Powiadomienia

W konfiguracji systemu istnieje możliwość zdefiniowania do kogo ma być wysyłane powiadomienie o:

UTWORZENIE DOKUMENTU – powiadomienie jest wysyłane do zdefiniowanych osób w momencie opublikowania dokumentu:

ODRZUCENIE DOKUMENTU – powiadomienie jest wysyłane w chwili, w której właściciel dokumentu odrzucił dokument.

ZATWIERDZENIE DOKUMENTU – powiadomienie wysyłane w chwili, w której właściciel potwierdził dokumenty,

Możesz skonfigurować jakie osoby mają otrzymywać powiadomienie:

Właściciel dokumentu – osoba, dla której jest wystawiany dokument

Osoby informowane – osoby, które dodaje się jako informowane w wystawianym dokumencie

Bezpośredni przełożony – przełożony właściciela dokumentu

Osoba odpowiedzialna w typie dokumentu – edytor – osoby, które są przypisane jako EDYTOR

Osoba odpowiedzialna w typie dokumentu – czytelnik – osoby, które są przypisane jako CZYTELNIK

Dodatkowo możesz dodać osobę podając jej adres e-mail w polu po prawej stronie okienka.

Powiązanie dokumentu z dokumentem zatrudnienia

W sekcji parametryzowania typów dokumentów, jest dodane pole DOKUMENT POWIĄZANY Z DOKUMENTEM ZATRUDNIENIA. Po zaznaczeniu opcji POLE WYMAGANE , pole DOKUMENTE POWIĄZANY Z DOKUMENTEM ZATRUDNIENIA będzie wymuszone i będzie wymagało powiązania dokumentu z konkretnym zatrudnieniem.

Jeśli zaznaczysz tylko POLE DOSTĘPNE, wtedy o powiązaniu dokumentu z zatrudnieniem będzie decydował operator, wprowadzający dokument do systemu, pole to nie będzie wymuszone.

WAŻNE:

Dodawanie uprawnień do dokumentu powiązanego jest uzależnione od parametryzacji w ustawieniach systemu. Jeśli zaznaczysz, że dostęp do dokumentów powiązanych, ma mieć bezpośredni przełożony lub osoby ze struktury, uprawnienia będą odpowiednio aktualizowane w odniesieniu do pola DOKUMENT POWIĄZANY Z ZATRUDNIENIEM. Jeśli nadawanie uprawnień do dokumentu powiązanego jest wyłączone, dostęp do dokumentu będzie miał tylko pracownik oraz osoby mające uprawnienia do odczytu wszystkich dokumentów w aplikacji ORG.

Automatyczne szyfrowanie załączników

W sekcji parametryzowania typów dokumentów, zostało dodane pole AUTOMATYCZNE SZYFROWANIE ZAŁĄCZNIKA NR PESEL LUB NR PASZPORTU. Po zaznaczeniu tej opcji, system będzie automatycznie szyfrował załączony plik PDF odpowiednio numerem PESEL lub numerem paszportu(w przypadku obcokrajowców). Przy ustawieniu opcji ZIP, system będzie szyfrował w pliku skompresowanym do formatu .zip.

Przy uruchomionej opcji, system będzie przyjmował i szyfrował wyłącznie pliki w formacie PDF. Próba dodania załącznika w innym formacie spowoduje wyświetlenie stosownego komunikatu, który uniemożliwi jego dodanie. Jeżeli w profilu pracownika nie będzie wprowadzonego numeru PESEL ani paszportu (danych wykorzystywanych do szyfrowania), proces szyfrowania nie zostanie wykonany a załącznik nie będzie dodany.

Właściciel rodzaju dokumentu

W typie dokumentu zostało dodana sekcja OSOBA ODPOWIEDZIALNA: EDYTOR oraz CZYTELNIK.

Osoby wpisane w polu EDYTOR mają uprawnienia do edycji dokumentu natomiast osoby wpisane w polu CZYTELNIK tylko do podglądu.

Przykładowym zastosowaniem tych pól może być ustawienie jako jednej z nich specjalisty od BHP w danej firmie. Specjalista nie będzie miał dostępu do żadnych dokumentów, ale będzie mógł na bieżąco sprawdzać aktualność certyfikatów BHP u pracowników oraz modyfikować ich dokumenty, np. przedłużać ważność certyfikatu.

UWAGA: Osoby z działu HR nie muszą być wpisywane w żadnym z pól, gdyż nadrzędnie mają dostęp do wszystkich dokumentów zgromadzonych w systemie.