W celu zmiany danych w dokumencie zatrudnienia otwieramy dokument w trybie edycji i wprowadzamy zmiany w poszczególnych polach formularza. 

W przypadku dokonania zmian w poniższych polach:   

– stanowisko  

– dział  

– bezpośredni przełożony  

– zakres zatrudnienia  

– wymiar czasu pracy  

  

Na formularzu pojawi się sekcja „Data obowiązywania wprowadzonej zmiany”, w której to należy wskazać od kiedy wprowadzone zmiany mają obowiązywać. 

Wszystkie dokonane zmiany zostaną zapisane w sekcji „Historyczne dane zatrudnienia” oraz odpowiednio przetworzone przez system. 

W pola „Data obowiązywania wprowadzonej zmiany” należy ustawić datę od której wprowadzone zamiany obowiązują (wchodzą w życie). Data obowiązywania jest głównym wyznacznikiem chociażby dla wymiaru czasu pracy, według którego wyliczany jest przysługujący limit urlopowy oraz norma czasu pracy w terminarzach pracownika.  

System weryfikuje, czy wskazana data zawiera się w okresie zatrudnienia, w przypadku ustawienia daty w przeszłość nie może być ona wcześniejsza niż początek zatrudnienia.   

Z kolei ustawienie daty w przyszłość, maksymalny zakres do końca przyszłego miesiąca (od dzisiejszej daty) oraz nie późniejszej niż koniec zatrudnienia.  

Jeżeli wprowadzona data obowiązywania będzie kolidowała z datami obowiązywania w sekcji „Historyczne dane zatrudnienia”,  

wówczas pojawi się stosowne pytanie z prośbą potwierdzenia aktualności danych dla wybranej daty oraz informacja o usunięciu kolidujących wpisów.  

System wymusza uzupełnienie pola datowego, brak wartości spowoduje blokadę zapisu dokumentu zatrudnienia.    

Data obowiązywania w przyszłości  

Przy wprowadzaniu daty obowiązywania w przyszłość w sekcji pojawi się dodatkowe pole typu  checkbox „Natychmiastowe przeliczenie wprowadzonych zmian w dokumentach powiązanych (limit urlopowy, harmonogramy pracy, itp.)”.

Zaznaczenie tego pola checkbox spowoduje natychmiastową (po zapisie dokumentu zatrudnienia) aktualizację dokumentów powiązanych, względem zmian wprowadzonych w dokumencie zatrudnienia. Przeliczone zostaną m.in. przysługujący wymiar limitu urlopowego czy norma czasu pracy w harmonogramie pracy. Po wykonaniu aktualizacji w kolumnie „Data przetworzenia” w sekcji „Historyczne dane zatrudnienia” pojawi się aktualna data, niezależnie od faktycznej daty obowiązywania. 

Pozostawienie checkboxa niezaznaczonego, oznaczy wprowadzone zmiany jako „oczekujące” na aktualizację powiązanych dokumentów. 

Dane oczekujące na aktualizację zostaną przeliczone zgodnie z podaną datą obowiązywania. Za przeliczenie danych oczekujących w odpowiednim terminie odpowiedzialny jest mechanizm automatyczny, tzw. agent. Po wykonanej aktualizacji wartość „oczekujące” w kolumnie „Data przetworzenia” zmieni się na aktualną datę.  

Modyfikacja aktualnej daty obowiązywania  

W sekcji „Historyczne dane zatrudnienia” pierwszy wiersz w tabeli (kolor zielony) są to tak zwane „aktualne dane” z dokumentu zatrudnienia również objęte datą obowiązywania.   

Data obowiązywania aktualnych danych została pozostawiona do edycji, na potrzebę gdyby ostatnio wprowadzone zamiany danych zatrudnienia obowiązywały od innej daty, niż ta już wprowadzona. Zakres możliwości zmiany daty oraz proces weryfikacji jest jednakowy jak przy dacie obowiązywania w sekcji „Data obowiązywania wprowadzonej zmiany”. Po zmianie daty obowiązywania oraz zapisaniu dokumentu zatrudnienia również uruchamiany jest proces aktualizacji dokumentów powiązanych.