Dokumenty nadzorowe możesz znaleźć w aplikacji Filestore.

Dokument składa się z zakładek:

DANE PODSTAWOWE

Można w niej znaleźć podsekcje:

Dane podstawowe, pola:

Tytuł – tytuł dokumentu

Opis – opis dokumentu,

Data publikacji – data w której dokument został opublikowany,

Data obowiązywania – data od której dokument zaczyna obowiązywać,

Data wycofania – data w której dokument zostaje wycofany i przestaje obowiązywać,

Termin zatwierdzenia – termin do którego pracownicy muszą zapoznać się z załącznikami/potwierdzić je,

Osoba wystawiająca – osoba, która wystawia dokument,

Status – status dokumentu w obiegu akceptacyjnym

Struktura dokumentu, pola:

–Polityka, Proces, Procedura, Instrukcje – służą do grupowania dokumentów w zbiory od najbardziej ogólnych (Polityka) do najbardziej szczegółowych (Instrukcje),

–Rodzaj, Kategoria, – pola wyświetlają rodzaj dokumentu i kategorię, do której należy

–Tagi – dodane tagi ułatwiają wyszukiwanie dokumentów

Załączniki, sekcja służy do dodawania załączników (przez administratorów typu dokumentu), czyli dokumentów, z którymi użytkownicy mają się zapoznać.

Użytkownicy, którzy nie są administratorami dokumentu, w tej sekcji mają dostęp do odczytu i podglądu załączników.

Statystyki, sekcja służy do szybkiego podglądu ile osób zaakceptowało dany dokument, ile jeszcze oczekuje oraz ile jest w sumie przypisanych osób.

ŚCIEŻKA AKCEPTACJI

W tej zakładce dodaje się osoby decyzyjne, które mają zaakceptować lub odrzucić dokument. Akceptacja nie dotyczy zapoznania się i zatwierdzenia dokumentów przez użytkowników, mających zapoznać się z procedurami, a administratorów dokumentu, którzy muszą zatwierdzić jego zgodność z procedurami/założeniami, zanim dokument trafi do użytkowników

PRAWA DOSTĘPU

W zakładce prawda dostępu przydziela się uprawnienia do dokumentów (tj. ustala się grupy użytkowników którzy mają zapoznać się z dokumentem i zatwierdzić zapoznanie się), oraz kontroluje stan ewidencji interakcji

Przydzielenie uprawnień – sekcja, w której można przydzielić dostęp konkretnym osobom, elementom struktury itd., przypisać im akcje do wykonania na dokumencie oraz włączyć (lub nie) powiadomienia mailowe.

Np. jeżeli chcesz by osoby z konkretnego działu zapoznały się z dokumentem, wybierasz kolejno:

Rodzaj wyjątku: Struktura organizacyjna

Wybrane elementy: Dział

Wybrane pola: Dział Handlowy

Akcja: Zapoznanie

Ewidencja interakcji – sekcja, która pozwala na kontrolę przebiegu procesu akceptacji dokumentu przez pracowników. Można podzielić dane ze względu na statusy: WSZYSTKIE, OCZEKUJĄCE, ZAAKCEPTOWANE i ODRZUCONE

W ewidencji interakcji można również znaleźć przyciski umożliwiające eksport danych do XLS oraz wydruki

KOMENTARZE I ZAŁĄCZNIKI

W tej zakładce możliwe jest zamieszczenie dodatkowych komentarzy lub załączników