W zakładce ŚCIEŻKA AKCEPTACJI możesz konfigurować sposoby akceptacji dokumentów.

Aby dodać nową ścieżkę kliknij DODAJ ŚCIEŻKĘ AKCEPTACJI.

Na wyświetlonej liście wybierz czy chcesz stworzyć całkiem nową ścieżkę, lub utworzyć na podstawie już istniejącej.

NOWA ŚCIEŻKA AKCEPTACJI

PARAMETRY FORMULARZA

W tej sekcji wybierasz jakiego formularza ma dotyczyć ścieżka akceptacji. W przypadku aplikacji ORG jest to formularz wniosku.

Możesz uściślić dla których wniosków ma zostać wyświetlona ścieżka. Domyślnie są wybrane wszystkie – jeżeli chcesz to zmienić kliknij RODZAJ,

wybierz z listy odpowiednie pozycje i zatwierdź przyciskiem OK.

Jeżeli chcesz, aby ścieżka obowiązywała tylko pracowników przypisanych do konkretnego elementu struktury organizacyjnej, zaznacz okienko i kliknij WYBRANE ELEMENTY.

Wskaż odpowiednie elementy i zatwierdź przyciskiem OK.

Możesz uściślić, które konkretnie elementy struktury (działy, wydziały itd.) mają być brane pod uwagę. Kliknij WYBRANE POLA i wskaż wybrane pozycje, jak w poprzednim kroku.

Jeżeli dana ścieżka ma dotyczyć jedynie osób, które spełniają każdy z warunków wskazanych w elementach struktury oznacz okienko.

PARAMETRY ŚCIEŻKI

W tej sekcji możesz wybrać TRYB AKCEPTACJI:

-AKCEPTACJA SZEREGOWA – oznacza, że dokument musi być akceptowany wg kolejności, przez osoby wskazane w etapach ścieżki

-AKCEPTACJA RÓWNOLEGŁA – osoby z danych etapów obiegu akceptacyjnego mogą akceptować lub odrzucać dokument niezależnie od siebie.

Możesz również uruchomić tryby:

–dodawania do powiadomień informacji o osobach na ścieżce akceptacji;
–wymagania komentarza podczas akceptacji;
–wymagania potwierdzenia akceptacji lub jej odrzucenia na każdym poziomie;
–wymagania komentarza podczas odrzucenia dokumentu.

POZIOMY AKCEPTACJI

Ta sekcja pozwala na szczegółowe skonfigurowanie każdego etapu obiegu akceptacyjnego dokumentu. W pierwszym kroku wybierz liczbę poziomów akceptacji.

W kolumnie NAZWA POZIOMU możesz wprowadzić własną nazwę.

W kolumnie ŹRÓDŁO DANYCH wybierasz listę z której możesz wskazać osoby umieszczone na danym etapie obiegu akceptacyjnego. Z ustawieniem tej kolumny jest ściśle związane jakie opcje pojawią się w kolejnej kolumnie – RODZAJ DANYCH.

UPRAWNIENIA

-WSZYSCY UŻYTKOWNICY – możliwość do wskazania na ścieżce każdego użytkownika, posiadającego swoje konto.

-UŻYTKOWNICY Z SCHEMATU – ta opcja ogranicza wybór użytkowników do przypisanych do wybranego schematu

-UŻYTKOWNICY Z DZIAŁU – ustawiasz możliwość wyboru użytkowników przypisanych do wybranych działów

-UŻYTKOWNICY Z DZIAŁU UŻYTKOWNIKA – to ustawienie pozwoli ci wybrać w ścieżce osoby z twojego działu.

Możesz wskazać osoby domyślnie przypisane do danego etapu akceptacji. Kliknij WYBIERZ OSOBY DOMYŚLNE,

wskaż na liście wybrane osoby i zatwierdź przyciskiem OK.

Konfiguracja pozwala również na ustawienie możliwości wyboru kilku osób na danym etapie akceptacji, wymuszenia akceptacji wszystkich osób oraz możliwość zmiany osoby (na inną niż domyślnie wskazana).

LISTA ZAMKNIĘTA – ten wybór pozwala tylko na wskazanie konkretnych osób.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA – to ustawienie powoduje automatyczny wybór przełożonego osoby wnioskującej.

BEZPOŚREDNI PRZEŁOŻONY – pozwala na zmianę osoby na ścieżce.

Wybór tej osoby ustawia się analogicznie do źródła danych – UPRAWNIENIA

Pozostałe kolumny pozwolą ci na uruchomienie opcji wysyłania powiadomień e-mail osobom na ścieżce oraz osobom wystawiającym dokument, zdefiniowania poziomu w trakcie akceptacji i dodatkowej akcji po akceptacji dokumentu.

W tej sekcji możesz również ustawić by osoba wystawiająca dokument dostała powiadomienie e-mail po zakończonym obiegu akceptacyjny, osoby informowane oraz uruchomić opcję, by osoby informowane nie dostawały powiadomienia o utworzeniu nowego dokumentu.

EDYCJA PÓL

Sekcja pozwala na skonfigurowanie które z pól dokumentu mogą być widoczne oraz edytowane na danym etapie akceptacji. Dotyczy to podsekcji formularza: NAGŁÓWEK FORMULARZA, ZAWARTOŚĆ FORMULARZA oraz DODATKOWE POLA.

Aby dokonać konfiguracji rozwiń interesującą Cię podsekcję, klikając na jej nazwę.

Każde z pól podlega osobnej konfiguracji. Możesz ustawić widoczność w aplikacji web oraz mobilnej, widoczność kolumn, wyszukiwanie, eksport do XLS, oraz etapy na których jest to możliwe, zaczynając od etapu przed wysyłką, przechodząc przez każdy etap akceptacji, kończąc na zakończonym obiegu akceptacyjnym. Opcje uruchamiasz klikając w odpowiednie okienka.

POLA WYMAGANE

Ta sekcja pozwala na ustawienia pól, które wymagają wypełnienia zanim dokument zostanie zapisany lub wysłany do akceptacji.

Wybierz odpowiednią zakładkę.

Następnie kliknij w NAGŁÓWEK FORMULARZA lub ZAWARTOŚĆ FORMULARZA.

Wybierz odpowiednie pozycje na liście i zatwierdź przyciskiem OK.

Wybrane pola pojawią się w kolumnie LISTA WYMAGANYCH PÓL DLA DANEGO ZDARZENIA.

Pamiętaj, by po ukończeniu konfiguracji zapisać zmiany!

TWORZENIE ŚCIEŻKI AKCEPTACJI NA PODSTAWIE ISTNIEJĄCEJ ORAZ EDYCJA ISTNIEJĄCEJ ŚCIEŻKI

Jeżeli chcesz stworzyć nową ścieżkę podobną do istniejącej, kliknij DODAJ ŚCIEŻKĘ AKCEPTACJI

Na liście wybierz NA PODSTAWIE ISTNIEJĄCEJ ŚCIEŻKI AKCEPTACJI.

Wybierz i kliknij odpowiednią ściężkę.

Wprowadź potrzebne zmiany w uprzednio skonfigurowanej ścieżce (szczegółowy opis elementów ścieżki znajduje się w części poświęconej opisowi tworzenia nowej ścieżki) i zapisz je.

Aby edytować istniejącą ścieżkę akceptacji, odnajdź jej pozycję w drzewku i otwórz jednym kliknięciem.

ELEMENTY ŚCIEŻKI AKCEPTACJI EKSPORTOWANE DO XLS

Aby ustawić które elementy mają znajdować się w eksporcie do XLS zaznacz lub odznacz odpowiednie pozycje w kolumnie WIDOCZNY.

Wybrane pozycje zostanę ujęte w eksporcie.