkę „rysika”. 

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych, wysyłamy wniosek do zaakceptowania przez przełożonego wyższego szczebla. W tym celu klikamy na przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI znajdujący się na pasku z przyciskami.

Osoba akceptująca otrzymuje wiadomość email, z informacją o przedmiotowym wniosku. 

Uwaga!

Nie ma możliwości odpracować niedopracowania w ten sam dzień, ponieważ zakwalifikowanie odpracowanego czasu jednocześnie zmniejszy czas niedopracowania i powstanie konflikt we wniosku.

Jeżeli pracownik odrobił niedopracowanie w ten sam dzień, manager powinien zakwalifikować odpracowane godziny. Jeżeli pracownik nie odrobił go w pełni, to wtedy może złożyć wniosek na odpracowanie w kolejnych dniach, pomniejszając ilość godzin o już odpracowane.

Jeżeli chcesz poznać szczegóły dotyczące prezentacji danych w terminarzu, przejdź do artykułu: Prezentacja danych w terminarzu.

Po zaakceptowaniu wniosku przez bezpośredniego przełożonego, zawarte w nim dane traktowane są jako obowiązujące i zostają wpisane do terminarzy pracowników. Jeżeli wniosek został złożony na dni przeszłe, wówczas system kwalifikuje je automatycznie. W przypadku rejestracji rzeczywistego czasu pracy, system próbuje je zakwalifikować, pod warunkiem, że rzeczywista rejestracja czasu pracy jest zgodna z danymi z wniosku. W przypadku wniosku złożonego na dni przyszłe, dane zapisywane są w poszczególnych terminarzach, a ich automatyczna kwalifikacja następuje po dniu ich wystąpienia. 

W przypadku, gdy dla danego dnia został złożony wniosek o odpracowanie niedopracowania, pojawia się ikonka .

Odpracowanie nieobecności prezentowane jest w terminarzu w postaci „zielonego” składnika płacowego. 

Po kliknięciu na ikonkę wniosku otwiera się szczegółowa informacja o planowanych/zrealizowanych odpracowaniach nieobecności. 

W celu otwarcia konkretnego wniosku klikamy na ikonkę . 

Po akceptacji wniosku, nie ma możliwości jego modyfikacji (nie można dodawać kolejnych osób bądź modyfikować zakresu). Można jedynie usuwać całe wiersze, związane z danym użytkownikiem i danym dniem. Operację taką może wykonać osoba wnioskująca. W tym celu, przy uruchomionym trybie edycji, klikamy na ikonkę przy danym wierszu. Podczas usuwania wiersza pojawi się stosowny komunikat. 

Po potwierdzeniu dane są „skreślane” z wniosku i po jego zapisaniu usuwane są z terminarza pracownika. 

W terminarzu dane wyglądają następująco. 

Informacja o usunięciu wniosku o nadgodziny zostaje zanotowana w polu historia modyfikacji danego wiersza. 

UWAGA: 

Manager ma możliwość ręcznego skorygowania ilości wypracowanych nadpracowań,  ale zawsze w zakresie wskazanym we wniosku. Zatem, jeżeli we wniosku mamy zaplanowane 2 godz. Nadpracowania, to czas zakwalifikowany możemy modyfikować w taki sposób, aby składnik nadpracowania nie przekroczył wartości 2 godz. z wniosku. 

W dniu, w którym znajdowały się niedopracowania, a które zostały odpracowane (zaplanowane do odpracowania), pojawia się ikona symbolizująca, że dana nieobecność została powiązana z odpracowaniem.

Po kliknięciu w tę ikonę, pojawia się szczegółowa informacja, na jaki dzień/dni dana nieobecność została zaplanowana do odpracowania lub odpracowana. 

Nieobecność, która została całkowicie odpracowana, otoczona jest zieloną ramką a jej kolor jest jaśniejszy.   

W celu wygenerowania różnego rodzaju raportów wybieramy z głównego menu przycisk Operacje -> Raporty. 

Sekcja Raporty otwiera się w nowej zakładce przeglądarki, zatem w celu powrotu do głównego okna aplikacji zamykamy zakładkę Raport SCP albo przechodzimy na zakładkę aplikacji SSC Master. 

W następnym kroku wybieramy odpowiednie parametry w celu wygenerowania odpowiednich wniosków i raportów. 

– Wybór pracowników – w sekcji tej wskazujemy pracowników, dla których będziemy generować odpowiednie zestawienia bądź raporty. Istnieje możliwość prezentowania pracowników po różnych kategoriach: wg nazwiska, wg kategorii zaszeregowania (Pracownk, Zleceniobiorca), wg stanowiska, wg działu, wg MPK, wg systemu reguł.  

– Zakres czasowy – w sekcji tej wskazujemy odpowiedni zakres czasowy w układzie data od – data do, wybrany miesiąc, wybrany kwartał, wybrany rok.    

– Kryteria raportowania – w sekcji tej wskazujemy odpowiedni raport/wniosek, który chcemy wygenerować.  

Raporty zostały podzielone na 4 zasadnicze grupy.

Zestaw raportów, które swoje wyniki prezentowane są w formie dynamicznej na ekranie. Zaletą tego typu raportów jest możliwość wprowadzania zamian bezpośrednio z poziomu raportu, które automatycznie nanoszone są na poszczególne terminarze użytkowników. 

W ramach tej grupy raportów dostępne są następujące rodzaje raportów: 

– Anomalie – Wyświetlanie dni terminarza, w których widoczna jest ikonka niezgodności (anomalii) czasu pracy. 

– Brak reguły czasu pracy – Wyświetlanie dni terminarza, w których nie przypisano żadnej reguły czasu pracy, chociaż dni te powinny być zaplanowane jako pracujące lub wolne. 

– Spóźnienia – Wyświetlanie dni terminarza, w których rzeczywista godzina rozpoczęcia jest późniejsza niż przewidywał harmonogram. 

– Przedwczesne wyjścia – Wyświetlanie dni terminarza, w których rzeczywista godzina zakończenia pracy jest wcześniejsza niż przewidywał harmonogram. 

– Nadpracowania – Wyświetlanie dni terminarza, w których pracownik przebywał w pracy dłużej niż przewidywał harmonogram. 

– Niedopracowanie – Wyświetlanie dni terminarza, w których pracownik przebywał w pracy krócej niż przewidywał harmonogram. 

-Składniki płacowe – Wyświetlanie składników płacowych

-Odroczone składniki płacowe (‘Do odbioru’) – Wyświetlanie składników płacowych nadgodzin oznaczonych jako wyłącznie do odbioru. Udostępnione opcje: WYPRACOWANE – składniki nadgodzin, które zostały zawnioskowane jako nadgodziny do odbioru, a następnie wypracowane; ZAWNIOSKOWANE – składniki nadgodzin, które zostały zawnioskowane jako nadgodziny do odbioru, ale jeszcze nie zostały wypracowane.

– Nieobecności – Wyświetla dni w których występuje nieobecność (planowana lub zrealizowana). 

– Wejścia w określonych godzinach – Wyświetla terminarze pracowników w których rozpoczęcie pracy znajduje się zadanym przedziale godzinowym. 

– Wyjścia w określonych godzinach – Wyświetla terminarze pracowników w których zakończenie pracy znajduje się zadanym przedziale godzinowym. 

– Brak odbić – Wyświetlanie dni terminarza, w których nie ma odbić RCP pracownika. 

– Brak kryteriów – Wyświetlanie dni terminarza niezależnie od stanu. 

Zestaw raportów służących do wydruku danych znajdujących się w terminarzach pracowników. 

W ramach tej grupy raportów dostępne są następujące rodzaje raportów: 

– Terminarz – Miesięczna karta pracy pracownika. 

– Plan pracy – Grafik pracy dla grupy osób bądź działu prezentujący czas planowany. 

– Czas rzeczywisty – Grafik pracy dla grupy osób bądź działu prezentujący rzeczywiste przepracowane godziny pracy. 

– Ewidencja czasu pracy – Grafik pracy dla grupy osób bądź działu prezentujący zakwalifikowane godziny pracy. 

– Planowane/Zakwalifikowane – Grafik pracy dla grupy osób bądź działu prezentujący zestawienie godzin planowanych z faktycznie zakwalifikowanymi. 

W celu wygenerowania i wydrukowania Miesięcznej ewidencji czasu pracy z kryterium raportowania wybieramy odpowiedni rodzaj raportu a następnie klikamy przycisk GENERUJ WYDRUK.  

Wygenerowany zostanie odpowiedni dokument. 

W celu wydruku lub eksportu danych do pliku xls, najeżdżamy na górny żółty pasek i wybieramy przycisk Drukuj lub Eksportuj do  XLS. 

W celu powrotu do okna wyboru poszczególnych kryteriów raportu klikamy na przycisk znajdujący się w lewym górnym oknie raportu. 

Raporty cykliczne to funkcjonalność stworzona dla managerów i pracowników HR, którzy potrzebują automatycznie tworzonych cyklicznych raportów z danymi dotyczącymi grup pracowników. Zależnie od ustawień mogą być generowane codziennie, raz w tygodniu, w konkretne dni tygodnia, konkretne daty itd.

Aby uruchomić raport cykliczny, w pierwszej kolejności musisz stworzyć jego szablon. Otwórz aplikację SCP i kolejno: MECHANIZMY -> CYKLICZNY EKSPORT DANYCH -> SZABLONY. Kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT.

Uruchomi to widok nowego dokumentu z dwoma zakładkami:

DANE PODSTAWOWE – w tej zakładce znajdują się opcje konfiguracyjne, według których zostaje generowany i eksportowany raport.

SZCZEGÓŁY PREZENTACJI DANYCH – opcje konfiguracyjne, według których generowane są dane w raporcie.

DANE PODSTAWOWE

Tworzenie nowego szablonu zacznij od nadania nazwy. Najlepiej, aby zawierała w sobie informacje dotyczące zawartości raportu oraz częstotliwości jego tworzenia.

UWAGA: Raport będzie się generował tylko wtedy, gdy będzie oznaczona opcja SZABLON AKTYWNY.

W sekcji ZAKRES CZASOWY ustaw jakiego okresu ma dotyczyć raport

Zakres dat – dane raportu dotyczą zakresu określonego datą początkową i końcową

Od daty początkowej do dzisiaj – dane raportu dotyczą zakresu określonego datą początkową oraz dniem bieżącym

Od początku roku do dzisiaj – dane raportu dotyczą zakresu od początku roku do dnia bieżącego

Ilość okresów wstecz – dane dotyczące zakresu zdefiniowanego ilością podanych zakresów wstecz. Aby do przeliczeń uwzględnić aktualny okres, należy zaznaczyć UWZGLĘDNIAJ BIEŻĄCY.

Wybrany miesiąc – zakres danych z wybranego miesiąca

Wybrany kwartał – zakres danych z wybranego kwartału

Wybrane półrocze – zakres danych z wybranego półrocza

Wybrany rok – zakres danych z wybranego roku

Okres rozliczeniowy – zakres danych ze wskazanego okresu rozliczeniowego

POWTARZALNOŚĆ

Ustaw co jaki czas powinien generować się raport.

Przy opcji CODZIENNIE, raport będzie się generował każdego dnia, przy opcji RAZ W TYGODNIU wybierz, którego dnia tygodnia ma być generowany raport, a przy RAZ W MIESIĄCU, którego dnia miesiąca.

Opcja KONKRETNE DATY pozwoli Ci wybrać w które konkretne dni w roku powinien być stworzony raport. Dodaj daty wybierając je w polu lub usuń niepotrzebne klikając krzyżyk.

W kolejnym kroku zdefiniuj, po jakiej ilości wygenerowanych raportów, nowe logi raportów, powinny nadpisywać te już istniejące. Opcja ta ułatwi zarządzanie archiwalnymi wpisami i usunie te które nie są już potrzebne.

W sekcji UPRAWNIENIA wybierz: konkretnych pracowników, którzy otrzymają dostęp do raportu (otrzymają powiadomienie mailowe), lub przypisanych do schematu uprawnień albo do konkretnych działów.

Jeżeli chcesz, by powiadomienie o zakończeniu generowania raportu dostawały konkretne osoby, zaznacz opcję POWIADOM UŻYTKOWNIKÓW O ZAKOŃCZENIU PROCESU GENEROWANIA RAPORTU. Ponadto, poza użytkownikami wybranymi w poprzedniej sekcji, możesz wprowadzić dodatkowe osoby, które otrzymają powiadomienie. Wprowadź adres e-mail na który ma przyjść powiadomienie. Do treści powiadomienia można dołączyć link do pobrania pliku raportu, lub umieścić plik w załączniku maila-powiadomienia.

Po wybraniu linku do pliku, możesz zdecydować czy ma to być link do raportu (wybieramy opcję “Wyślij link do logu”), czy link do szablonu, który zawiera wszystkie logi dotyczące danego szablonu (wybieramy opcję “Wyślij link do szablonu cyklicznego eksportu danych”).

Jeżeli zdecydujesz się na dołączenie pliku w formie załącznika do powiadomienia, załącznik możesz zabezpieczyć hasłem.

Kliknij ZMIEŃ HASŁO, wprowadź hasło w polu wyświetlonego okna i zatwierdź. Po nadaniu hasła, raport będzie przesyłany w formie zaszyfrowanego pliku ZIP.

W kolejnym kroku zdefiniuj, po jakiej ilości wygenerowanych raportów, nowe logi raportów, powinny nadpisywać te już istniejące. Opcja ta ułatwi zarządzanie archiwalnymi wpisami i usunie te które nie są już potrzebne.

SZCZEGÓŁY PREZENTACJI DANYCH

Po skonfigurowaniu ustawień podstawowych, przejdź do zakładki SZCZEGÓŁY PREZENTACJI DANYCH.

W pierwszym kroku wybierz spółkę, której pracowników ma dotyczyć raport.

Następnie zdefiniuj kryteria tworzenia danych raportu. Możesz wybrać:

Wg pracowników

– wszystkich (należących do wybranej wcześniej spółki)

-wybranych pracowników

Wybierz odpowiednich pracowników i zatwierdź przyciskiem OK.

Wg bezpośredniego przełożonego

Raporty będą dotyczyły pracowników, których przełożonym jest wybrana osoba. Jeśli wskażesz tutaj np. Jana Kowalskiego to w raporcie zostaną uwzględnieni wszyscy pracownicy, którzy mają za swojego przełożonego przypisanego Jana Kowalskiego.

Podobnie jak w poprzednim przykładzie wybierz odpowiedniego przełożonego z listy i zatwierdź.

Wg pozostałych kryteriów

Typ stanowiska – wybierz typ stanowiska, którego ma dotyczyć raport

Stanowisko – wskaż konkretne stanowisko

Struktura organizacyjna – wskaż elementy struktury organizacyjnej, a następnie wybierz, które konkretnie powinny być ujęte w raporcie.

Kategoria zaszeregowania – wybierz element kategorii zaszeregowania

Na koniec wypełnij KRYTERIA RAPORTOWANIA oraz ŹRÓDŁO DANYCH. Należy wskazać konkretny rodzaj raportu, wg którego mają byś eksportowane dane. Do dyspozycji mamy raporty z grupy “Eksport XLS”. Więcej na temat rodzajów raportów przeczytasz w artykule Eksporty do XLS

DODATKOWE PARAMETRY

Aby każdy z wybranych pracowników dostał osobny raport dotyczący jego danych, lub danych jego podwładnych zaznacz okienko:

Następnie w zakładce SZCZEGÓŁY PREZENTACJI DANYCH wybierz czy raporty mają dotyczyć wskazanych wcześniej osób, czy ich podwładnych.

Uzupełniony szablon raportu Zapisz. Jeżeli zdecydowałeś się na otrzymanie powiadomienia, otrzymasz je zgodnie z konfiguracją z pierwszej zakładki.

Wygenerowane pliki raportów można odnaleźć w logach.

Przy zaznaczonej opcji generowania oddzielonych raportów, dokumenty logów i raporty są wygenerowane osobno dla każdego wskazanego użytkownika. Nazwy dokumentu i nazwy logu zawierają w tytule imię i nazwisko osoby, dla której zostały stworzone.

Kliknij wybraną pozycję, aby wyświetlić dokument logu, w którym znajduje się raport.

Przy oznaczonej (wspomnianej wcześniej) opcji wysyłania raportu w załączniku do maila,

po zakończeniu generowania raportu, zostanie on wysłany w wiadomości.

Przy wybranej opcji przesłania linków,

użytkownik otrzyma wiadomość z wybranymi linkami.

Eksporty do XLS można tworzyć według różnych kryteriów:

NIEOBECNOŚCI

Kliknij WYBIERZ KODY NIEOBECNOŚCI aby zdefiniować, które z nich mają się znaleźć w raporcie

Zaznacz odpowiednie pozycje na liście i zatwierdź przyciskiem OK.

Przy wybranym źródle danych TERMINARZE, zdecyduj czy dane mają być tworzone na podstawie rozkładu czasu pracy czy ewidencji czasu pracy. Możesz również oznaczyć, by raport wygenerował się z aktualnymi danymi zatrudnienia.

Jeżeli jako źródło danych oznaczysz DOKUMENTY NIEOBECNOŚCI Z ORG, zdecyduj czy mają być raportowane rzeczywiste dane nieobecności na podstawie terminarzy.

SOBOTY PRACUJĄCE

Przy sobotach pracujących zdefiniuj czy dane mają się utworzyć na podstawie zaplanowanej pracy, rzeczywiście wykonanej (odbicia czasu rzeczywistego), czy powinien dokonać się eksport danych pracy wykonanej w soboty pracujące (zaewidencjonowany czas pracy).

NIEDZIELE PRACUJĄCE

Mechanizm analogiczny do sobót pracujących.

DNI WOLNE OD PRACY

Aby wygenerować raport dni wolnych, należy kliknąć WSKAŻ TYP DNIA WOLNEGO.

wskazać na liście odpowiednie pozycje i zatwierdzić przyciskiem OK.

W razie potrzeby możesz zaznaczyć, by zostały wygenerowanie jedynie dni zakwalifikowane jako dni wolne od pracy.

PRACOWNICY NIEAKTYWNI

Raport generuje zestawienia pracowników nieaktywnych, na podstawie rozkładu czasu pracy lub ewidencji czasu pracy.

LIMITY URLOPÓW WYPOCZYNKOWYCH

REZERWY URLOPOWE

POZOSTAŁE

Jeżeli chcesz edytować szablon raportu z kategorii POZOSTAŁE, kliknij ikonkę rysika

lub ikonkę kartki, by stworzyć nowy szablon.