PROFIL PRACOWNIKA
Profil pracownika zawiera wszystkie dane związane z danym pracownikiem. Dokument służy do zbierania informacji na temat pracownika pochodzących z różnych źródeł np.: dane podstawowe, dane zatrudnienia na danym stanowisku, limity urlopowe, nieobecności.
DOKUMENT ZATRUDNIENIA
Dokument zatrudnienia opisuje szczegóły zatrudnienia danego pracownika na danym stanowisku. Pracownik może być zatrudniony na kilku stanowiskach w ramach organizacji. Dane dotyczące szczegółów zatrudnienia dostępne są z poziomu profilu pracownika oraz z poziomu specjalnie przygotowanych widoków w aplikacji, prezentujących dokumenty zatrudnienia po różnych kryteriach.
Archiwalne dokumenty zatrudnienia (takie w których została wskazana data zakończenia współpracy, która jest w przeszłości) pozostają w aplikacji tworząc pełną historię zatrudnienia danego pracownika.
Opis dokumentu zatrudnienia
W aplikacji SSC Master ORG na widoku Zatrudnienie prezentowane są wszystkie aktywne dokumenty zatrudnienia.
Dokument zatrudnienia składa się z trzech głównych zakładek.
Dane podstawowe – sekcja zawiera dane podstawowe zatrudnienia.
Osoba – Imię i nazwisko pracownika (przepisane z profilu ),
Nr osobowy (HR ID) – unikalny nr HR pracownika zatrudnionego na danym stanowisku, pole służy do wiązania różnych danych i elementów w systemie,
Nr karty i Nr RFID – nr karty pracownika, którą autoryzuje swoją rejestrację czasu pracy,
IMPORT RCP – pole określa czy pracownik będzie korzystał z rejestracji rzeczywistego czasu pracy czy też nie. Pole to wykorzystywane jest również przy integracji z czytnikami wejść/wyjść RCP. Wartość TAK ustawiana wówczas gdy pracownik będzie rejestrował swój rzeczywisty czas pracy a NIE w przeciwnym wypadku,
Stanowisko – nazwa stanowiska na którym jest zatrudniony pracownik,
Typ stanowiska – typ stanowiska na którym jest zatrudniony pracownik,
Typ pracownika – typ pracownika: zmianowy lub niezmianowy,
MPK – miejsce zaszeregowania pracownika,
Dział – dział do którego został przypisany dany pracownik,
Kategoria zaszeregowania – kategoria zaszeregowania pracownika, do dyspozycji mamy dwie wartości: Pracownik, Zleceniobiorca,
Bezpośredni przełożony – bezpośredni przełożony pracownika, osoba mająca dostęp do wszystkich danych o pracowniku,
Lokalizacja – fizyczna lokalizacja pracownika,
Początek zatrudnienia – data początku zatrudnienia,
Koniec zatrudnienia – data zakończenia zatrudnienia.
– Szczegóły zatrudnienia: sekcja zawiera dane szczegółowe związane z wymiarem i systemem czasu pracy.
Wymiar czasu pracy – wymiar czasu pracy pracownika,
Procent czasu pracy – procent wymiaru czasu pracy, wartość wyświetlana w zależności od wybranego wymiaru czasu pracy,
Tygodniowy wymiar – ilość godzin w ramach tygodnia, wartość wyświetlana w zależności od wybranego wymiaru czasu pracy,
Dzienny wymiar – ilość godzin w ramach dnia, wartość wyświetlana w zależności od wybranego wymiaru czasu pracy,
Niepełnosprawny – oznaczenie pracownika jako niepełnosprawny, po zaznaczeniu pola na TAK, dzienny limit pracy wynosi 7 godzin i jest odpowiednio przeliczany dla poszczególnych wymiarów czasu pracy,
System czasu pracy – rodzaj systemu czasu pracy, wybór z listy,
System reguł harmonogramu – schemat systemu reguł wg którego będą tworzone terminarze pracownika. Zdefiniowany został schemat reguł dla biura, można tworzyć nowe schematy,
Limit nadgodzin – pole tekstowe do wpisania ilości nadgodzin, wartość tylko informacyjna nie bierze udziału w procesie planowania i rozliczania czasu pracy,
Okres rozliczeniowy – okres rozliczeniowy danego pracownika, parametr bierze udział w procesie rozliczania nadgodzin,
– Dokumenty powiązane – sekcja zawiera dokumenty powiązane z konkretnym dokumentem zatrudnienia:
Limity urlopowe: Zakładka zawiera dane szczegółowe związane z limitami urlopowymi pracownika na dany rok. W polu wymiar limitów urlopowych można zdefiniować domyślny dla użytkownika wymiar urlopowy, wartości wpisane w tych polach będą pobierana do dokumentu limitu urlopowego w danym roku. W przypadku odznaczenia tego pola, do dokumentu limitu urlopowego będą wpadały domyślne dla aplikacji wartości ( Urlop wypoczynkowy – 26 dni, Urlop na żądanie – 4 dni, Opieka nad dzieckiem – 2 dni). Dane wpisywane do dokumentu limitu urlopowego są zawsze „przetwarzane” względem wymiaru czasu pracy oraz dat zatrudnienia.
W aplikacji aktywny jest zawsze tylko jeden dokument limitu urlopowego (zaznaczony na zielono).
Nowe limity urlopowe można tworzyć na dwa różne sposoby:
– z poziomu dokumentu zatrudnienia – należy otworzyć dokument zatrudnienia, przejść do zakładki DOKUMENTY POWIĄZANE i kliknąć przycisk NOWY LIMIT URLOPOWY
– z poziomu widoku z limitami urlopowymi – należy włączyć aplikację w ORG, a w drzewku widoku wybrać kolejno: Nieobecności -> Limity urlopowe i kliknąć przycisk NOWY LIMIT URLOPOWY
Wynagrodzenie: W sekcji tej można przechowywać informacje na temat wynagrodzenia godzinowego pracownika w poszczególnych działach firmy.
Nieobecności: Zakładka zawiera listę wszystkich nieobecności związanych z danych dokumentem zatrudnienia.
Dokumenty powiązane – sekcja zawiera dokumenty powiązane z konkretnym dokumentem zatrudnienia
Historyczne dane zatrudnienia – sekcja zawiera historię zmian w dokumencie zatrudnienia.
Dodawanie dokumentu zatrudnienia
W celu utworzenia nowego dokumentu zatrudnienia otwieramy profil pracownika i w trybie edycji na zakładce „Zatrudnienie” wybieramy przycisk Utwórz.
Nowy dokument zatrudnienia otworzy się w nowej karcie przeglądarki internetowej.
Po uzupełniniu wszystkich niezbędnych danych na zakładce z danymi podstawowymi oraz danymi szczegółowymi zapisujemy dokument.
Po poprawnym utworzeniu dokumentu zatrudnienia pojawi się on w zakładce Zatrudnienia w profilu pracownika oraz na widokach zatrudnienia w aplikacji SSC Master ORG. Od tego momentu można uznać pracownika jako poprawnie zarejestrowanego i wygenerować dla niego terminarz w aplikacji SCP.
Zmiana danych w dokumencie zatrudnienia – data obowiązywania
W celu zmiany danych w dokumencie zatrudnienia otwieramy dokument w trybie edycji i wprowadzamy zmiany w poszczególnych polach formularza.
W przypadku dokonania zmian w poniższych polach:
– stanowisko
– dział
– bezpośredni przełożony
– zakres zatrudnienia
– wymiar czasu pracy
W formularzu pojawi się sekcja „Data obowiązywania wprowadzonej zmiany”, w której to należy wskazać od kiedy wprowadzone zmiany mają obowiązywać.
Wszystkie dokonane zmiany zostaną zapisane w sekcji „Historyczne dane zatrudnienia” oraz odpowiednio przetworzone przez system.
W pola „Data obowiązywania wprowadzonej zmiany” należy ustawić datę od której wprowadzone zamiany obowiązują (wchodzą w życie). Data obowiązywania jest głównym wyznacznikiem chociażby dla wymiaru czasu pracy, według którego wyliczany jest przysługujący limit urlopowy oraz norma czasu pracy w terminarzach pracownika.
System weryfikuje, czy wskazana data zawiera się w okresie zatrudnienia, w przypadku ustawienia daty w przeszłość nie może być ona wcześniejsza niż początek zatrudnienia.
Z kolei ustawienie daty w przyszłość, maksymalny zakres do końca przyszłego miesiąca (od dzisiejszej daty) oraz nie późniejszej niż koniec zatrudnienia.
Jeżeli wprowadzona data obowiązywania będzie kolidowała z datami obowiązywania w sekcji „Historyczne dane zatrudnienia”, wówczas pojawi się stosowne pytanie z prośbą potwierdzenia aktualności danych dla wybranej daty oraz informacja o usunięciu kolidujących wpisów.
System wymusza uzupełnienie pola datowego, brak wartości spowoduje blokadę zapisu dokumentu zatrudnienia.
Data obowiązywania w przyszłości
Przy wprowadzaniu daty obowiązywania w przyszłość w sekcji pojawi się dodatkowe pole typu checkbox „Natychmiastowe przeliczenie wprowadzonych zmian w dokumentach powiązanych (limit urlopowy, harmonogramy pracy, itp.)”.
Zaznaczenie tego pola spowoduje natychmiastową (po zapisie dokumentu zatrudnienia) aktualizację dokumentów powiązanych, względem zmian wprowadzonych w dokumencie zatrudnienia. Przeliczone zostaną m.in. przysługujący wymiar limitu urlopowego czy norma czasu pracy w harmonogramie pracy. Po wykonaniu aktualizacji w kolumnie „Data przetworzenia” w sekcji „Historyczne dane zatrudnienia” pojawi się aktualna data, niezależnie od faktycznej daty obowiązywania.
Pozostawienie checkboxa niezaznaczonego, oznaczy wprowadzone zmiany jako „oczekujące” na aktualizację powiązanych dokumentów.
Dane oczekujące na aktualizację zostaną przeliczone zgodnie z podaną datą obowiązywania. Za przeliczenie danych oczekujących w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest mechanizm automatyczny, tzw. agent. Po wykonanej aktualizacji wartość „oczekujące” w kolumnie „Data przetworzenia” zmieni się na aktualną datę.
Modyfikacja aktualnej daty obowiązywania
W sekcji „Historyczne dane zatrudnienia” pierwszy wiersz w tabeli (kolor zielony) są to tak zwane „aktualne dane” z dokumentu zatrudnienia również objęte datą obowiązywania.
Data obowiązywania aktualnych danych została pozostawiona do edycji, na potrzebę gdyby ostatnio wprowadzone zamiany danych zatrudnienia obowiązywały od innej daty, niż ta już wprowadzona. Zakres możliwości zmiany daty oraz proces weryfikacji jest jednakowy jak przy dacie obowiązywania w sekcji „Data obowiązywania wprowadzonej zmiany”. Po zmianie daty obowiązywania oraz zapisaniu dokumentu zatrudnienia również uruchamiany jest proces aktualizacji dokumentów powiązanych.
Powód i tryb rozwiązania umowy
W celu umożliwienia zaznaczanie oraz śledzenia powodów oraz sposobu rozwiązania umowy z pracownikiem, dostępne są dwa specjalne pola na formularzu zatrudnienia.
Po wprowadzeniu daty w pole koniec zatrudnienia pojawią się dwa dodatkowe pola:
Powód rozwiązania umowy
Tryb rozwiązania umowy
Każde z tych pól może być pojedynczą lista wyboru, listą wielokrotnego wyboru bądź polem tekstowym do wpisania wartości. Podstawowa konfiguracja zawiera następujące wartości:
Powód rozwiązania umowy (pole wielokrotnego wyboru):
Tryb rozwiązania umowy (pole pojedynczego wyboru):
Każdą z list można dowolnie konfigurować przez uprawnione osoby w systemie SSC Master za pomocą przycisku „MODYFIKUJ LISTĘ”.
W przypadku włączenia „wymuszenia tych pól”, po wprowadzeniu daty zakończenia zatrudnienia na dzień bieżący lub na dzień w przeszłość, system wymusi wskazanie wartości w poszczególnych polach (powód oraz tryb rozwiązania umowy).
W przypadku gdy, data końca zatrudnienia jest w przyszłości (standardowa sytuacja kiedy to wprowadzamy umowy czasowe, w których data końca zatrudnienia jest wprowadzana w momencie zatrudnienia pracownika), wówczas wymuszenie tych dwóch pól nie zadziała i system pozwoli na zapisanie dok. zatrudnienia bez ich uzupełnienia.
Dane zawarte w polach „Tryb i powód rozwiązania umowy” można „włączyć” na widoku jako odrębne kolumny. Należy jedynie pamiętać, że informacje te są widoczne dla zwolnionych pracowników, czyli należy korzystać z widoków np. Zatrudnienie -> Nieaktualne.
Pola te również można wyeksportować do pliku Excel.
Powiadomienia związane z zakończeniem zatrudnienia i okresu rozliczeniowego
Mechanizm powiadomień ORG umożliwia automatyczne generowanie powiadomień o rozbieżności między normą a planem czasu pracy.
Aby uruchomić tę opcję, należy włączyć aplikację ORG i uruchomić konfigurację klikając ikonę zębatki w prawym gónym rogu i wybierając spółkę.
Mechanizm znajduje się w zakładce i sekcji POWIADOMIENIA.
Aby dodać powiadomienie kliknij przycisk “+” przy napisie POWIADOMIENIA
Na wyświetlonej liście wybierz pozycję KONIEC ZATRUDNIENIA.
Kliknij “+” przy nazwie kolumny RODZAJ POWIADOMIENIA aby dodać rodzaj powiadomienia.
Wybierz z listy NIEZGODNOŚCI NCP I PCP
Wprowadź ilość dni, która oddziela wysłanie powiadomienia od daty końca zatrudnienia (w zależności od wyboru będzie to ilość dni przed lub po zakończeniu zatrudnienia).
Wskaż w jaki sposób mają być generowane powiadomienia. Opcja WYSYŁAJ POWIADOMIENIA PRZEZ AGENTA sprawi, że powiadomienie zostanie wysłane automatycznie, po upłynięciu, ustalonej w poprzednim kroku, ilości dni względem daty końca zatrudnienia.
Opcja WYSYŁAJ POWIADOMIENIA Z DOKUMENTU uruchamia wyświetlenie okienka z zapytaniem o wysłanie powiadomienia o rozbieżnościach w momencie, gdy zapiszesz dokument zatrudnienia pracownika z ustawioną datą końca zatrudnienia. Aby okienko z pytaniem zostało wyświetlona data nie może być późniejsza niż bieżący dzień.
W kolumnie POWIADOMIENIE JEDNOSTKOWE wybierasz kto powinien dostać powiadomienie.
Może to być właściciel dokumentu (osoba, której kończy się zatrudnienie), bezpośredni przełożony tego pracownika oraz użytkownicy z wybranego działu.
Dla powiadomień zbiorczych możesz wybrać użytkowników przypisanych do danego schematu, dodać konkretną osobę z bazy uprawnień, lub dodatkową osobę wpisując jej adres e-mail i zatwierdzając przyciskiem “+”
Powiadomienia jednostkowe to osobne wiadomości z tabelką dla każdego pracownika z rozbieżnościami, a powiadomienia zbiorcze to wszystkie rozbieżności zebrane w jednej wiadomości.
Możesz również ustawić, by powiadomienie o rozbieżnościach przychodziło na koniec okresu rozliczeniowego (lub w jego okolicy).
W sekcji POWIADOMIENIA kliknij ‘+” przy napisie POWIADOMIENIA i wybierz z listy KONIEC OKRESU ROZLICZENIOWEGO
W nowo dodanej sekcji kliknij przycisk “+” przy napisie RODZAJ POWIADOMIENIA i na wyświetlonej liście wskaż NIEZGODNOŚCI NCP I PCP
Resztę ustawień możesz skonfigurować jak w powiadomieniach dotyczących końca okresu zatrudnienia.
POWIADOMIENIE E-MAIL
W momencie wprowadzenia końca daty zatrudnienia, jest możliwość wysłania użytkownikowi powiadomienia e-mail, np. z ankietą (o ile data zakończenia zatrudnienia nie jest późniejsza od daty bieżącej). Konfigurowanie jest podobne jak w przypadku powiadomienia o rozbieżnościach NPC i PCP. Kliknij “+” w podsekcji KONIEC ZATRUDNIENIA sekcji POWIADOMIENIA.
Z listy wybierz ANKIETY.
Wprowadź treść wiadomości klikając w link TREŚĆ WIADOMOŚCI
Uzupełnij tytuł i domyślną treść wiadomości:
Możesz wprowadzić również angielską wersję. Wiadomość zostanie wysłana w języku, który odbiorca ma ustawiony w swoich parametrach konta w SSC Master.
Warunki wysłania i odbiorcę ustawiasz analogicznie do powiadomienia o rozbieżności NCP i PCP (opisane w akapicie wyżej). Różnica polega na braku możliwości skonfigurowania (i wysyłki) powiadomień zbiorczych.
Po wprowadzeniu terminu końca zatrudnienia w dokumencie zatrudnienia i zapisaniu dokumentu, wyświetli się pytanie o wysyłkę powiadomienia do pracownika:
Po zatwierdzeniu, wyświetli się okienko z domyślną wiadomością oraz odbiorcami, które na tym etapie możesz edytować/zmienić.
LIMITY URLOPOWE
Limity urlopowe pozwalają śledzić aktualną ilość dni i godzin danych rodzajów urlopu bez konieczności liczenia i pamiętania. Sekcja limitów urlopowych jest dostępna w Dashboardzie użytkownika.
Limity urlopowe możesz tworzyć w widoku aplikacji ORG, w dokumencie zatrudnienia pracownika, oraz w operacjach masowych. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule dokumentacji support.sscmaster.com: Tworzenie limitów urlopowych.
Pięć głownych rodzajów limirów urlopowych:
Urlop wypoczynkowy – coroczne i nieprzerwane zwolnienie pracownika od obowiązku świadczenia pracy na rzecz pracodawcy;
Urlop na żądanie – maksymalnie 4 dni urlopu z puli wszystkich dni wolnych, które można wykorzystać w nagłych wypadkach;
Urlop z tytułu opieki nad dzieckiem – pracujący rodzice mogą skorzystać z 2 dni opieki nad zdrowym dzieckiem. Opiekę można wykorzystać w wymiarze 2 dni albo 16 godzin;
Urlop opiekuńczy – bezpłatny urlop do 5 dni w roku kalendarzowym. Przysługuje on w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych;
Urlop z tytułu siły wyższej – udzielany jest w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w całym roku kalendarzowym. Pracownik przy tym ma pełne prawo wyboru, czy zechce skorzystać z nowego urlopu w dniach, czy też w godzinach.
Każdy wiersz dotyczący danego urlopu jest podzielony na cztery komórki:
Przysługujące – ilość dni przysługujących w danym roku
Zaległe – ilość dni niewykorzystanych w poprzednim roku
Wykorzystane – ilość dni wykorzystanych w tym roku
Pozostałe – ilość dni możliwych do wykorzystania
Tworzenie limitu urlopowego
Tworzenie limitów z widoku aplikacji ORG
Otwórz aplikację ORG klikając ikonę na bocznym panelu.
W górnym panelu wybierz zakładkę LIMITY URLOPOWE i kliknij przycisk UTWÓRZ LIMIT URLOPOWY.
Po kliknięciu wyświetli się lista – wybierz na niej odpowiednią osobę.
Zdefiniuj rok, dla którego wprowadzasz limity urlopowe. W kolumnie PRZYSŁUGUJĄCE wprowadź liczbę dni odpowiednią dla danego rodzaju urlopu.
Uwaga: ilości dni mogą zostać wprowadzone automatycznie, w zależności od konfiguracji, niemniej możesz je uzupełnić lub poprawić manualnie.
Jeżeli chcesz uzupełnić limity według godzin, kliknij na zakładkę GODZINY. Możliwość edycji godzin dotyczy tylkowybranych rodzajów urlopu.
Gotowy dokument zatwierdź przyciskiem OK. W prawym górnym rogu wyświetli się komunikat z potwierdzeniem.
Tworzenie limitów w dokumencie zatrudnienia
W aplikacji ORG wybierz zakładkę ZATRUDNIENIE i kliknij na wybraną osobę na liście pracowników.
W dokumencie zatrudnienia otwórz zakładkę DOKUMENTY i włącz TRYB EDYCJI.
Możesz zdefiniować DOMYŚLNE WYMIARY LIMITÓW URLOPOWYCH, wpisując odpowiednie ilości dni w kolumnie WYMIAR LIMITU. Podane wartości będą automatycznie wprowadzane na nowych dokumentach limitów urlopowych.
Aby dodać lub usunąć konkretny rodzaj limitu urlopowego, kliknij ikonę plusa w sekcji DOMYŁSNE WYMIARY LIMITÓW URLOPOWYCH. Na wyświetlonej liście zaznacz lub odznacz odpowiedni pozycje i zatwierdź przyciskiem OK.
Aby dodać nowy limit kliknij przycisk + NOWY LIMIT URLOPOWY, znajdujący się w zakładce DOKUMENTY.
W razie potrzeby skoryguj domyślnie wprowadzone ilości dni danych limitów i zatwierdź przyciskiem OK.
Tworzenie limitów za pomocą działań masowych
Otwórz aplikację SCP, najedź kursorem na przycisk OPERACJE, znajdujący się w górnym panelu po lewej stronie i kliknij pozycję DZIAŁANIA MASOWE.
W sekcji DOKUMENTY BĘDĄCE CELEM MODYFIKACJI wybierz DOKUMENTY LIMITÓW URLOPOWYCH PRACOWNIKÓW, akcję UTWÓRZ o raz rok, dla którego mają być stworzone limity. W sekcji WYBIERZ pracowników odnajdź na liście pracowników dla których chcesz u tworzyć limit. Na koniec kliknij przycisk WYKONAJ OPERACJĘ.
Potwierdź zamiar utworzenia limitów przyciskiem TAK.
Po utworzeniu wyświetli się komunikat prawidłowo wykonanej operacji.
Jeżeli chcesz zmodyfikować domyślne ustawienia limitów urlopowych przed wygenerowaniem, w wierszu AKCJA wybierz USTAW oraz kliknij WYBIERZ… w wierszu RODZAJ LIMITU.
Na wyświetlonej liście zaznacz rodzaje urlopów które mają się znaleźć na limitach urlopowych i potwierdź przyciskiem OK.
W wyświetlonych polach wprowadź ilości dni i godzin dla podanych limitów urlopowych.
Wybierz osoby, których ma dotyczyć tworzenie limitów i zatwierdź całość operacji przyciskiem WYKONAJ OPERACJĘ.
Tworzenie raportów limitów urlopowych
Aby utworzyć raport limitów urlopowych z poziomu ORG, uruchom aplikację ORG i wybierz z górnego menu LIMITY URLOPOWE, oraz kategorię wg której zostaną dobrani pracownicy, których limity znajdą się w raporcie.
Zaznacz odpowiednią pozycję na liście, a następnie najedź kursorem na wyświetlony w dolnym prawym rogu przycisk EKSPORTUJ i kliknij w rozwiniętą pozycję DO XLS.
WNIOSKI PRACOWNICZE
Na widoku ORG -> WNIOSKI znajdują się lista wniosków pracowniczych. Wnioski służą do realizacji różnych spraw kadrowo-płacowych i nie tylko. W ramach wniosków pracowniczych mogą być realizowane takie sprawy jak: wniosek zaświadczenie o zatrudnieniu, wniosek o ubezpieczenie grupowe, wniosek o benefity firmowe i inne. Wnioski pracownicze są również dostępne w portalu pracownika.
Dane wnioski pracowniczego
Formularz wniosku pracowniczego zawiera następujące dane:
OSOBA WYSTAWIAJĄCA– Osoba tworząca wniosek. W zależności od uprawnień użytkownika, można tworzyć wnioski w imieniu innego pracownika, wówczas dokonujemy zmiany osoby wnioskującej.
OSOBA WNIOSKUJĄCA – Osoba, której wniosek pracowniczy dotyczy.
STANOWISKO – Stanowisko osoby wnioskującej.
DZIAŁ – Dział osoby wnioskującej.
NR DOKUMENTU – Nr wniosku generowany automatycznie przez system.
STATUS – Status obiegu wniosku pracowniczego: w trakcie tworzenia, oczekuję na akceptację na poziomie …, Zaakceptowany.
OSOBY INFORMOWANE – Pole do wskazania dodatkowych osób, które mają zostać powiadomione o nowym wniosku.
OPIS – W polu tym pracownik szczegółowo opisuje czego dotyczy dany wniosek i jaką sprawę chce załatwić.
ZAŁĄCZNIKI – w sekcji tej można dodać załączniki, które pracownik jest zobligowany dołączyć do danego wniosku.
INSTRUKCJA WYPEŁNIENIA WNIOSKU – w polu tym znajduje się szczegółowy opis wypełnienia konkretnego rodzaju wniosku.
WZORY DOKUMENTÓW – w sekcji tej znajdują się wzory dokumentów do pobrania dla konkretnego rodzaju wniosku.
Na zakładce ŚCIEŻKA AKCEPTACJI można uzupełnić dane związane ze ścieżką akceptacji danego typu wniosku. W zależności od typu wniosku i działu ścieżka akceptacji może być uzupełniona w różny sposób. W tym samym miejscu możesz zatwierdzić wnioski oczekujące na Twoją akceptację (na podstawie ról/praw dostępu).
W górnym panelu – menu znajdują się następujące przyciski funkcyjne:
WYŚLIJ DO AKCEPTACJI – umożliwia przekazanie dokumentu do zatwierdzenia,
ZAPISZ – możesz zapisać szkic dokumentu do późniejszego uzupełnienia
HISTORIA MODYFIKACJI – pole to zawiera całą historię modyfikacji i wprowadzonych zmian.
Tworzenie wniosku pracowniczego
W celu złożenia nowego wniosku pracowniczego uruchom aplikację ORG. Kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT znajdujący się w górnym panelu oraz wybierz rodzaj sprawy, którą chcesz zrealizować.
Wniosek pracowniczy możesz również złożyć z poziomu portalu pracownika (dashboard) wybierz opcję UTWÓRZ WNIOSEK PRACOWNICZY z menu UTWÓRZ DOKUMENT w komponencie MOJE DOKUMENTY
Wybierz odpowiedni wniosek z wyświetlonej listy.
W polu tekstowym w sekcji OPIS napisz w jakim celu składasz wniosek lub skorzystaj z gotowej sugestii.
Zapoznaj się z instrukcją wypełniania wniosku.
Jeżeli cel składanego przez Ciebie wniosku wiąże się z uzyskaniem dokumentu (np. zaświadczenia o zatrudnieniu), wniosek jest już gotowy i możesz wysłać go do akceptacji, klikając przycisk WYŚLIJ DO AKCEPTACJI w górnym panelu.
Jeżeli składasz wniosek, wymagający przesłania formularza lub innego dokumentu w załączniku, znajdź gotowy wzór w sekcji WZORY DOKUMENTÓW, pobierz go, wypełnij i dodaj do załącznika. Kliknij przycisk +DODAJ ZAŁĄCZNIKI, wybierz odpowiedni plik i zatwierdź przyciskiem OTWÓRZ.
Wniosek jest już gotowy i możesz go wysłać do akceptacji.
Listę swoich wniosków możesz znaleźć w Dashboardzie w komponencie MOJE DOKUMENTY w sekcji WNIOSKI lub w widoku aplikacji ORG. Kliknij ikonkę ORG w bocznym menu. W ścieżce w górnym panelu wybierz kolejno: WNIOSKI, WSZYSTKIE, RODZAJ.
Akceptacja wniosku pracowniczego
Aby zaakceptować konkretny wniosek pracowniczy, należy odnaleźć go na liście DOKUMENTY DO AKCEPTACJI w portalu pracownika (dashboard) i kliknąć jego pozycję aby go otworzyć.
Wniosek można otworzyć również z widoków aplikacji ORG. Włącz aplikację ORG i wybierz z listy w górnym menu: WNIOSEK -> DO AKCEPTACJI.
Jeżeli pracownik wnioskował o udostępnienie dokumentu, możesz go załączyć klikając przycisk + DODAJ ZAŁĄCZNIKI. Wybierz odpowiedni plik i potwierdź przyciskiem OTWÓRZ.
Na karcie wniosku przejdź do zakładki ŚCIEŻKA AKCEPTACJI, gdzie możesz dokument zaakceptować lub odrzucić.
Uzasadnij swoją decyzję w wyświetlonym oknie i zatwierdź przyciskiem OK.
DOKUMENTY POWIĄZANE
Dokumenty pracownicze, to funkcjonalność służąca do przekazywania pracownikom dokumentów dotyczących różnych obszarów, np.: aneks do umowy, zaświadczenia, skierowanie na badania lekarskie. Ich załączniki, umieszczane w systemie mogą być zaszyfrowane numerem PESEL lub PASZPORTU, automatycznie przy wprowadzaniu dokumentu do systemu.
Tworzenie i publikowanie dokumentu
Trzy sposoby na stworzenie dokumentu:
Dashboard – z tej pozycji możesz utworzyć dokument dla zalogowanego użytkownika (np. dla samego siebie).
Kliknij pozycję DOKUMENT POWIĄZANY na liście UTWÓRZ DOKUMENT w sekcji MOJE DOKUMENTY.
Profil pracownika – z tego poziomu tworzy się dokument związany z właścicielem profilu.
Włącz aplikację ORG, widok PRACOWNICY, znajdź właściwy dokument profilu pracownika i otwórz go.
Włącz zakładkę SZCZEGÓŁY DOKUMENTU i kliknij przycisk UTWÓRZ.
Widoki ORG – z tego poziomu możesz utworzyć dokument powiązany z pracownikiem wybranym z listy.
Włącz aplikację ORG i widok DOKUMENTY. Kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT w górnym panelu. Na wyświetlonej liście wskaż odpowiedniego pracownika i wybierz rodzaj dokumentu.
Jeżeli chcesz dodać kolejny dokument do konkretnego profilu, włącz aplikację ORG i widoki DOKUMENTY -> OSOBA (w gónym panelu), zaznacz dowolny dokument z listy w widoku dokumentów, kliknij przycisk UTWÓRZ DOKUMENT i wskaż wybrany rodzaj dokumentu (jak w poprzednio opisanych krokach). Automatycznie zostanie przypisany wybrany pracownik.
W otwartym dokumencie uzupełnij:
Powiązanie z dokumentem zatrudnienia – wskaż do jakiego zatrudnienia jest przypisany dokument.
Na podstawie przypisanego zatrudnienia, nadawane są uprawnienia do danego dokumentu. Ponadto na tej podstawie są wysyłane powiadomienia mailowe do właściwego kierownika. Jeśli w polu POWIĄZANY Z DOKUMENTEM ZATRUDNIENIA zostanie ustawiona wartość WSZYSTKIE ZATRUDNIENIA, uprawnienia do dokumentu oraz powiadomienia o dokumencie będą na podstawie wszystkich aktywnych dokumentów zatrudnień. Ma to bardzo duże znaczenie w przypadku dodawania kolejnych dokumentów zatrudnień. Jeśli dokument pracowniczy nie będzie powiązany z dokumentem zatrudnienia, wówczas przy dodaniu kolejnego zatrudnienia, uprawnienia do tego dokumentu będą mieli przyszli bezpośredni przełożeni. Decyzję, czy dany dokument jest powiązany z konkretnym dokumentem zatrudnienia, czy jest dokumentem ogólnym, podejmuje sie na podstawie rodzaju załączanego dokumentu. Jeśli jest to np. aneks do umowy, powinien być powiązany z dok. zatrudnienia. W przypadku certyfikatu potwierdzającego umiejętności dokument może być widoczny dla przełożonych z różnych dokumentów zatrudnienia.
Numer dokumentu – wprowadź numer dokumentu, według wytycznych w twojej firmie (może to być np. nr porządkowy + data stworzenia)
Datę rozpoczecia i zakończenia – w przypadku skierowania na badania lekarskie może to być np. data badań (data rozpoczęcia) oraz data ważności uzyskanego zaświadczenia lekarskiego (data zakończenia).
Opis – dodatkowy opis dokumentu, np. informacje uzupełniające
Osoby informowane – dodatkowe osoby, które uzyskają dostęp do dokumentu i zostaną poinformowane o jego utworzeniu.
Jeżeli chcesz dodać osoby informowane kliknij przycisk OSOBY INFORMOWANE i wybierz z listy odpowiednią osobę
Załącznik – miejsce do umieszczania załączników.
Jeżeli dokument wymaga dołączenia załącznika, kliknij DODAJ ZAŁĄCZNIK.
Wybierz odpowiedni plik i potwierdź.
Szyfrowanie załącznika
Jeśli jest włączoną opcja szyfrowania dodawanych załączników, możesz dodać jedynie pliki PDF. Po dodaniu załącznika, zostanie zaszyfrowany numerem PESEL lub numerem paszportu. Jeżeli w profilu pracownika nie został wprowadzony żaden z numerów, dodanie zaszyfrowanego załącznika nie będzie możliwe.
W przypadku, gdy podane są oba numery, pierwszeństwo w szyfrowaniu ma PESEL. Po poprawnym dodaniu załącznika, pojawia się komunikat, informujący o tym, jakim hasłem został zaszyfrowany załącznik.
Gotowy dokument możesz zapisać do późniejszej edycji/wysyłki, lub opublikować od razu wciskając odpowiedni przycisk na dole dokumentu.
Zapisanie oznacza zapisanie do dokumentów roboczych, w każdej chwili będzie można powrócić do edycji.
Opublikowanie wiąże się z udostępnieniem i przesłaniem dokumentu do podglądu i zatwierdzenia,
Zatwierdź zamiar publikacji w wyświetlonym oknie.
Pracownik otrzyma powiadomienie o utworzonym dokumencie na swój adres e-mail.
W przypadku gdy odbiorca odrzuci dokument (np. z powodu nieprawidłowości), możesz opublikować go ponownie. Nanieś odpowiednie poprawki i kliknij przycisk OPUBLIKUJ PONOWNIE na dole dokumentu.
Zmiany w dokumencie można podejrzeć w historii modyfikacji. Aby to zrobić kliknij przycisk HISTORIA MODYFIKACJI
Statusy dokumentów możesz podejrzeć w widokach dokumentów w ORG, posegregowanych według różnych opcji:
Ikonka “v” oznacz zaakceptowany dokument, “x” – odrzucony, a klepsydra wskazuje na oczekiwanie do akceptacji.
Przeglądanie i zatwierdzanie dokumentu powiązanego
Po utworzeniu i wysłaniu do zatwierdzenia dokumentu powiązanego z twoim profilem, otrzymasz powiadomienie na adres e-mail.
Do dokumentu możesz przejść klikając w link w powiadomieniu e-mail lub odnaleźć go w trzech innych miejscach (dokumenty oczekujące twojego potwierdzenia mają ikonkę klepsydry).
Dashboard
Dokument powiązany możesz znaleźć w Dashboardzie w panelu DOKUMENTY – sekcji MOJE DOKUMENTY
Listę dokumentów powiązanych możesz znaleźć również w widoku ORG. Otwórz aplikację ORG, wybierz zakładkę DOKUMENTY i odnajdź odpowiedni wniosek.
Aby odnaleźć szybko tylko twoje dokumenty oczekujące na akceptacje, najwygodniejszym wyborem będzie segregacja wg Osoby i statusu lub w sekcji MOJE DOKUMENTY w Dashboardzie
Ikonka “v” oznacz zaakceptowany dokument, “x” – odrzucony, a klepsydra wskazuje na oczekiwanie do akceptacji.
Dokument profilu pracownika
Dokument zatrudnienia możesz otworzyć z Dashboardu, klikając na ikonę kwadratu ze strzałką przy twoim imieniu i nazwisku
Otwórz dokument profilu pracownika i zakładkę SZCZEGÓŁY DOKUMENTU.
Dokument powiązany składa się z następujących pól:
Powiązanie z dokumentem zatrudnienia – wskazanie do jakiego zatrudnienia jest przypisany dokument.
Numer dokumentu – numer dokumentu, według wytycznych w twojej firmie (może to być np. nr porządkowy + data stworzenia)
Datę rozpoczecia i zakończenia – w przypadku skierowania na badania lekarskie może to być np. data badań (data rozpoczęcia) oraz data ważności uzyskanego zaświadczenia lekarskiego (data zakończenia).
Opis – dodatkowy opis dokumentu, np. informacje uzupełniające
Osoby informowane – dodatkowe osoby, które uzyskają dostęp do dokumentu i zostaną poinformowane o jego utworzeniu.
Załącznik – miejsce do umieszczania załączników. Jeśli dokument zawiera załącznik to możesz go wyświetlić (klikając w lupkę) lub pobrać na dysk.
Jeżeli wszystko się zgadza, zaakceptuj dokument lub odrzuć w przypadku nieprawidłowości.
Potwierdzenie dokumentów jest wymagane tylko w konkretnych rodzajach dokumentów. W innym przypadku potwierdzania nie będzie się wyświetlać.
Wyświetlonego dokumentu nie można zamknąć bez akceptacji lub odrzucenia. Próba zamknięcia wywoła komunikat z przyciskami do zatwierdzenia oraz odrzucenia dokumentu.
Jeżeli odrzucisz dokument, wpisz uzasadnienie.
Powiadomienie o urodzinach pracownika
Aby nie zapomnieć o żadnych urodzinach pracowników, współpracowników czy kolegów z pracy w aplikacji SSC Master ORG jest dostępny specjalny moduł, który będzie dbał o wysyłanie odpowiednich alertów mailowych oraz prezentowanie danych o urodzinach w łatwy i czytelny sposób.
Pole data urodzenia znajduje się w profilu pracownika w zakładce Dane zatrudnienia. Pole to jest automatycznie uzupełniane poprzez wpisanie poprawnego numeru PESEL, lub też może być wpisywane ręcznie.
Profile pracownika, poukładane po dacie urodzenia, można wyświetlić na widoku ORG: Pracownicy -> Data urodzenia.
Jeśli chcemy otrzymywać powiadomienie o zbliżających się urodzinach swoich pracowników, należy skonfigurować i włączyć mechanizm powiadomień znajdujący się w konfiguracji aplikacji SSC Master ORG. Uruchom aplikację ORG, kliknij ikonę zębatki w prawym górnym rogu aby uruchomić konfigurację. Przejdź do zakładki powiadomienia, kliknij przycisk “+” W sekcji POWIADMIENIA i wybierz z listy URODZINY
W polu warunek wskazujemy ile dni przed datą urodzin ma zostać wysłany mail z informacją.
W następnych polach wskazujemy kto ma otrzymywać powiadomienia o urodzinach:
– Osoby z bazy uprawnień -> wszystkie wskazane w tym polu osoby (z bazy użytkowników SSC Master);
– Bezpośredni przełożony -> bezpośredni przełożony pracownika
– Osoby z działu pracownika -> wszystkie osoby, które są przypisane do działu pracownika
– Zarządcy z działu pracownika -> wszystkie osoby, które są uprawnione do widoczności osób w danym dziale, który jest przypisany do pracownika
– Dodatkowe osoby -> możliwość wpisania dowolnego adresu email, na który zostanie wysłane odpowiednie powiadomienie.
Użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami, może dodatkowo wyświetlać urodziny swoich pracowników/współpracowników na widoku kalendarzowym w Dashbordzie użytkownika.
W tym celu, użytkownik powinien wskazać odpowiedni rodzaj zdarzenia, który ma się wyświetlić na kalendarzu. Zaznaczamy Urodziny a następnie możemy wskazać konkretny zbiór danych, który został do nas przydzielony:
– Moje -> wariant domyślny, wyświetlamy tylko swoje urodziny;
– Według uprawnień – wyświetla urodziny osób, do których użytkownik ma dostęp (np. jeśli jest bezpośrednim przełożonym);
– Moje działy – wyświetla pracowników z mojego działu;
– Inne działy – Wyświetla osoby przypisane do działów, które zostały przypisane w konfiguracji uprawnień użytkownika;
– Wszystko – wyświetla wszystkich pracowników, niezależnie od uprawnień użytkownika.
Powyższe funkcjonalności są uzależnione od indywidualnych uprawnień użytkownika, które należy zdefiniować w jego schemacie uprawnień. Uruchom aplikację UPRAWNIENIA, wybierz dokument uprawnień użytkownika i uruchom tryb edycji przyciskiem w lewym górnym rogu. Przejdź do zakładki UPRAWNIENIA, kliknij ikonę kłódki na pasku ORG. W wyświetlony moknie w sekcji KALENDARZ zaznacz pole WIDOCZNOŚĆ URODZIN.
Aby użytkownik miał możliwość zaznaczenia „Urodzin” na swoim kalendarzu w Dashbordzie, należy włączyć w sekcji kalendarz opcję „widoczność urodzin” a następnie wskazać zakres danych jakie mają być wyświetlane.
– Działy użytkownika – wyświetla pracowników z mojego działu;
– Inne działy – umożliwia wskazanie działów, z których pracownicy mają się wyświetlać na kalendarzu;
– Wszystko – wyświetla wszystkich pracowników, niezależnie od uprawnień użytkownika.